Gli ultimi dati dell’Osservatorio del Politecnico di Milano ci rivelano che in Italia sono 3,55 milioni le persone che nel 2024 lavoro da remoto e si prevede che nel 2025 una crescita del 5% porterebbe portare il numero smart worker a 3,75 milioni. Al di là dei numeri, comunque, si tratta di un fenomeno ormai pienamente assestato a livello globale. E se i benefici sono ormai chiari (tanto che il 17% dei lavoratori sarebbe pronto ad opporsi se la propria azienda decidesse di eliminare lo Smart Working), resta il fatto che il buon funzionamento del lavoro agile dipende anche dall’infrastruttura tecnologica di cui le organizzazioni sono dotate.
Parliamo di programmi, software e soluzioni che le aziende che mettono a disposizione dei dipendenti per lavorare da remoto, che sia la loro casa, un’altra città o addirittura un’altra nazione (l’International Smart Working è una delle nuove tendenza che l’Osservatorio ha individuato e che le aziende stanno adottando per offrire alle persone forme di flessibilità alternative e per trattenere i talenti).
Indice degli argomenti
Quali programmi utilizzare per lavorare da remoto
Una connessione Internet stabile e veloce, strumenti di comunicazione avanzati come piattaforme di videoconferenza, software di collaborazione, di gestione del tempo e della produttività, ma anche piattaforme di training e sviluppo e firma dei documenti, oltre a dispositivi hardware adeguati, sono elementi essenziali per garantire efficienza anche quando si lavora da remoto. Per non parlare della sicurezza informatica che, oltre a una formazione adeguata ed estesa a tutta la popolazione aziendale, richiede l’utilizzo di soluzioni specifiche come VPN e software di crittografia.
I principali programmi per lavorare (bene) da remoto
Cerchiamo quindi di raggruppare per macroaree le principali piattaforme per lavorare da remoto.
Comunicazioni, riunioni a distanza e webinar
Partiamo dalle soluzioni per gestire le comunicazioni, interne ed esterne, disponibili sul mercato italiano, che Gartner ha inserito nel suo Magic Quadrant per il 2024.
Microsoft Teams
Forse la più diffusa e conosciuta insieme a Google Meet e Zoom (di cui parleremo subito sotto), Microsoft Teams è la piattaforma di collaborazione integrata con Office 365 che facilita la comunicazione interna e la collaborazione tra team. Offre funzionalità di chat, videoconferenze, e condivisione di file, ed è particolarmente utile in contesti dove l’integrazione con gli strumenti Microsoft è fondamentale. È ideale per meeting virtuali, discussioni di gruppo e gestione di progetti, rendendolo uno strumento versatile per le aziende che cercano una soluzione completa per la comunicazione e la collaborazione. Con l’integrazione di Copilot, l’AI di Microsoft, Teams può riassumere incontri, assegnare task, generare note, identificare domande irrisolte, creare tabelle con idee discusse e captare l’umore dei partecipanti.
Google Meet
All’interno della suite di Google Workspace (precedentemente G Suite), che include strumenti di produttività e collaborazione basati sul Cloud come Gmail, Google Drive, Google Docs, Sheets, Slides, c’è anche Google Meet. Gli utenti possono partecipare alle riunioni tramite un link condiviso, senza bisogno di un account Google, anche se alcune funzionalità avanzate potrebbero richiedere un account. Include funzionalità come la condivisione dello schermo, la registrazione delle riunioni (disponibile in alcuni piani), sottotitoli in tempo reale, e la possibilità di ospitare un gran numero di partecipanti a seconda del piano sottoscritto.
Zoom
Zoom è una piattaforma di videoconferenza che consente di condurre riunioni virtuali, webinar e sessioni di formazione online, che possono essere registrate e/o trascritte in tempo reale. Offre la possibilità di creare riunioni virtuali fino a mille partecipanti e 49 schermi visibili e di utilizzare strumenti per gestire l’interazione con il pubblico, come sondaggi e sessioni di domande e risposte, filtri, reazioni, alzate di mano e condivisioni di musica o video.
Tra le applicazioni incluse nel quadrante di Gartner e disponibili in Italia figurano anche Wildix, Sangoma, Vonage, 8×8, Ringcentral, GoTo (precedentemente nota come LogMeIn) e Dialpad. Non presenti nella classifica di Gartner ma comunque ampiamente utilizzate, BlueJeans, una piattaforma di videoconferenza che si integra con strumenti come Microsoft Teams, Slack e Trello; Jitsi Meet, una soluzione open source per videoconferenze che non richiede un account per avviare o partecipare a riunioni; Whereby, un tool molto semplice e intuitivo, basato su browser, che non necessita di download o installazioni. C’è poi GoToWebinar, una piattaforma specializzata per la gestione di webinar, particolarmente popolare tra le aziende che organizzano eventi su larga scala.
