Empowerment, coinvolgimento, semplificazione e ottimizzazione. Il percorso di trasformazione dei processi HR in Sanofi si può sintetizzare con queste quattro parole chiave. La complessità organizzativa della multinazionale a capitale francese che opera nel campo della chimica-farmaceutica, che oggi conta oltre 110mila dipendenti distribuiti in cento Paesi, ha spinto la Direzione HR a promuovere a livello Corporate un’armonizzazione dei processi e un approccio strategico “One HR”, per garantire un supporto operativo e gestionale delle risorse umane nelle differenti realtà aziendali.
«Integrare i processi HR in tutti i Paesi in cui operiamo: è stato questo il vero motore del progetto di trasformazione di Sanofi», ha sottolineato Laura Bruno, il Direttore delle Risorse Umane di Sanofi Italia che abbiamo intervistato. «Abbiamo lavorato innanzitutto sulla sistematizzazione: prima del progetto i flussi HR erano gestiti con oltre un migliaio di piattaforme, una numerosità che ne rendeva difficile la governance. Di pari passo abbiamo accompagnato il change management, consapevoli che per il successo di un progetto così pervasivo è necessario coinvolgere le persone, i collaboratori e i manager su tutte le attività che hanno a che fare con la gestione e lo sviluppo delle risorse umane. Abbiamo puntato su un triangolo virtuoso tra dipendenti, manager responsabili e funzione HR, ricordandoci sempre di mettere le persone al centro: non ci può essere un cambiamento senza responsabilizzazione e autonomia, e soprattutto senza un senso di “co-responsabilità” con l’azienda nella scelta del percorso di sviluppo professionale».
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Come si gestisce un progetto di questa portata?
Siamo partiti dalla tecnologia: prima di tutto abbiamo cercato di capire come semplificare e ottimizzare i processi HR. La scelta è ricaduta sul Cloud e su una soluzione integrata, la piattaforma Workday, che, con un’interfaccia semplice, intuitiva e utilizzabile da qualunque device, ci ha permesso in poco tempo di rispondere rapidamente alle nostre esigenze di integrazione.
Vista la vastità, il progetto è stato gestito in due fasi. La prima, iniziata a marzo 2015 ha previsto il rilascio di due moduli a livello Corporate, l’Organizational Management e il talent e performance management. Con la seconda sono stati introdotti i moduli restanti: core HR, Recruiting, Time Off e Onboarding (per la Compensation si dovrà aspettare ottobre, ndr). La prerogativa di questo percorso in passaggi successivi era introdurre in modo efficace ogni modulo, ponendo la necessaria attenzione nel farlo: per ciascuna fase abbiamo previsto un’analisi dei diversi flussi di processo e degli attori coinvolti, e abbiamo attivato degli ambienti di prova, per testare direttamente sulla piattaforma il funzionamento e l’esito di ogni singola azione. Inoltre, non bisogna mai dimenticarsi che si tratta di un progetto Corporate che ha coinvolto Paesi estremamente differenti per cultura e norme in ambito HR. Ogni Direzione HR ha avuto il compito di “tagliare” ciascun modulo “su misura” della propria realtà, ponendo particolare attenzione all’aspetto contrattualistico: c’è stato, quindi, un vero e proprio lavoro di customizzazione dei sistemi, e anche per questo il processo di trasformazione è stato lungo.
A tutto questo si aggiunge il change management. Tra febbraio e aprile 2017 abbiamo erogato circa 300 ore di formazione in aula a tutto il personale di Sanofi Italia e circa 100 ore di formazione specifica ai dipendenti della Funzione HR. Lo sforzo è stato significativo: abbiamo puntato su un percorso formativo completo con lezioni frontali in aula, video pillole, iniziative di e-learning. Inoltre, per supportare le persone meno abituate a utilizzare le tecnologie digitali, abbiamo introdotto degli info point all’interno delle diverse sedi e degli stabilimenti e abbiamo coinvolto dei team di Millennial, che sono stati promotori con noi dell’iniziativa nel ruolo di Angel: quando si tratta di cambiamenti, in Sanofi dobbiamo sempre fare i conti con un’età media ancora alta, si parla di 47 anni; appena l’8% della popolazione è al di sotto dei 30 anni.
Dal punto di vista organizzativo che cosa è cambiato?
Per comprendere pienamente il nostro percorso di trasformazione si deve ripartire dal concetto di triangolazione tra dipendenti, manager responsabili e Direzione HR.
