Oggi più che mai, con l’emergenza da Coronavirus, appare evidente come la nostra sia l’era dell’”anywhere office” e della collaborazione a distanza. Un’epoca in cui abbiamo a disposizione sistemi e app indispensabili per garantire che i flussi di lavoro non conoscano alcun intoppo, a prescindere da dove siano dislocate le professionalità che devono operare su progetti comuni, e per assicurare il supporto digitale, facile ed immediato alla tracciabilità degli obiettivi misurabili e dei risultati del lavoro agile.
Queste tecnologie per la collaborazione e per l’apprendimento a distanza non possono rimanere solo lo strumento per fronteggiare l’emergenza ma devono tradursi in un’opportunità strategica di cambiamento per le aziende. Nell’attuale contesto di mercato, nel mondo iperconnesso e globalizzato, la valutazione dei benefici nell’adozione dello Smart Working e delle tecnologie digitali dovrebbe far parte della strategia di qualsiasi organizzazione che voglia aumentare flessibilità, resilienza e soprattutto vantaggio competitivo.
Più in generale, oltre all’elemento contingente ma forse determinante dell’emergenza sanitaria, i fattori tecnologici che stanno determinando questa rivoluzione del lavoro sono tra loro strettamente connessi, esaminiamoli in dettaglio.
L’Intranet che funge da punto di raccordo per tutte le attività, le risorse e le professionalità dell’azienda, svolgendo una doppia funzione: da una parte consente a notizie e aggiornamenti sulle policy di fluire dal top management e dai centri nevralgici dell’impresa verso ciascun collaboratore. Dall’altra permette ai collaboratori di accedere senza limiti di tempo e di spazio ed in piena sicurezza a tutte le informazioni e i servizi di cui possono aver bisogno per lo svolgimento delle proprie mansioni. I social business integrano l’intuitività tipica delle app del mondo consumer con funzioni di produttività e standard di sicurezza a misura di enterprise, favorendo una user experience non paragonabile alle modalità di comunicazione offerte, per esempio, dalla mail tradizionale. L’approccio multi-device ed omni-canale che contraddistingue il cosiddetto “anywhere office” presuppone la possibilità di creare, modificare e condividere documenti su qualsiasi dispositivo, e da qualsiasi canale di comunicazione (voce, testo, chat…), collaborando sia face to face che in virtuale, in real time e con un’esperienza d’uso disegnata privilegiando l’approccio “one tap to anything”. Sincronizzazione, semplicità e velocità devono quindi essere le parole d’ordine delle suite di produttività da scegliere per supportare le iniziative di Smart Working. Infine, è fondamentale integrare le soluzioni di collaboration fin qui citate con i processi aziendali e quindi rendere l’accesso agli strumenti il più intuitivo e pratico possibile, per esempio, utilizzando la mobile app aziendale come punto di accesso convergente, fornendo alle persone un ingresso alle piattaforme indipendente dal device (laptop, smartphone o tablet che sia) e progettando una user experience semplificata, omogenea e coerente.
Occorre però sempre tener presente che la tecnologia può accelerare il cambiamento nelle aziende, ma sono le persone i veri protagonisti dell’evoluzione. La Digital Transformation può quindi essere una grande opportunità per rimettere al centro delle imprese le persone e valorizzarle, in quanto asset fondamentale.
Il ruolo della collaborazione a distanza
Avaya ha recepito da tempo le istanze di coinvolgimento e di abilitazione di nuove modalità di lavoro e di collaborazione e ha infatti centrato la propria strategia proprio sull’engagement dei dipendenti, oltre a quello dei clienti. La piattaforma di Unified Communications and Collaboration di Avaya permette alle aziende di “ingaggiare” in modo più efficace i propri dipendenti – garantendo di raggiungere sempre e velocemente le persone giuste -rendendo più produttivo il lavoro in team e offrendo le soluzioni più appropriate per lo Smart Working.
Disegnare una “Employee Experience” piacevole e positiva è la chiave per rendere la tecnologia il principale acceleratore dei progetti di Lavoro Agile. Ė importante inoltre iniziare a ragionare in termini di continuità di esperienze tra il back office e il front office: la cosiddetta azienda senza confini sta diventando realtà oggi. Per ottenere questo obiettivo è indispensabile semplificare e “rendere intelligente” e omogenea l’esperienza d’uso su più canali, catturare e organizzare le informazioni in real time e proporre ai dipendenti solo ciò che è importante e rilevante. Non da ultimo i processi di business devono essere semplificati ed automatizzati, in linea con l’approccio appena descritto.
Avaya – per esempio – ha introdotto di recente Avaya Spaces, un’applicazione cloud per le riunioni e la collaborazione in team, ma anche per l’apprendimento a distanza che integra voce, video, attività, condivisione di contenuti e altro ancora in un’unica applicazione accessibile da qualsiasi dispositivo e da qualsiasi luogo. All’indomani della crisi Coronavirus, Avaya ha fornito Avaya Spaces gratuitamente a disposizione di scuole e università italiane affinché docenti e studenti possano, scaricando la relativa app da Apple Store e Google Play, iniziare a interagire e collaborare.
Avaya si pone l’obiettivo – ambizioso ma realistico – di diventare l’abilitatore di nuovi e più estesi progetti di “lavoro agile” collaborando con aziende private e amministrazioni pubbliche. In particolare, con Regione Liguria, dove lo smart working e le UCC sono una dimensione sempre più strategica per garantire la resilienza ai dipendenti di continuare a fornire servizi ai cittadini anche in situazioni di emergenza sanitaria e non solo dal crollo del ponte Morandi al Covid-19 (lo abbiamo raccontato qui) e con ALI, Autonomie locali Italiane, che, grazie all’app in cloud Avaya Spaces, mette a disposizione dei propri associati un nuovo servizio utile a semplificare l’attività e il coordinamento degli organi collegiali, indipendentemente dal luogo fisico di lavoro.
In conclusione, la collaborazione oggi più che mai costituisce il cuore dell’impresa: in questo caso prevale il lavoro in team rispetto a quello dei singoli individui, potendo lavorare da ogni luogo e in qualunque momento. Abbiamo comunque bisogno di ritrovare un nuovo spazio di collaborazione intorno a noi. Se la tecnologia è un supporto indispensabile, il cambiamento deve partire necessariamente dal tempestivo ripensamento delle organizzazioni verso nuove modalità di lavoro e di collaborazione all’interno degli eco-sistemi aziendali estesi, come pure all’interno delle istituzioni pubbliche.