Gestione di attività e progetti
Asana
Anche in questo caso, si tratta di una soluzione di gestione del lavoro pensata per aiutare i team a organizzare, monitorare e gestire progetti e attività in modo efficiente. Consente di creare progetti che possono essere suddivisi in attività e sotto-attività, assegnate a membri del team con date di scadenza e priorità specifiche. Le attività possono essere visualizzate in vari modi, come elenchi, bacheche stile Kanban, timeline o calendari. La piattaforma offre inoltre funzionalità di automazione per ridurre il lavoro manuale, come regole personalizzate e modelli di progetto. La soluzione si integra con molte altre applicazioni, tra cui Slack, Microsoft Teams e Google Workspace.
Basecamp
Ogni progetto in Basecamp è strutturato in modo da includere tutti gli strumenti necessari per il lavoro di squadra: liste di cose da fare, bacheche per messaggi, calendari, spazi per la condivisione di file e documenti, e chat di gruppo. Questo approccio integrato consente ai team di avere un’unica fonte di informazioni per ogni progetto, riducendo la necessità di utilizzare più strumenti separati. Offre inoltre una funzione di check-in automatico per mantenere aggiornati i membri del team sui progressi senza la necessità di riunioni frequenti.
Jira
Ampiamente utilizzato da team di developer software per pianificare, tracciare e gestire lo sviluppo di prodotti, Jira è uno strumento di gestione dei progetti e di monitoraggio dei problemi sviluppato da Atlassian. Originariamente progettato per il bug tracking, si è evoluto in una potente piattaforma di gestione agile, supportando metodologie come Scrum e Kanban. Gli utenti possono creare progetti che contengono “issue”, che possono rappresentare compiti, bug o storie utente, e organizzarli in sprints o flussi di lavoro personalizzabili. La soluzione offre funzionalità avanzate di reporting e dashboard per monitorare il progresso del progetto, con grafici come burn-down charts e velocity charts.
Slack
Parliamo di una piattaforma di messaggistica progettata per facilitare la comunicazione e la collaborazione all’interno di team e organizzazioni. La sua struttura si basa su canali, che organizzano le conversazioni per team, progetti o argomenti specifici, permettendo sia interazioni pubbliche che private. Oltre ai messaggi diretti tra utenti, Slack offre integrazioni con numerose applicazioni di terze parti come Google Drive, Trello, e Asana, centralizzando notifiche e attività. Con Slack Connect, è possibile collaborare con partner esterni attraverso canali condivisi. Inoltre, Slack supporta videochiamate e chiamate vocali, rendendo agevoli le riunioni rapide e i check-in.
Trello
Basato su un sistema di schede e liste, Trello è una piattaforma di gestione dei progetti che utilizza un sistema visivo basato su schede e bacheche per aiutare i team a organizzare e monitorare le attività. Ogni progetto è rappresentato da una bacheca, che contiene liste di schede; queste schede possono rappresentare compiti, idee o stadi di avanzamento e all’interno di esse gli utenti aggiungono descrizioni, commenti, date di scadenza, allegati e checklist, per tenere traccia dei progressi e delle informazioni necessarie. Inoltre, supporta l’integrazione con altre applicazioni e strumenti, come Slack, Google Drive e Jira, ampliando le sue funzionalità e facilitando la collaborazione.
Ancora, altre soluzioni ampiamente diffuse e utilizzate sono Monday.com, un sistema di gestione del lavoro visivo che permette di pianificare, organizzare e monitorare i progetti attraverso una piattaforma personalizzabile con varie visualizzazioni come tabelle, timeline e dashboard; ClickUp, offre una soluzione unificata per gestire attività, documenti, obiettivi e comunicazioni, con funzionalità di personalizzazione elevate e integrazioni con molte altre applicazioni; Wrike, uno strumento di gestione dei progetti che offre pianificazione avanzata, collaborazione in tempo reale e reportistica dettagliata, ideale per team di marketing, operazioni e sviluppo; Smartsheet, combina funzionalità di fogli di calcolo con strumenti di gestione del progetto, consentendo la collaborazione e la gestione del lavoro attraverso modelli personalizzabili e automazioni; Notion, una piattaforma all-in-one che integra note, documenti, database e gestione delle attività, offrendo un alto grado di flessibilità e personalizzazione per la gestione dei progetti.
Continuando, Microsoft Project è un software di gestione progetti professionale che offre strumenti di pianificazione avanzati, gestione delle risorse e analisi delle performance, spesso utilizzato in contesti aziendali più strutturati; Toggl Plan, focalizzato sulla pianificazione visiva, utilizza timeline e diagrammi di Gantt per aiutare i team a pianificare e monitorare i progetti in modo semplice e intuitivo; Meta Workplace, una piattaforma di collaborazione aziendale sviluppata da Meta che offre strumenti per la comunicazione interna, inclusi gruppi di lavoro, chat, ma anche videoconferenze.
