La nota spese è sempre stata un’attività lunga e noiosa, necessaria per ottenere il rimborso delle spese sostenute in trasferta, ma vissuta un po’ da tutti come una gran perdita di tempo con la caccia allo scontrino. Tuttavia, grazie alla rapida evoluzione tecnologica, negli ultimi anni la gestione della nota spese è profondamente cambiata. Prima con la compilazione self-service sulla piattaforma HR delle aziende e oggi, sempre più, con un’app direttamente sullo smartphone che rende l’operazione facile e immediata senza accumulare, e talvolta perdere, scontrini e ricevute. Smartex, in particolare, è l’app che si integra con il sistema contabile aziendale e crea un flusso unico e automatico dall’immagine scattata sullo smartphone alla sua registrazione nella corretta voce di spesa fino al controllo contabile. Ma facciamo un passo indietro.
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La prima nota spese self-service su piattaforma HR
La nota spese self-service è stata una prima evoluzione di questa attività lunga e noiosa. Gestirne in autonomia la compilazione sul sistema informatico aziendale è stato uno dei primi servizi offerti ai dipendenti dalle piattaforme di Human Capital Management (HCM), adottate negli ultimi anni dalle medie e grandi aziende. I vantaggi sono stati subito evidenti: risparmio di tempo per tutti con una sola compilazione del modulo elettronico a carico del dipendente, ovunque si trovasse e senza doversi recare in ufficio; meno errori di trascrizione in contabilità e trasmissione telematica dei giustificativi, con valore legale grazie alla normativa sulla conservazione sostituiva elettronica. La compilazione sulla piattaforma digitale aziendale fu subito un modo per mettere ordine nella gestione della nota spese dei dipendenti e facilitare i colleghi della contabilità che, a loro volta, non dovevano più registrare sul sistema scontrini e ricevute più o meno leggibili, consegnati dal dipendente insieme a un documento riepilogativo. Ma la tecnologia ha fatto passi da gigante e oggi, con un’app, la gestione della nota spese è ancora più facile, immediata e sicura.
Oggi ci pensa un’app direttamente sul telefono
Oggi con un’app sul proprio smartphone la compilazione della nota spese è ancora più facile, veloce e immediata, gestibile via via che si effettuano le spese in trasferta e senza rimandarla all’ultimo. «Abbiamo notato che la sua facilità d’uso sta cambiando le abitudini del personale aziendale. L’immediatezza di un click sul telefono aiuta ad archiviare in tempo reale gli scontrini e a togliersi subito il pensiero», racconta Antonio Vismara, amministratore delegato di Doxinet, la società che ha sviluppato e distribuisce l’app per le note spese Smartex.
Grazie a tecnologie avanzate di Mobile Data Capture integrate a Smartex, infatti, basta una foto scattata dal telefono per catturare l’immagine in alta risoluzione e archiviarla in modo immodificabile e inalterabile, quindi trasmissibile in automatico al sistema contabile aziendale, facilmente controllabile e utilizzabile con valore legale per la conservazione sostitutiva dei documenti in formato elettronico. Oltre a questo flusso automatico, Smartex è studiata per offrire la massima flessibilità in base alle esigenze di gestione delle note spese di ciascuna azienda ed è facilmente integrabile ai sistemi informatici aziendali. «L’app è stata disegnata fin dall’inizio perché fosse configurabile centralmente in base ai regolamenti interni di ciascuna organizzazione che, oltre alle norme di legge, sono molto variabili da realtà a realtà e non sempre chiari per i dipendenti», precisa Vismara. Così ora, grazie alla configurazione centralizzata dei relativi trattamenti fiscali in base alle norme di legge e ai tetti di rimborso previsti dai regolamenti aziendali, si riduce la possibilità di discrezionalità, confusione e incomprensioni. Ogni costo sostenuto in trasferta viene infatti assegnato in automatico alla corretta categoria di spesa (grazie alla spunta del dipendente su vitto, alloggio, trasporto ecc.), categoria già impostata secondo i conteggi corrispondenti per il rimborso.
Cosa resta da fare al dipendente?
Grazie alla configurazione centralizzata e agli automatismi previsti, il dipendente che compila la nota spese con l’app Smartex ha da fare solo due cose: scattare la foto del giustificativo di spesa e compilare il modulo associato, indicando la data e spuntando la voce di spesa corrispondente. Il documento viene così inserito in automatico nel sistema contabile aziendale, previa approvazione del responsabile diretto del dipendente il quale, a sua volta, riceve in automatico la registrazione della nota spese. «La prossima evoluzione dei sistemi di riconoscimento visivo, associati alla diffusione degli scontrini elettronici, sarà quella di catturare in automatico tutte le informazioni necessarie senza far intervenire il collaboratore, anche se già ora gli è solo richiesta la data e una spunta. Ma via via ogni giustificativo di spesa sarà facilmente categorizzabile in automatico solo con un click dallo smartphone», assicura Vismara. Un nuovo modo di concepire la nota spese che, già ora, libera risorse impiegabili in attività più produttive sia per chi compila, sia per chi controlla. Si stima che la compilazione tradizionale richieda dalle due alle otto ore pro capite mensili. Gli effetti positivi si riscontrano anche sul clima aziendale: meno confusione ed errori nella compilazione e trascrizione; meno incomprensioni tra colleghi e un aumento generale della produttività, con tempo liberato per attività a maggiore valore aggiunto.
