Innovazione chiama innovazione e quando la lungimiranza di un’azienda incontra il know-how di un consulente, nascono grandi progetti.
L’assunto trova una dimostrazione concreta nel caso sviluppato da Soldo, eccellenza Italiana del settore Fintech, insieme a Nextea e Information Workers Group, società di Altea Federation specializzate nei percorsi di change management e digitalizzazione dei processi.
L’iniziativa ha messo al centro le persone e la tecnologia con l’obiettivo di creare una nuova cultura organizzativa e supportare le strategia di crescita aziendale. L’implementazione della piattaforma Microsoft 365, insieme a un percorso strutturato per stimolare l’ingaggio delle persone e favorire l’adoption tecnologica, è stata decisiva per abilitare dinamiche di collaboration moderne ed efficaci.
Mario Benuzzi, Vice President e Head of IT di Soldo, racconta i dettagli della storia, sottolineando l’importanza dell’engagement per il successo di qualunque programma di trasformazione digitale.
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L’idea innovativa per la gestione delle spese
Soldo è una multinazionale di spend management, che oggi conta un team di oltre 350 persone appartenenti a 27 nazionalità diverse, con sedi a Londra, Roma, Milano e Dublino.
«Soldo – racconta Benuzzi, chiarendo i dettagli tecnici dell’offerta – è una piattaforma leader per la gestione dei pagamenti e delle spese aziendali, che supporta le imprese nell’amministrazione di qualsiasi acquisto o altra voce di costo, dalle trasferte alle pubblicità. Permette quindi di ottenere una visione d’insieme su tutto il ciclo di spesa, dalla decisione di acquisto, al pagamento fino alla contabilizzazione».
Attualmente, oltre 30.000 aziende in 31 Paesi europei utilizzano Soldo per una gestione più efficiente e controllata delle spese aziendali, inclusi gli acquisti dei dipendenti. Grazie all’automazione dei processi finanziari, i reparti amministrativi possono accelerare le operazioni di routine e dedicare più tempo alle attività di valore.
L’evoluzione da start-up a multinazionale
L’idea innovativa di Soldo ha portato a una rapida crescita del business, seguita dalla necessità di trasformare i modelli organizzativi. In breve tempo, la società ha dovuto affrontare il passaggio da start-up a scale-up, abbracciando una dimensione sempre più internazionale.
«Soldo – prosegue Benuzzi – è una realtà giovane, istituita nel 2015. A pochi anni dalla fondazione, l’organico aziendale aveva raggiunto un numero consistente di persone, circa una novantina, distribuite inizialmente tra Italia e Regno Unito, ma successivamente anche in altre nazioni europee. Pertanto bisognava garantire che tutti i dipendenti potessero lavorare insieme».
Diventava insomma necessario passare da relazioni basate su una conoscenza personale a nuove dinamiche di collaboration supportate dagli strumenti digitali.
«In seguito alla crescita aziendale – dichiara Benuzzi -, la prima esigenza è stata individuare una modalità di collaborazione alternativa. Chiaramente, la tecnologia era già matura all’epoca, ma il passo più complicato era introdurre i nuovi strumenti in azienda, stimolando e agevolando le persone all’adoption».
Un nuovo ambiente di lavoro basato sulla collaboration
Da qui nasce l’incontro con le società di Altea Federation per l’implementazione della piattaforma Microsoft 365. L’obiettivo era costruire un’ambiente di lavoro che favorisse innanzitutto l’engagement e la collaborazione delle persone, abilitando metodi di lavoro comuni e ottimizzando i flussi HR.
«In tempi molto brevi – afferma Benuzzi – è stato possibile creare un’infrastruttura di collaborazione e comunicazione molto efficace. Da subito le persone sono state in grado di partecipare a riunioni da remoto, interagire attraverso le chat e utilizzare gli strumenti per la condivisione dei file, con processi molto intuitivi. Così ciascuna divisione ha potuto velocizzare i flussi di lavoro, migliorare le attività decisionali e snellire la normale routine operativa».
Gli strumenti di Microsoft hanno permesso quindi di ottimizzare la collaboration e la produttività, in modo sicuro e flessibile. Tuttavia, perché il progetto avesse successo, era fondamentale coinvolgere tutte le persone nell’utilizzo della piattaforma, orientando i comportamenti.
«Abbiamo esplorato diverse modalità – spiega Benuzzi – per riuscire a raggiungere i cuori e le menti dei nostri collaboratori. Quindi insieme a Nextea e IWG abbiamo ideato una soluzione di gamification per promuovere il coinvolgimento delle persone attraverso giochi e quiz online. Agli utenti venivano presentate delle domande sull’uso degli strumenti di collaboration appena introdotti e il più “esperto” in materia avrebbe vinto la gara. Così abbiamo spostato il focus dalla mera tecnologia all’utilizzo della piattaforma, incentivando il dialogo sulle funzionalità di Microsoft 365. Le persone infatti hanno iniziato a confrontarsi sulle potenzialità della soluzione e su cosa erano riuscite a fare attraverso i nuovi tool. Così si sono sentite ingaggiate e motivate all’adozione dei nuovi strumenti».
Grazie all’engagement, l’iniziativa ha quindi ottenuto i risultati auspicati.
Il futuro verso le soluzioni self-service
Dai tempi dell’implementazione di Microsoft 365, Soldo ha conosciuto una crescita senza sosta e oggi è una realtà con numeri da grande organizzazione e una presenza capillare in Europa. Le scelte tecnologiche fatte all’epoca si sono dimostrate premianti, ovvero in grado di evolvere e scalare per supportare la trasformazione aziendale.
Per il futuro, la società ha individuato nuovi indirizzi di sviluppo, con l’obiettivo di ottimizzare ulteriormente i processi organizzativi e le dinamiche di collaboration, sfruttando anche le opportunità dell’intelligenza artificiale e degli strumenti self-service.
«Una volta – constata Benuzzi – pensavo di essere visionario, ma oggi, vista la velocità con cui la tecnologia evolve, non posso più pensare di esserlo».
Per evitare di essere “travolti” dal ritmo vorticoso dell’evoluzione IT, bisogna quindi trovare un filo conduttore all’interno del continuo cambiamento. La direttrice, secondo Benuzzi, va cercata in una sorta di “umanesimo digitale”, per cui il progresso deve essere al servizio dell’individuo e facilmente accessibile.
«Bisogna mettere la tecnologia – sostiene il responsabile IT di Soldo – nelle mani delle persone, perché possano farne l’utilizzo migliore. È quindi importante che si spinga verso una fruibilità self-service degli strumenti digitali. Oggi l’intelligenza artificiale e in particolare i chatbot consentono all’uomo di interagire più agevolmente con le macchine, ma permettono anche ai sistemi stessi di “capire” meglio le esigenze, gli obiettivi e le aspettative delle persone quando utilizzano una determinata tecnologia».
Grazie ai progressi dell’AI, la distanza tra utente e strumento si accorcia. Ecco perché, al fine di non rallentare il processo ma piuttosto di accelerare i benefici, le soluzioni digitali devono essere immediate, intuitive e fruibili in autonomia.
«Per massimizzare i ritorni – conclude Benuzzi -, la tecnologia va servita in modalità automatica e disintermediata. Gli utenti dovrebbero avere accesso diretto agli strumenti di lavoro senza che l’IT aziendale debba intervenire, ad esempio per creare un account, reimpostare una password o eseguire altra attività abilitante. Oggi tutto ciò è possibile, la tecnologia è già presente sul mercato e matura».
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