Di fronte a sfide sempre più complesse – dall’adeguamento alle normative alla gestione delle performance, fino alla valorizzazione del talento – e a un contesto in forte evoluzione, adottare una soluzione HRMS (Human Resource Management Systems) consente alle Direzioni HR di migliorare l’efficienza operativa e di concentrarsi sulle iniziative strategiche. Si tratta infatti di sistemi che consentono di centralizzare tutte le funzioni legate al personale, automatizzare le operazioni quotidiane e garantire un flusso di lavoro più fluido e senza errori.
Ma che cosa differenzia gli HRMS dagli HRIS (Human Resources Information System) e dagli HCM (Human Capital Management)? Quali sono le loro funzionalità e quali i vantaggi per le organizzazioni moderne? Scopriamolo di seguito.
Indice degli argomenti
Che cos’è un HRMS (Human Resource Management System)
HRMS, acronimo di Human Resource Management System, indica le piattaforme software progettate per gestire in modo integrato e centralizzato tutte le funzioni relative alla gestione delle risorse umane all’interno di un’organizzazione. L’obiettivo principale di un HRMS è semplificare e automatizzare le operazioni quotidiane riguardanti il personale, come la gestione e il monitoraggio delle presenze, la pianificazione delle risorse e il recruiting, i processi di valutazione delle performance e di sviluppo del talento. Questo sistema aiuta le aziende a raccogliere, archiviare, analizzare e utilizzare i dati relativi ai dipendenti, ottimizzando la gestione e migliorando la produttività complessiva.
In pratica si tratta di una piattaforma modulare che può includere numerosi strumenti e funzionalità, a seconda delle esigenze specifiche dell’azienda. Inoltre, grazie alla sua capacità di archiviare informazioni in un’unica soluzione, riduce la necessità di utilizzare più sistemi, migliorando l’efficienza complessiva.
Elementi essenziali di uno Human Resource Management System
Ecco di seguito una panoramica delle funzionalità:
- Gestione del personale: Include la raccolta e l’archiviazione dei dati dei dipendenti, tra cui informazioni personali, contrattuali e professionali.
- Payroll (Busta paga): Consente di automatizzare la gestione della retribuzione, con calcoli accurati delle ore lavorate, delle detrazioni fiscali e dei benefici.
- Gestione delle presenze: Permette di monitorare ferie, permessi e assenze in modo preciso, riducendo errori e controversie.
- Performance management: Supporta la definizione degli obiettivi, il monitoraggio delle performance, la raccolta dei feedback e delle valutazioni annuali.
- Sviluppo e formazione: Consente di pianificare e monitorare i percorsi di sviluppo professionale, corsi di formazione e aggiornamenti necessari.
- Gestione dei talenti e recruiting: Integra soluzioni per la ricerca e selezione di nuovi dipendenti, la gestione dei colloqui e il processo di onboarding.
Come funziona un sistema HRMS
Il funzionamento di un HRMS si basa sulla centralizzazione dei dati relativi ai dipendenti e sulla gestione automatica dei processi operativi. Attraverso un’interfaccia user-friendly, i responsabili HR possono accedere a tutte le informazioni necessarie per prendere decisioni informate in tempo reale, migliorando la precisione e riducendo i tempi di gestione.
Uno dei punti di forza di un HRMS è l’automazione dei processi. Funzioni che richiederebbero giorni di lavoro manuale, come la gestione delle buste paga o la valutazione delle performance, vengono automatizzate, riducendo il rischio di errori e aumentando la produttività. Ad esempio, l’HRMS può generare automaticamente report sulle performance dei dipendenti, creare piani di sviluppo personalizzati, o addirittura inviare promemoria per la scadenza di contratti o formazione obbligatoria.
Ottimizzazione della gestione delle risorse umane attraverso l’automazione
L’automazione del processo HR è un cambiamento di paradigma che ha ripercussioni enormi, perché consente alla Direzione HR di concentrarsi su attività a valore aggiunto, (come la strategia di recruiting e lo sviluppo del talento), mentre le attività più operative sono gestite in modo più semplice e immediato con il digitale.
Inoltre, l’automazione consente di minimizzare gli errori umani, che, nel contesto delle risorse umane, potrebbero avere conseguenze legali o finanziarie. E non da ultimo, con un HRMS, i dati sono raccolti e analizzati in tempo reale, fornendo report più precisi e tempestivi.
Come si integra l’HRMS nei processi aziendali
Un sistema HRMS, sebbene robusto e completo, deve essere in grado di integrarsi perfettamente con gli altri sistemi aziendali per coglierne appieno tutte le potenzialità.
L’integrazione con altri software aziendali, come quelli per la gestione finanziaria, il Customer Relationship Management (CRM) e l’ERP (l’Enterprise Resource Planning), è cruciale per garantire che tutte le funzioni aziendali lavorino in sinergia.
