Il rientro al lavoro in sede in questa nuova fase di gestione dell’emergenza Covid-19 si traduce per un numero crescente di aziende nell’adozione di sistemi di desk booking. Con la prenotazione della scrivania le organizzazioni riescono a rispettare le norme sul distanziamento tra persone e a garantire la sicurezza dei dipendenti. Niente di nuovo per Durante: il system integrator italiano specialista dello Smart Workplace da sempre integra soluzioni per la gestione facile e intelligente degli spazi. Ma la pandemia ha cambiato le esigenze delle aziende e manager e dipendenti sono chiamati ad adottare una nuova cultura dello “stare in ufficio”.
Ne abbiamo parlato con Alberto Romano, Digital Solutions Manager di Durante.
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Il Covid “ribalta” la gestione degli spazi
“Già da anni Durante offre ai suoi clienti Space Booking, un sistema avanzato per la prenotazione, gestione e controllo di desk, sale e dispositivi. Ma l’esigenza pre-Covid era di ottimizzare gli spazi e contenere i costi in aziende con sedi estese, distribuite su più piani, evitando di lasciare scrivanie vuote, visto che non tutti i dipendenti si trovavano contemporaneamente in ufficio (pensiamo ai team commerciali e ai reparti tecnici)”, spiega Romano. “Il Covid ha ribaltato le necessità: adesso serve creare gli spazi vuoti per assicurarsi che in sede non si trovino in contemporanea più di un numero predefinito di persone”.
Ingresso veloce grazie all’IoT
Durante Space Booking è soluzione semplice e immediata per la prenotazione delle sale riunioni: “L’obiettivo primario è rendere estremamente semplice la user experience del cliente”, evidenzia Romano. “Con questa stessa filosofia abbiamo esteso le funzionalità del prodotto alla prenotazione delle scrivanie. Ed è tutto su app mobile, gestibile dallo smartphone personale”.
La app di Durante mostra la mappa dell’ufficio e evidenzia le scrivanie disponibili. L’utente sceglie il giorno e l’orario in cui occuperà il desk. All’arrivo in sede, l’ingresso è automatico perché basato sull’IoT, ovvero sull’utilizzo di sensori Bluetooth ai quali l’utente prenotato avvicina lo smartphone per essere riconosciuto, in modo simile a quando si effettua un pagamento via mobile. I dati sull’occupazione delle scrivanie ovviamente compaiono non solo ai dipendenti e collaboratori, ma anche al management, che può così monitorare le presenze. “È un modo agile per adeguarsi ai parametri stabiliti e modificarli in tempo reale se cambiano le regole. Un aiuto alla compliance e una riduzione dei rischi”, osserva Romano.
Non solo tecnologia: serve il change management
Ma qual è l’impatto dell’utilizzo delle applicazioni di prenotazione del desk per aziende e utenti? Non ci mancherà la nostra scrivania “personalizzata?” “Per le funzioni organizzative e dirigenziali Durante Space Booking è un valido aiuto: il prodotto si configura in modo da semplificare attività e controlli per l’AD, l’HR e altre funzioni”, risponde Romano. “Per l’utente finale può dipendere dalla fascia d’età: la generazione Z e i Millennials hanno più probabilità di accogliere queste soluzioni perché abituati a usare molte app e perché vedono la parte ludica o di gaming del sistema. Certo, la scrivania propria, personalizzata, non c’è più, ma i cambiamenti richiedono una nuova mentalità e qui entra in gioco un serio lavoro di change management in azienda”.
In generale tutti i nuovi strumenti tecnologici al lavoro rappresentano un cambiamento da affrontare a livello culturale. Per questo Durante supporta le aziende con una consulenza che aiuta a scegliere la soluzione più idonea per la gestione degli spazi e a definire le regole. “Con la nostra soluzione è possibile anche permettere a una persona di prenotarsi sempre la stessa scrivania”, evidenzia Romano. “È particolarmente utile per i lavoratori che hanno bisogno del desktop”.
Oltre il Covid, dal booking al planning
E una volta finita l’emergenza Covid? “Space Booking non è solo un prodotto per la contingenza”, sottolinea Romano. “Oggi le aziende hanno specifiche richieste legate alla gestione dell’emergenza sanitaria e noi offriamo uno strumento self-service (sia per l’accesso ai desk che alle sale riunioni) facile e intuitivo. Da maggio Space Booking ha registrato un boom di adozioni; le prestazioni erano già positive, ma la situazione creata dal Covid ha messo in moto una crescita esplosiva del sistema, che a fine anno prevediamo sarà a doppia cifra, perché risolve un problema immediato. Anche le prospettive per il prossimo futuro sono ottime perché ci sono ancora tante aziende da coprire: molte hanno rinviato il rientro in sede a gennaio 2021”.
Contemporaneamente Space Booking evolve per integrare nuovi strumenti di gestione, guardando oltre l’emergenza Covid. “Alcune aziende ci chiedono di poter gestire le prenotazioni delle scrivanie tramite i manager e non l’utente, facilitando la vita ai dipendenti”, osserva Romano. “Oppure vogliono fare il planning delle attività con gli strumenti di booking, aiutando il back office e le funzioni organizzative. Lo spazio per crescere è davvero tanto”.
