Collaboration e Smart Working non sono ancora un binomio scontato. La pandemia ha imposto un lavoro da casa che non coincide esattamente con il nuovo paradigma del lavoro agile. Il percorso è però avviato ed è l’occasione per tutte le imprese – anche le PMI – per ottenere, da un lato, maggiore efficienza e produttività e, dall’altro, potenziare il benessere dei dipendenti. Il tema è stato al centro del webinar “Collaboration e Smart working nel 2021: come rispondere alle esigenze di aziende e dipendenti” organizzato da Digital4 con la collaborazione di Zerouno Informatica e Microsoft, a cui ha partecipato anche l’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano e Saef.
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Collaboration e Smart Working: i pilastri
L’approccio allo Smart Working è strategico: i principi fondanti sono Collaboration e comunicazione (interna ed esterna), empowerment delle persone, flessibilità del lavoro, valorizzazione dei talenti, riorganizzazione di policy e processi e leadership innovativa.
Lo Smart Working è un «nuovo approccio al mondo del lavoro, una filosofia manageriale, che si basa sulla restituzione alle persone (i lavoratori) di autonomia e flessibilità nella scelta di spazi, orari e strumenti da utilizzare per lavorare», ha evidenziato Fiorella Crespi, direttrice dell’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano. Ciò deve avvenire a fronte di una «maggiore responsabilizzazione sui risultati»: questo richiede soprattutto un cambiamento di cultura e di organizzazione del lavoro.
Il nuovo modello esige dalle aziende precise policy, una modifica dei comportamenti e degli stili di leadership, cura del comfort delle persone che usano gli spazi in ufficio, tecnologie digitali e messa in sicurezza di dispositivi e dati.
«Durante l’emergenza non abbiamo pienamente colto i principi base della Collaboration e dello Smart Working, quello che è stato portato avanti è un modello in cui si lavora da casa con gli stessi orari dell’ufficio e senza l’approccio per obiettivi e risultati», ha affermato Crespi. «L’esperienza è stata però fondamentale perché ci ha fatto scoprire un modo nuovo di lavorare ed è da qui che dobbiamo partire per costruire il vero Smart Working».
La pandemia ha determinato, infatti, un’accelerazione netta della diffusione di uno Smart Working emergenziale tra le grandi imprese e un’adozione significativa tra PMI e PA. Tutte le organizzazioni hanno osservato i vantaggi del ripensamento dei processi e dell’uso dei nuovi strumenti digitali. Adesso bisogna continuare a sperimentare e innovare, e a trovare il modo di risolvere le criticità emerse, come la difficoltà di gestire il work-life balance e la carenza di competenze digitali.
Collaboration e Smart Working: alleati anche per le PMI
Nel 2020 tre aziende su quattro sono diventate flessibili, facendo perno sugli strumenti di lavoro digitali e fisici (secondo il concetto del phigital), svela un’indagine di Microsoft. «Il binomio Collaboration e Smart Working continuerà ad affermarsi: il 66% dei dipendenti farà lavoro smart almeno un giorno a settimana anche dopo la pandemia», ha dichiarato Marilena Lorubbio, Territory Channel Manager di Microsoft Italia.
«Le aziende si sono rese conto dei vantaggi, tra cui l’aumento della produttività che scaturisce da una migliore collaborazione abilitata dalla tecnologia».
Ci sono, naturalmente, alcune sfide da superare e, in generale, nuove esigenze da soddisfare. «Bisogna incentivare l’engagement, la creatività e la capacità di innovazione, in accompagnamento all’implementazione degli strumenti tecnologici, incrementando il focus sulla dimensione umana e sulle persone. La collaborazione tra persone dislocate geograficamente su più sedi ha bisogno di essere un modo produttivo ma anche naturale di lavorare. E questo, nella vision di Microsoft, si può fare grazie alle potenzialità del cloud», ha proseguito Lorubbio.
Ma c’è ancora un altro tassello da aggiungere. Lavorare da remoto significa anche proteggere reti e asset dati aziendali, nonché verificare le identità e gli accessi. «Le PMI non devono abbassare la guardia sulla sicurezza», ha sottolineato Lorubbio. «Per questo Microsoft offre soluzioni avanzate di livello enterprise pensate a misura delle PMI per proteggere device, identità e dati».