Condivisione e collaborazione su file
Dropbox
Dropbox è una piattaforma di archiviazione Cloud che eccelle nella condivisione di file di grandi dimensioni e offre funzionalità avanzate di backup e sincronizzazione automatica. Gli utenti possono caricare file in una cartella Dropbox sul loro dispositivo e questi vengono sincronizzati automaticamente in Cloud, rendendoli accessibili da qualsiasi dispositivo collegato. Con funzionalità come Dropbox Paper, è possibile creare documenti collaborativi e utilizzare strumenti di annotazione per feedback e revisioni. Inoltre, la piattaforma offre opzioni di sicurezza come l’autenticazione a due fattori e la crittografia dei dati per proteggere le informazioni sensibili.
Google Drive
Google Drive è un hub centrale per l’archiviazione e condivisione di file, accessibile da qualsiasi dispositivo connesso a Internet. Google Docs, Sheets e Slides permettono di creare e modificare documenti, fogli di calcolo e presentazioni, con collaborazione in tempo reale. Le modifiche sono salvate automaticamente e si può accedere alla cronologia delle versioni. Google Workspace fornisce strumenti di amministrazione e sicurezza avanzati, ideali per aziende che necessitano di gestione centralizzata e sicura delle informazioni.
OneDrive
Si tratta del servizio di archiviazione Cloud di Microsoft, integrato strettamente con Windows e Microsoft Office. Questa integrazione consente agli utenti di accedere facilmente ai loro file direttamente dalle applicazioni di Office, come Word, Excel e PowerPoint, e di salvare i documenti nel cloud con un solo clic. OneDrive offre funzionalità di condivisione che permettono agli utenti di collaborare su documenti in tempo reale, con la possibilità di commentare e modificare insieme. Le modifiche vengono sincronizzate automaticamente, garantendo che tutti i collaboratori lavorino sempre sulla versione più recente del documento. Come Dropbox e Google Drive, anche OneDrive include anche strumenti di sicurezza avanzati, come la protezione con password per i link condivisi e il rilevamento di ransomware, proteggendo così i dati aziendali e personali.
WeTransfer
È un servizio online per il trasferimento di file di grandi dimensioni, ideale per inviare contenuti come video, foto e documenti voluminosi. Gli utenti possono inviare gratuitamente file fino a 2 GB senza registrazione, semplicemente caricando i file, inserendo l’e-mail del destinatario e inviando. I file rimangono disponibili per il download per sette giorni. La versione a pagamento, WeTransfer Pro, consente di inviare file fino a 20 GB, offre 1 TB di spazio di archiviazione, e include funzioni come URL personalizzati e protezione con password.
Programmi per lavorare da remoto (e difendersi da potenziali attacchi informatici)
Restando in tema di sicurezza informatica, lo studio “Psychology of Human Error 2022” evidenzia che l’88% delle violazioni dei dati è causato da errori umani e coincide in parte con l’aumento del lavoro a distanza, a causa frequenti episodi di clic su e-mail di phishing o l’invio di dati a destinatari errati. Vediamo alcune soluzioni a supporto degli utenti.
LastPass
Si tratta di un gestore di password che semplifica l’amministrazione delle credenziali di accesso, migliorando la sicurezza informatica personale e professionale. Funziona memorizzando tutte le password degli utenti in un caveau crittografato, accessibile tramite una password principale, l’unica che l’utente deve ricordare. LastPass genera password complesse e uniche per ogni account, riducendo il rischio di phishing e altre minacce informatiche. Inoltre, offre funzionalità di sincronizzazione automatica su diversi dispositivi, accesso sicuro alle note, e autenticazione a due fattori per una protezione aggiuntiva.
McAfee Total Protection
È una suite di sicurezza informatica completa che offre protezione antivirus, firewall e strumenti per la privacy. Protegge i dispositivi da virus, malware, ransomware e altre minacce informatiche, utilizzando tecnologie di rilevamento avanzate. Il firewall integrato monitora il traffico di rete, bloccando accessi non autorizzati, mentre gli strumenti di privacy aiutano a proteggere i dati personali online. Inoltre, include funzionalità come la gestione delle password, la protezione dell’identità e l’ottimizzazione delle prestazioni del dispositivo, fornendo una soluzione di sicurezza totale per utenti e famiglie.
Microsoft Authenticator
È un’applicazione mobile che fornisce un ulteriore livello di sicurezza per gli account online tramite l’autenticazione a due fattori. Dopo aver configurato un account con Microsoft Authenticator, l’utente riceve un codice di verifica temporaneo da inserire insieme alla password durante l’accesso. Questo metodo aggiuntivo di verifica riduce significativamente il rischio di accessi non autorizzati anche se la password viene compromessa.
