Come si può gestire il proprio tempo e come è possibile circoscrivere l’esecuzione di gruppi di attività, attraverso l’assegnazione di scadenze ragionevoli, aumentando il livello della concentrazione applicata (Time-boxing, Piers Steel)?
A dare risposta a queste domande “La Tecnica del Pomodoro” di Francesco Cirillo, una strategia conosciuta in tutto il mondo per aumentare l’efficacia e l’efficienza del proprio tempo quando è applicata sistematicamente allo svolgimento delle attività quotidiane.
La tecnica è tutta basata sul concetto di time-boxing. Il tempo viene suddiviso in intervalli di venticinque minuti utilizzati per svolgere l’attività essendo completamente dedicati ad essa, cui fa seguito un periodo di pausa di cinque minuti in cui è possibile dedicarsi a qualsiasi altra cosa (fare una pausa, bere un caffè, sgranchirsi le gambe).
Il suo nome deriva dalla modalità con cui si iniziò a sperimentare la misurazione del tempo, ovvero i timer da cucina a forma di verdura, infatti l’autore nelle sue prime prove ne utilizzava uno a forma di pomodoro!
Oggi si possono però utilizzare strumenti di misurazione più moderni e sofisticati. Esistono molteplici applicazioni sviluppate per qualsiasi piattaforma software che implementano fedelmente strumenti e intero processo.
Il procedimento e basato su studi di diversi esperti (Steel, Buzan, Gadamer, Csikszentmihalyi) ed è attuato attraverso un processo che fa uso di precisi strumenti, regole, e notazioni.
Indice degli argomenti
Tempistiche
Come già anticipato un pomodoro deve durare venticinque minuti, perché l’essere umano è in grado di mantenere livelli di attenzione continui solo in questo spazio temporale, poi la concentrazione decresce progressivamente.
Si è riscontrato, tuttavia, che grazie ad una pausa anche di soli cinque minuti, l’attenzione risale molto velocemente, sino a raggiungere i livelli inziali. Inoltre, quei minuti di pausa servono al cervello per effettuare una prima integrazione e riordino delle informazioni appena accumulate. Per questo in quei cinque minuti non dovrebbe essere svolto alcun compito impegnativo.
Inoltre, uno sforzo continuo e superiore alle due ore, senza una pausa significativa, ingenererebbe invece stress e stanchezza, pregiudicando il buon svolgimento del lavoro. Il nostro cervello, si sa, memorizza molto più difficilmente nuove nozioni se lavora in quelle condizioni.
La tecnica prescrive, infatti, che dopo quatto “pomodori” si proceda con una pausa variabile dai 15 ai 30 minuti. Quella pausa è perfetta per leggere email, messaggi in segreteria telefonica, navigare su internet.
Gestire il tempo: da dove cominciare?
La tecnica prevede che tutte le attività da svolgere nella giornata siano elencate in ordine di importanza in un foglio dedicato chiamato “Attività da Realizzare Oggi”. Per aiutare nella decisione di come effettuare la prioritizzazione di quelle attività, viene utilizzata la Matrice Urgente/Importante.
Scelta la prima attività sulla quale lavorare, si deve chiudere l’applicazione di posta elettronica, il browser internet, silenziare il telefono e, finalmente, attivare il conteggio alla rovescia del pomodoro, che scandirà il tempo dei primi venticinque minuti.
In questo lasso di tempo è necessario tenere a mente alcune importanti regole da rispettare, per rimanere concentrati e regolarne l’utilizzo.
Innanzitutto un pomodoro iniziato deve finire, non sono ammesse interruzioni altrimenti quel pomodoro è considerato nullo. Le interruzioni, quindi, vanno gestite o negoziate a seconda che siano interne o esterne.
Lo squillo del timer al passare dei venticinque minuti sancirà la fine del periodo di tempo a disposizione per lavorare sul compito scelto; nella colonna a fianco si potrà segnare una X, che identifica il primo “pomodoro” appena terminato.
Effettuata la prevista pausa di cinque minuti, si partirà con il successivo pomodoro, per la continuazione della prima attività. Se al termine del secondo periodo si riuscisse a completare il lavoro si annoterà una ulteriore X per indicare il nuovo pomodoro terminato e si barrerà interamente l’attività, segnalandone la chiusura definitiva.