Se i primi sono stati resi autonomi nel gestire e aggiornare il proprio profilo, e responsabili delle aspirazioni e degli interessi di sviluppo e carriera, i cambiamenti più significativi forse riguardano i manager, a cui è delegata la responsabilità dello sviluppo della Talent Review del team e della gestione e valutazione delle performance dei collaboratori. In particolare, dopo la seconda fase, a ogni manager è delegata la piena gestione delle proprie risorse: per esempio, adesso anche il Recruiting e le richieste di figure professionali possono essere gestiti in autonomia con Workday. Inoltre il fatto di avere un sistema unico a livello corporate consente di ricercare profili all’interno di tutto il gruppo a livello worldwide.
Infine, gli HR Manager, gli HR Business Partner e i Sanofi Business Services – Employee Experience sono responsabili della formazione, del change e del supporto ai manager e ai dipendenti: il nostro obiettivo è facilitare lo sviluppo delle abilità strategiche e i movimenti del personale all’interno dell’organizzazione. Il progetto ha richiesto anche a noi della Direzione HR di ampliare le nostre competenze per adattarci al cambiamento, come ad esempio nel caso delle skill per la progettazione della formazione e degli eventi di accompagnamento al rilascio dei moduli, e quelle per l’utilizzo della piattaforma.
Come sono gestiti oggi i processi HR in Sanofi?
L’introduzione della piattaforma ha omogeneizzato e aumentato l’efficienza dei processi di gestione delle Risorse Umane a livello Corporate. Come ho accennato, il processo di ‘Recruiting e Selection’ è stato notevolmente snellito: prima dell’introduzione della piattaforma, infatti, la richiesta di una nuova risorsa e l’avvio della procedura di ricerca e selezione da parte del manager di funzione e del personale HR erano sottoposti a una revisione e validazione gerarchicamente differenti in azienda, con tempi lunghi di processo. Adesso, i manager possono attivare la richiesta di una nuova risorsa direttamente con il modulo dedicato, e il recruiter che prende in carico la ricerca crea e pubblica l’annuncio nella sezione “career” del sito aziendale e/o sugli idonei canali di ricerca; può inoltre fare una prima scrematura nella fase di selezione. La vera rivoluzione è che ora tutte le fasi del processo sono tracciate nel sistema e gestibili online, il che comporta una consistente riduzione dei tempi.
Anche i processi di ‘Onboarding’ e ‘Sviluppo di Carriera’ sono stati notevolmente semplificati: i dipendenti, infatti, possono, sin dal primo giorno in azienda, di indicare e definire nel proprio profilo gli interessi e le aspirazioni professionali. Abbiamo voluto rendere i dipendenti più autonomi e responsabili del proprio sviluppo professionale. Anche per questo abbiamo implementato un sistema che agevola la selezione interna e facilita la mobilità internazionale, rendendo visibili le informazioni sulle posizioni aperte a tutte le persone.
È stata la volontà di rendere più consapevoli i dipendenti del loro percorso professionale che ci ha convinti a trasferire interamente il processo di Performance Management sulla piattaforma, con cui adesso gestiamo la fissazione degli obiettivi, la review di metà anno, e la valutazione annuale, condivisi con manager e dipendenti.
Se finora abbiamo parlato degli impatti sui processi e sulle persone, non si può non evidenziare che il progetto ha, anche, significative ricadute di business: la piattaforma permette di tracciare e misurare i processi con dei KPI, indicatori che restituiscono in tempo reale ai manager le performance del team, il potenziale dei dipendenti, le aspirazioni di carriere, le competenze e le skill, e il livello di engagement. Questo, secondo noi, è un meccanismo virtuoso: da un lato la persona è valorizzata, dall’altro il manager si sente più responsabile dello sviluppo di chi lavora con lui nel suo team.
Sanofi in breve
Sanofi è una società farmaceutica globale focalizzata sulla salute delle persone. In Italia è una delle principali realtà industriali del settore con una presenza su tutto il territorio nazionale, un fatturato di 1,5 miliardi di euro nel 2017 e oltre 2.500 dipendenti. Il suo portafoglio copre tutta la filiera del farmaco. Dalla prevenzione al trattamento, attraverso le sue 5 Business Unit: Diabetes & Cardiovascular, Consumer Healthcare, General Medicines, Sanofi Genzyme – specialty care di Sanofi focalizzata su malattie rare, sclerosi multipla, oncologia e immunologia – e Sanofi Pasteur, divisione dedicata ai vaccini.
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