NordVPN
Parliamo di un servizio di rete privata virtuale (VPN) che fornisce una connessione internet sicura e privata attraverso la crittografia avanzata. Utilizzando protocolli di crittografia come AES-256, NordVPN protegge i dati degli utenti da potenziali intercettatori, rendendolo essenziale per chi lavora su reti pubbliche come quelle di caffetterie e aeroporti. La VPN maschera l’indirizzo IP dell’utente, garantendo privacy e anonimato online, e permette di accedere a contenuti geo-bloccati. La soluzione offre anche funzionalità come la protezione da malware e il blocco degli annunci per migliorare ulteriormente la sicurezza e l’esperienza di navigazione.
Sync.com
È un servizio di archiviazione e condivisione file focalizzato sulla privacy e la sicurezza, ideale per aziende e utenti che gestiscono informazioni sensibili. Offre crittografia end-to-end, assicurando che solo gli utenti autorizzati possano accedere ai dati memorizzati. Sync.com facilita la condivisione sicura dei file attraverso controlli di accesso personalizzabili e link protetti da password. Inoltre, supporta la conformità con regolamenti come il GDPR, rendendolo una scelta affidabile per le organizzazioni che necessitano di elevati standard di sicurezza e riservatezza dei dati.
Applicazioni per la gestione tempo
Clockify
Si tratta di un’applicazione gratuita che facilita il tracciamento del tempo e la gestione delle attività, ideale per freelance e team. Gli utenti possono facilmente tracciare le ore lavorative, gestire progetti e generare report di produttività dettagliati, rendendo più semplice la gestione delle ore di lavoro e l’analisi delle performance.
Evernote
È un’applicazione dedicata alla presa di appunti e all’organizzazione delle idee. Permette di creare note in formato testuale, audio, immagini e diversi altri formati, organizzandole in taccuini tematici. È particolarmente utile per la gestione di appunti di lavoro, idee e progetti personali, facilitando l’accesso e la ricerca delle informazioni.
Microsoft To Do
Si tratta di una soluzione per la gestione delle attività che consente di creare liste di cose da fare con scadenze e promemoria. Si sincronizza su vari dispositivi per mantenere le attività organizzate, permettendo agli utenti di gestire efficacemente le loro priorità quotidiane e mantenere il controllo sui loro impegni.
Ci sono, poi, Notion, uno strumento versatile all-in-one per prendere note, gestire progetti e collaborare, permettendo agli utenti di creare database personalizzati, elenchi di cose da fare e documenti su una piattaforma altamente personalizzabile; RescueTime, un’applicazione per il monitoraggio del tempo che opera in background su computer e dispositivi mobili, tracciando il tempo su applicazioni e siti web e offrendo report e suggerimenti per migliorare la produttività; Toggl, uno strumento di tracciamento del tempo che consente di registrare il tempo speso su attività o progetti tramite un timer, fornendo report dettagliati per analizzare l’uso del tempo e migliorare l’efficienza.
Applicazioni per la firma dei documenti
Adobe Sign
Si tratta di una soluzione di firma elettronica integrata con Adobe Acrobat, che permette di inviare, firmare, tracciare e gestire documenti legalmente validi da qualsiasi dispositivo. Grazie alla sua integrazione con altri prodotti Adobe e i principali software di gestione documentale, Adobe Sign consente di automatizzare i flussi di lavoro, migliorando l’efficienza e la sicurezza delle transazioni digitali.
DocuSign
È una delle applicazioni più conosciute per la firma elettronica, che consente di firmare documenti digitalmente in modo sicuro e legale. Offre funzionalità avanzate per la gestione dei documenti, come il tracciamento dello stato e l’integrazione con numerose piattaforme di terze parti, rendendola ideale per aziende di tutte le dimensioni che cercano di semplificare i processi di firma.
HelloSign
Si tratta di un’applicazione di firma elettronica che si distingue per la sua facilità d’uso e l’integrazione con Google Workspace. Consente di firmare documenti direttamente da Gmail o Google Drive, mantenendo alti standard di sicurezza e conformità legale.
PandaDoc
Offre una soluzione completa per la gestione dei documenti, che include la firma elettronica, la creazione di documenti e l’automazione dei flussi di lavoro. È progettata per semplificare il processo di creazione e approvazione dei documenti, rendendo più efficiente la collaborazione tra i team e migliorando la produttività aziendale.
SignNow
È una piattaforma di firma elettronica che consente di firmare e gestire documenti in modo rapido e sicuro. Offre funzionalità avanzate come la gestione dei modelli, le autorizzazioni utente e l’integrazione con applicazioni di terze parti, rendendola una scelta versatile per le aziende che necessitano di soluzioni di firma flessibili e scalabili.
Per una panoramica più dettagliata dei software HR, ti rimandiamo alla sezione del sito dedicata.