Interruzioni Interne
La prima causa di de-focalizzazione, siamo noi stessi. Il nostro cervello fatica infatti a rimanere costantemente impegnato nell’attività in esecuzione. Spesso nascono pensieri, ricordiamo cose che sembrano impellenti, seppur apparentemente poco correlate al lavoro che stiamo svolgendo.
In questi casi tendiamo a distrarci, interrompendo ciò che stiamo facendo, sprecando tempo ed energie e riducendo drasticamente i livelli di efficienza. Spesso si tratta esclusivamente di una questione di disciplina e, fortunatamente, la tecnica ci aiuta moltissimo anche in questo.
Si parte da un concetto molto semplice: solo ciò che è misurabile e misurato, è migliorabile. Solo se prendiamo atto della frequenza con cui ci distraiamo, possiamo coscientemente lavorarci sopra e migliorare. Quindi si dovrà tenere traccia di ogni distrazione.
La prima cosa è chiedersi se la questione sia davvero urgente, se può aspettare almeno il termine dei correnti venticinque minuti. Se l’attività è urgente si potrà interrompere il pomodoro, di fatto annullandolo, e ci si dedicherà all’urgenza. In caso contrario, si porrà semplicemente un apostrofo nella casella affianco all’attività corrente.
Se l’interruzione porta con sé un’azione da svolgere la si aggiungerà in coda alle altre già esistenti.
Nell’esempio sopra riportato, durante lo svolgimento dell’attività A2 è venuto in mente di dover prenotare la sala riunioni Sunshine. Innanzitutto è stato segnato l’apostrofo nella casella corrispondente e poi aggiunta la relativa attività A6.
Nel caso la nuova attività dovesse essere svolta entro una certa data e/o un certo tempo, è possibile segnare queste informazioni nella casella a sinistra della stessa.
Interruzioni Esterne
Tra queste interruzioni rientrano una telefonata, un’email, un collega che necessita di una risposta o di un aiuto.
In queste situazioni è necessaria un’interazione con il mondo esterno. Il trucco qui sta nell’informare l’interlocutore che si è occupati e negoziare l’interruzione in un momento successivo, magari nei prossimi venticinque minuti se si tratta di una cosa molto urgente, oppure alla fine del gruppo dei quattro pomodori o, ancora, nei giorni successivi se è qualcosa che può attendere.
Se l’interruzione invece si protrarrà per più del tempo necessario alla negoziazione dell’interruzione stessa, il pomodoro sarà annullato per poi ricominciarlo daccapo quando si avrà terminato.
All’arrivo di interruzioni esterne si segnerà un trattino (-) nella cella affianco all’attività corrente e si prenderà nota della negoziazione avvenuta tra noi e il nostro interlocutore.
Nel caso si dovesse richiamare, basterà prendere un appunto su un post-it; se l’interlocutore invece ha già preannunciato la necessità che venga svolta un’azione (nell’esempio sopra “spedire il calendario delle presenze”), si segnerà l’attività nell’elenco, abbinata alla data di scadenza, e si riprenderà con il pomodoro.
Miglioramento Continuo
Può accadere che le attività da svolgere siano molto dispendiose in termini di tempo, per la complessità, la poca esperienza, la dipendenza da informazioni provenienti dall’esterno.
Una regola che aiuta a mantenere focalizzazione e motivazione a livelli alti è di fare in modo che ci sia un flusso continuo e costante tra esecuzione e conclusione delle attività.
Nel caso di un’attività molto grande prima di vederne la conclusione potrebbe passare molto, troppo tempo. In questi casi è bene scomporla in sotto-attività più piccole ma che producano comunque un risultato tangibile.
Un punto centrale è sicuramente migliorare il nostro approccio alle interruzioni e cercare di diminuirle progressivamente.
Il metodo, attraverso l’applicazione dello sforzo suddiviso in tempi ragionevolmente corti, le frequenti pause rigeneranti, l’evidenza delle interruzioni e il lavoro per diminuirle, crea uno spazio in cui disciplina e motivazione si auto-alimentano, guidando verso il raggiungimento continuo dei propri obiettivi.
Per chi fosse interessato ad un approfondimento della tecnica del pomodoro consultare il sito pomodoro technique.
*Agile Practice Leader & Coach – Inspearit Italy
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