In molti settori la diffusione di tecnologie come smartphone, tablet, virtualizzazione e cloud computing e l’evoluzione dei modelli di business stanno cambiando profondamente le stesse modalità di lavoro. I paradigmi innovativi di ‘Smart Working’ portano forti benefici di costi e produttività alle aziende, che per abilitarli, sia sul piano tecnologico che organizzativo, devono però affrontare la difficoltà di trovare le risorse necessarie e coordinare le funzioni coinvolte, la resistenza delle persone a cambiare procedure e gerarchie, e la rigidità di leggi e contratti collettivi.
Di questi temi si è parlato al recente evento “Gli uffici del futuro. Come virtualizzare gli spazi di lavoro” (QUI GLI ATTI DELL’EVENTO) organizzato da ICT4Executive con VMware, con interventi di Alessandro Piva, responsabile della ricerca dell’Osservatorio Smart Working della School of Management del Politecnico di Milano, di Enrico Boverino, Business Solution Strategist di VMware, e di manager di grandi aziende come Intesa Sanpaolo, Unicredit, Enel, Eni e Telecom Italia.
Il 57% dei lavoratori è già ‘non tradizionale’
Alessandro Piva ha esposto le evidenze dell’Osservatorio Smart Working, che qui riassumiamo in breve (per una trattazione più ampia si vedano gli articoli ‘Nuovi modi di lavorare che liberano energie‘ e ‘Se il lavoro in azienda diventa smart‘). “Abbiamo rilevato che i lavoratori ‘tradizionali’ (con postazione, orario e pc fissi) in Italia sono il 43% del totale, cioè una minoranza: il restante 57% lavora per lo più fuori ufficio, si organizza le ore di lavoro da solo, usa dispositivi personali per lavorare, o assomma due o tutte e tre queste prerogative”. Le aziende cercano di facilitare queste tendenze agendo su diverse leve: principi (collaborazione, empowerment, ecc.), layout degli spazi di lavoro (postazioni flessibili, open space, smart building, ecc.), tecnologie ICT (device mobili, Collaboration e Communication, Cloud, social media, ecc.), policy e regole (flessibilità di luogo e orario), con benefici soprattutto di riduzione dei costi e maggior produttività e soddisfazione del personale.
Un ‘workplace’ indipendente dal dispositivo
“Oggi gli end-user vogliono poter accedere con semplicità ai sistemi aziendali dovunque, a qualsiasi ora e da qualunque device – ha spiegato Enrico Boverino di VMware -. D’altra parte l’IT deve gestire la proliferazione dei dispositivi, trovare le giuste app per ciascun tipo di attività, e controllando che i download di business unit e utenti non mettano a rischio la sicurezza dei sistemi aziendali”. Qual è la via d’uscita? “L’IT deve utilizzare soluzioni per gestire in modo centralizzato ambienti, dispositivi, accessi e upgrade, e facilitare la collaborazione con strumenti social”. Deve cioè capitalizzare le tendenze mobile e IT consumerization, abilitando il BYOD (bring your own device) e la possibilità di lavorare ‘anytime anywhere’, e supportando le strategie di business (outsourcing, acquisizioni, ecc.), pur in uno scenario in cui ha sempre meno risorse disponibili, e deve rispettare sempre più direttive di sicurezza e compliance.
“La risposta di VMware a queste esigenze – osserva Boverino – è basata sul passaggio dall’IT management device centric a quello user centric, e in quest’ottica proponiamo soluzioni per l’accesso a dati e applicazioni tramite un ‘workplace’ virtuale definito in funzione delle policy di sicurezza aziendali, e indipendente dal dispositivo: è di questi giorni per esempio l’annuncio della suite Horizon, una serie di componenti pensati per affrontare questi problemi”.
Banche, un cambiamento radicale
Ma in che misura oggi si può già parlare di Smart Working nelle aziende? Grandi cambiamenti sono per esempio in corso nelle banche, come testimoniano le due maggiori realtà italiane del settore. “Stiamo ampliando l’orario d’apertura alla sera e al sabato: è una sperimentazione su 95 filiali che si estenderà a molte altre nel corso del 2013”, ha spiegato Remo Ponti dell’unità Comunicazione Interna di Intesa Sanpaolo.
“Inoltre stiamo investendo in formazione sull’offerta fuori sede: molti dovranno operare sul campo. Tutto questo cambierà radicalmente il modo di lavorare in banca. Gli impatti sull’organizzazione e sull’IT sono enormi: dobbiamo creare postazioni virtuali e mobili, e garantire l’accesso ai sistemi informativi in sicurezza da device mobili aziendali o personali, mentre attività IT come backup o testing, che da sempre si fanno con gli uffici vuoti, ora si svolgeranno mentre i colleghi lavorano”. Per qualche sede di Intesa comunque si può già parlare di Smart Working, in termini di scrivanie mobili e componibili, pc portatili, telefoni cordless, aree ricreative, spazi per riunioni e così via.
