Il lavoratori da remoto hanno superato i 5 milioni e nel New Normal, quando l’emergenza sarà finita, ci si aspetta arriveranno a toccare quota 5milioni e 350mila. Durante la fase più acuta dell’emergenza il remote working ha coinvolto il 97% delle grandi imprese, il 94% delle pubbliche amministrazioni italiane e il 58% delle PMI, per un totale di 6,58 milioni di lavoratori agili, circa un terzo dei lavoratori dipendenti italiani, oltre dieci volte più dei 570mila censiti nel 2019. Il maggior numero di smart worker lavora nelle grandi imprese, 2,11 milioni, 1,13 milioni nelle PMI, 1,5 milioni nelle microimprese sotto i dieci addetti e infine 1,85 milioni di lavoratori agili nelle PA. A metterlo in evidenza la ricerca 2020 dell’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano. Tantissimi lavoratori hanno, quindi, scoperto un modo diverso di comunicare, collaborare e lavorare, che non richiede di essere necessariamente in un determinato luogo a una specifica ora.
«Da alcuni mesi le aziende stanno vivendo un periodo di transizione piuttosto faticoso e difficile in termini di riorganizzazione del lavoro. Un periodo di forte sperimentazione, che sta portando a scoprire nuovi modi per essere produttivi», ha sottolineato Fiorella Crespi, Direttore dell’Osservatorio, in occasione della presentazione dei risultati della ricerca. «Combinare le esigenze di rientro delle persone in sede, garantendo soddisfacenti livelli di produttività e rispettando le misure legate al distanziamento sociale: è questa la sfida che si sono trovare ad affrontare le organizzazioni. Regole, spazi e modalità di accesso sono stati rivisti alla luce dei cambiamenti imposti dall’emergenza sanitaria».
Dopo la fase lockdown, dal 4 maggio nelle organizzazioni è partito un processo di adattamento per garantire una ripresa delle attività lavorative in convivenza con il virus, prevedendo il rientro graduale delle persone in sede, già a partire da maggio e giugno. L’88% delle grandi imprese e l’86% delle PA ha definito un piano di rientro delle persone, che scagliona gli ingressi e definisce nuovi orari di accesso alla postazione, e rispettivamente il 72% e il 46% ha dato la possibilità di lavorare da remoto senza limiti di giornate.
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Perché le aziende hanno fatto rientrare i dipendenti in sede?
Come ha messo in luce la ricerca 2020 dell’Osservatorio Smart Working, le motivazioni che hanno spinto le grandi imprese e le PA a prevedere il rientro in sede dei dipendenti sono differenti. Nelle grandi imprese domina la volontà di ricostruire quel senso di appartenenza e di legame delle persone con l’organizzazione che soprattutto nel primo periodo di lockdown era un po’ venuto meno, perché i dipendenti si sentivano distanti dalla propria realtà lavorativa, nonostante la nascita di varie iniziative volte a rafforzare i legami all’interno dei team di lavoro. Non solo: il rientro è anche un’occasione per incentivare la socializzazione fra le persone, lo scambio informale di idee, momenti di confronto, e la collaborazione.
Guardando, invece, alle motivazioni delle Pubbliche Amministrazioni, sono più legate all’operatività e al portare avanti le attività: il 35% ha infatti dichiarato che il rientro in sede è stato caldeggiato per favorire la comunicazione interfunzionale e migliorare la produttività. Nel caso della PA ha sicuramente influito il basso livello di dematerializzazione e digitalizzazione di alcuni processi che ancora per essere gestiti richiedono la presenza fisica del personale.
Le nuove strategie delle organizzazioni: dalla rivisitazione degli spazi alle nuove policy
«In questa fase di passaggio, per poter garantire un rientro in sicurezza in azienda sono nate molte iniziative attorno al concetto di spazio fisico e sono state riviste le policy interne di utilizzo degli ambienti – ha ribadito Crespi al convegno dell’Osservatorio Smart Working 2020 -. Le normative stringenti legate al distanziamento hanno messo in crisi le organizzazioni, che hanno dovuto capire come organizzare i loro spazi e il loro utilizzo per essere compliant e tutelare la salute dei dipendenti». Da questo punto di vista grandi aziende e pubbliche amministrazioni si sono comportate in modo analogo: sono state definite delle linee guida sull’utilizzo degli ambienti interni, anche in termini di numerosità di persone che potevano accedere, sono state previste delle modalità di prenotazione anche delle postazioni, inserite segnaletiche per orientare i flussi e promossi comportamenti sicuri.
Nonostante tutte le criticità e le complessità, dovute anche al contesto emergenziale, il periodo che stanno vivendo le organizzazioni del nostro Paese è, come si diceva in apertura, l’occasione per sperimentare sul campo nuovi modi di lavorare. Non si tratta solo di cambiamenti di processi, luoghi e tempi del lavoro: a cambiare sono anche le esigenze e le aspettative dei lavoratori.