Integrazione tra ERP e HRMS: i vantaggi nella gestione delle risorse umane
L’integrazione tra un ERP (Enterprise Resource Planning) e un HRMS rappresenta un vantaggio significativo per le aziende, in quanto consente di centralizzare tutte le informazioni aziendali in un’unica piattaforma. Un ERP gestisce risorse, finanze, supply chain e altre funzioni aziendali critiche, mentre un HRMS si occupa della gestione delle risorse umane. Collegando i due sistemi, le aziende possono:
- Garantire coerenza dei dati: Con un flusso continuo di informazioni tra i due sistemi, le aziende riducono il rischio di incongruenze, per esempio tra la contabilità delle buste paga e la gestione finanziaria.
- Automatizzare processi complessi: Ad esempio, il processo di calcolo della retribuzione e la gestione dei costi del personale possono essere direttamente legati alle funzioni contabili dell’ERP, con conseguente riduzione della burocrazia.
- Migliorare la gestione delle risorse aziendali: L’integrazione consente di avere una visione d’insieme sulla performance aziendale e sulla gestione delle risorse umane, rendendo le decisioni più informate.
Vantaggi dell’utilizzo di un HRMS nelle aziende
Abbiamo già in parte toccato i vantaggi che scaturiscono dall’adozione dei un HRMS, e abbiamo compreso che le ricadute positive non riguardano solo i team HR, ma in generale tutta l’organizzazione. Di seguito cerchiamo di focalizzarci sugli aspetti principali.
Come l’HRMS potenzia l’efficienza operativa
Con l’automazione delle attività HR quotidiane e routinarie e la centralizzazione delle informazioni, aumenta significativamente l’efficienza operativa. I dipendenti e i manager hanno accesso immediato ai dati, alle analisi e agli strumenti necessari per prendere decisioni rapide e informate. Inoltre, i responsabili HR possono ridurre il tempo dedicato a compiti amministrativi, focalizzandosi su iniziative strategiche.
Minimizzare errori e burocrazia con l’HRMS
Altro vantaggio significativo, già toccato in precedenza, è la riduzione degli errori e della burocrazia, elementi spesso fonte di frustrazione nelle aziende. Con un sistema automatizzato, sviste legate a calcoli manuali (come quelli relativi alla busta paga o alle ferie) sono minimizzati. Inoltre, la gestione documentale elettronica facilita la conformità alle normative e rende i processi molto più snelli, senza la necessità di archiviazione cartacea o di una gestione manuale dei dati.
L’impatto dell’HRMS sulla soddisfazione dei dipendenti
Infine, un aspetto fondamentale che le aziende non possono ignorare è l’impatto positivo che un HRMS ha sulla soddisfazione dei dipendenti, in virtù del fatto che semplifica l’accesso alle informazioni, ad esempio permettendo ai dipendenti di consultare autonomamente il loro storico delle presenze o di aggiornare facilmente i propri dati personali. Inoltre, una gestione più trasparente e puntuale delle retribuzioni, delle performance e dei benefit contribuisce a creare un ambiente di lavoro più sereno e produttivo.
Infine, l’HRMS facilita la comunicazione tra i dipendenti e i responsabili HR, consentendo un feedback continuo e tempestivo. Questo contribuisce a una maggiore motivazione e a una gestione più dinamica e proattiva delle risorse umane.
Differenze tra HRIS, HRMS e HCM
In ultima battuta, è opportuno cercare di capire in che cosa si differenziano i sistemi HRIS, HRMS e HCM, che in pratica rappresentano tre livelli evolutivi nella gestione delle risorse umane, ciascuno con caratteristiche e funzionalità specifiche che rispondono a diverse esigenze organizzative.
L’HRIS (Human Resource Information System) è il punto di partenza, focalizzato principalmente sulla gestione dei dati fondamentali delle risorse umane, come benefit, gestione della forza lavoro, ciclo paghe e core HR.
Con la crescita del perimetro di responsabilità dei team HR, l’HRMS (Human Resource Management System) ha preso piede l’HRMS che offre una suite di software più completa per gestire anche le funzioni interne delle HR. Negli anni 2000, quando i sistemi on-premise erano predominanti, l’HRMS ha permesso una gestione più moderna della forza lavoro, integrando funzioni come la selezione del personale, la formazione e il talent management. Sebbene il termine HRMS sia ancora utilizzato, è meno comune per le applicazioni cloud native.
L’HCM (Human Capital Management) rappresenta l’ultima evoluzione, e integra le applicazioni HR nel cloud per migliorare l’employee experience. Oltre a includere le funzionalità di HRIS e HRMS, l’HCM incorpora tecnologie avanzate come assistenti digitali e Intelligenza Artificiale, facilitando la collaborazione tra i team.