Il contrasto tra compliance e flessibilità
Scelte simili sta facendo UniCredit per le sue sedi, tra le quali il nuovo polo di Milano Garibaldi: “Il proposito è di abbattere le barriere in senso letterale, con open space diffusi e spazi chiusi limitati alle attività collettive o per i top manager – ha spiegato Stefano Varolo, Project Manager in UniCredit Leasing -. Rispetto alla tradizionale mentalità secondo cui più si fa carriera, più si dispone di un ufficio personale ampio, è una vera rivoluzione”. Il dimensionamento degli spazi comuni e individuali della nuova sede nasce da un benchmarking sulle aziende europee più innovative. “In alcuni uffici poi saranno sperimentate soluzioni avanzate, con dotazione di pc portatili e postazioni di lavoro ‘volanti’, e abilitazione automatica di risorse comuni come le stampanti”. In UniCredit, come del resto in altre banche italiane, aggiunge Varolo, è in atto un processo per portare sempre più ‘la banca dal cliente’ attraverso strumenti innovativi rispetto alla tradizionale presenza sul territorio con le filiali.
“L’esigenza sempre più sentita di assicurare un accesso flessibile e tecnologicamente avanzato ai sistemi aziendali, anche dall’esterno e su orari estesi, richiede però una complessa conciliazione con la necessità di adottare soluzioni informatiche per la segregazione dei dati e la tracciabilità degli accessi del personale, per conformarsi a normative europee e italiane come per esempio il Provvedimento del Garante Privacy sul tracciamento delle operazioni sui dati bancari della clientela”.
Contratti e cambiamento culturale
Se le banche sono molto vincolate dal punto di vista delle compliance, sono d’altra parte agevolate nell’introdurre flessibilità d’orario e di sede dal contratto collettivo di lavoro, mentre ciò non vale in altri settori, come sottolinea Andrea Novelli, IT Infrastructure, Architecture & Application Operations di Eni. “Molti contratti concedono pochi margini di manovra, e solo in casi specifici, per iniziative di Smart Working. Spesso per esempio non c’è la possibilità di richiedere il telelavoro collettivamente per un certo numero di dipendenti, anche se questi sono disponibili”.
L’obiettivo finale, continua Novelli, è certamente quello di dematerializzare il posto di lavoro, ma in una realtà come Eni, con 25.000 postazioni solo in Italia, tenuta a rispettare molte policy e vincoli normativi e regolamentari nazionali e internazionali, ogni mossa va programmata con cura. “Occorre partire da un cambiamento culturale nell’assegnazione dell’IT all’utente, che dev’essere dotato di strumenti innovativi, pur nel rispetto delle policy di sicurezza aziendali: a quel punto la direzione gestione risorse umane potrà introdurre le innovazioni nei processi e nelle postazioni di lavoro”.
Anche in Enel, altro colosso italiano nel campo dell’energy, la necessità di abilitare nuove modalità di lavoro è fortemente sentita, spiega Roberta Bulgari, di Enel Global Service Line – General Services and Facility Management. “Faccio parte di una struttura trasversale di facility management, e i temi di cui stiamo discutendo in questo momento sono proprio questi: cambiare lo spazio di lavoro, andando oltre e innovando rispetto al concetto di open space, che da noi è applicato da molti anni, e inoltre trovare il modo di far collaborare sistematicamente il facility management con le funzioni risorse umane e ICT”.
Per quanto riguarda il telelavoro, nel contratto di lavoro utilizzato in Enel è previsto, continua Bulgari, ma per ora è applicato in casi sporadici, legati all’iniziativa di singoli manager. Invece per quanto concerne la dotazione di dispositivi innovativi come i tablet computer “siamo una realtà avanzata, soprattutto negli ambiti più tecnologici come la distribuzione”.
Telelavoro e valutazione delle performance
In Telecom Italia, osserva Davide Montanari, Responsabile WLB Milano dell’azienda, la vocazione tecnologica gioca a favore del telelavoro. “Oggi abbiamo più di 450 dipendenti telelavoratori, tra cui gran parte del personale del servizio 12.54, ma anche personale IT e di ricerca, ed è in corso un progetto pilota in ambito HR”.
Un ultimo tema interessante è come cambiano le modalità di valutazione delle prestazioni per dipendenti che spesso non sono sotto il controllo ‘visivo’ dei loro manager. Dal dibattito emerge che oggi si lavora per lo più per obiettivi, per cui il manager deve coordinare i propri riporti dovunque si trovino dando compiti e scadenze precise, e lasciando che la persona organizzi il suo tempo nel modo più opportuno per rispettarli: anche in questo campo quindi è richiesto un forte salto culturale.