«Se finora le organizzazioni hanno risposto bene alle urgenze dettate dall’emergenza – ha ribadito Alessandra Gangai, Senior Researcher dell’Osservatorio – adesso è necessario però provare ad alzare un po’ lo sguardo e cominciare a proiettarsi sul futuro del lavoro, cercando di cogliere l’eredità dell’esperienza vissuta in questi mesi, andando verso un modello di Smart Working sostenibile nel futuro. Il ruolo dell’ufficio rimarrà centrale, ma cambieranno le attività che vi si svolgeranno, perché ora più che mai c’è la percezione che operare dalla sede non è l’unica opzione per lavorare, ma è una delle possibilità».
Per cominciare a delineare un quadro del New Normal, la ricerca 2020 dell’Osservatorio Smart Working ha individuato quali saranno le attività che le organizzazioni svolgeranno prevalentemente in sede: il 68% delle grandi imprese privilegerà le attività di socializzazione con i colleghi, il 58% gli incontri con clienti, fornitori o persone esterne all’organizzazione, il 44% le attività legate al recruiting e all’inserimento dei nuovi nuovi assunti, il 43% le attività di collaborazione o meeting del management più strategici e il 32% le attività di formazione.
«Si delinea quindi un nuovo ruolo della sede come catalizzatore delle relazioni per costruire legami sociali, fare networking, socializzare. Un luogo anche dove si rafforza l’identità del dipendenti e in cui si condividono i valori, anche con i nuovi arrivati», ha continuato Gangai.
Ecco perché le organizzazioni nel New Normal si troveranno a dover ragionare anche sugli spazi: il 51% delle grandi imprese attiverà delle iniziative di riprogettazione, in particolare il 29% punterà ad avere ambienti diversi in grado di rispondere alle diverse esigenze delle persone, il 38% invece non interverrà in modo strutturale sulle sedi di lavoro ma definirà nuove regole di utilizzo degli spazi, che saranno gestiti con un nuovo approccio.
Per garantire più flessibilità ai dipendenti, le organizzazioni dovranno anche rivedere le loro policy organizzative. In particolare il 70% delle grandi imprese e il 47% delle PA aumenteranno il numero di giornate di lavoro da remoto, da una giornata di lavoro nelle grandi imprese si passa a quasi tre giornate di lavoro da remoto e nella PA da meno di un giorno si arriverà a un giorno e mezzo. A cambiare saranno anche il numero di persone che avrà accesso ai progetti di Smart Working strutturati (per il 65% delle grandi imprese e il 72% delle PA), i profili e la tipologia di persone coinvolte, il sistema di monitoraggio delle attività svolte da remoto, i requisiti per accedere a un progetto di Smart Working, e l’orario di lavoro.
Dai dati raccolti dalla ricerca 2020 dell’Osservatorio Smart Working è quindi lecito aspettarsi una crescita del numero di Smart Worker: «Dalle nostre stime prevediamo un aumento del 5% che, quando l’emergenza sarà finita, porterà il numero dei lavoratori in Smart Working a quota 5milioni e 350mila: un milione e mezzo circa nella Pubblica Amministrazione, un milione e 230mila nelle micro imprese, 920mila nelle piccole e medie imprese e un milione e 700mila nelle grandi imprese», ha ribadito Gangai.
Un cambiamento a portata di tutti
Come ha sottolineato Mariano Corso, Responsabile Scientifico dell’Osservatorio, guardando al futuro occorre coinvolgere nel cambiamento ancora più persone, «per essere giusto e profondo deve essere per tutti».
E qui la tecnologia, ma anche l’innovazione organizzativa, possono fare tantissimo: «Abbiamo capito che a cambiare devono essere le organizzazioni, bisogna ripensare i modelli di leadership, il modo di fare management perché bisogna in questo nuovo modello anche imparare a prendersi cura delle persone, a guidarle nella trasformazione e nell’engagement con una maturità nuova e diversa – ha ribadito Corso -. È una sfida davvero entusiasmante, ma non è affatto scontata: saranno i prossimi mesi a fare la differenza. Abbiamo davanti un periodo di sperimentazione e di innovazione, in cui si definiranno nuovi equilibri competitivi tra aziende e territori. Abbiamo davanti non solo un cambiamento organizzativo, ma molto di più: potrà cambiare il nostro modo di vivere, il sistema sociale ed economico. Da una parte abbiamo quindi una sfida organizzativa, che in questo momento va vista in un’ ottica “strabica”: dobbiamo guardare all’oggi per dare delle risposte immediate alle esigenze che le persone stanno mettendo in luce, ma non dobbiamo mai dimenticare che quello che facciamo adesso determinerà il modo di lavorare nel futuro. Dall’altro c’è la sfida a livello personale: tutti noi dobbiamo metterci in gioco per continuare ad acquisire nuove competenze ma anche per sviluppare comportamenti organizzativi e stili di leadership nuovi che ci consentano non solo di tutelare l’organizzazione oggi ma di cambiare anche noi stessi per il futuro. Infine, c’è la sfida sociale: quelli che stiamo vivendo sono cambiamenti che dobbiamo comprendere e accompagnare perché lo status quo che stiamo abbandonando non era sostenibile, non dobbiamo accontentarci di tornare a dove ci trovavamo, ma andare ore e cogliere a pieno tutte le potenzialità dello Smart Working», ha concluso Corso.