Lo strumento di Microsoft per il lavoro agile è, ovviamente, Teams, «un hub unico dedicato a comunicazione, condivisione, Collaboration e Smart Working», ha concluso Lorubbio. «Teams, infatti, non è solo una piattaforma di chat e videoconferenze: è una piattaforma ricca e avanzata che ha la prerogativa di cambiare veramente, e in meglio, il modo di lavorare delle persone. Pensiamo alle tante app per il lavoro digitale con un feel naturale e all’integrazione della telefonia e del centralino aziendale. Uno strumento alla portata anche delle PMI».
Smart Working evoluto: l’integrazione della parte voce
E conosce bene quali sono le esigenze delle piccole e medie imprese Zerouno Informatica, l’azienda Gold Microsoft partner che affianca i clienti nei progetti di trasformazione digitale, che prevedono l’adozione del modern workplace, del cloud di Azure, di Teams e l’integrazione della comunicazione telefonica e del centralino.
«Siamo da sempre vicini alle PMI e le accompagniamo nelle tappe del loro percorso verso uno Smart Working più evoluto», ha sottolineato l’Executive Vice President di Zerouno Informatica, Giancarlo Gervasoni. «La parte voce è una degli elementi più importanti nell’integrazione delle funzionalità di Teams: raggiungere la controparte tramite la piattaforma di produttività di Microsoft è molto più semplice e diretto».
Su Teams, infatti, con la stessa facilità con cui si effettua una riunione video, si può telefonare o si possono automaticamente aggiungere persone dalla linea telefonica fissa o mobile durante una web conference. Si possono importare dentro Teams tutti i numeri di telefono e, ovviamente, il centralino, che va in cloud con un unico numero di telefono raggiungibile da molteplici device.
«La telefonia integrata e spostata sul cloud ha una grande potenzialità: ottimizza la Collaboration integrando in Microsoft Teams le funzionalità della telefonia tradizionale, rendendolo un ecosistema di comunicazione aziendale unificato che permette di lavorare con chiunque e di raggiungere chiunque, che sia su Teams o no, passando dal centralino integrato».
Il progetto di Saef
Saef, azienda bresciana che da 25 anni si occupa di finanza agevolata, formazione, sicurezza e ambiente, ha raccontato il progetto di Collaboration e Smart Working, avviato già a metà del 2020 e ancora in corso, portato avanti proprio con Zerouno Informatica, con cui collabora dal 2017. «L’obiettivo iniziale – ha sottolineato Enrico Prata, Direttore Generale di Saef – era migliorare la comunicazione interna e verso l’esterno, con particolare attenzione alla gestione delle email. Per risolvere questa esigenza abbiamo cercato di trovare uno strumento che prendesse spunto da quelli che usiamo quotidianamente nella nostra vita privata, ed è così che siamo arrivati a Teams. Una volta entrati nel mondo Microsoft abbiamo continuato ad ampliare il progetto, con un orizzonte di lungo periodo, che ha previsto cinque step».
Con il supporto di Zerouno Informatica è stata disegnata una roadmap, che ha previsto in prima battuta la scelta degli strumenti tecnologici e degli applicativi, andando oltre la semplice adozione di Teams: «Abbiamo ‘scoperto’ che dietro c’era un mondo molto più ampio da cui potevamo attingere, quello di Microsoft 365, che ci permetteva di comunicare in modo più efficace con il nostro parco clienti, ampio e variegato. In corsa abbiamo realizzato che potevamo ottenere anche livelli di collaborazione migliori, grazie al collegamento diretto che c’è tra Teams e l’archiviazione dei documenti in cloud con Share Point. Sono seguiti l’adeguamento della dotazione hardware, la riorganizzazione dei processi interni e la formazione del personale interno».
Il risultato più evidente del percorso di trasformazione intrapreso da Saef è che, con il primo lockdown, è stato possibile garantire in tempi record la continuità operativa, permettendo ai dipendenti di lavorare da remoto, grazie agli strumenti di Collaboration. Ora Saef sta concludendo la fase di ottimizzazione dell’archiviazione documentale, mentre per il 2021 è prevista un’evoluzione che riguarda l’elemento voce e l’integrazione del centralino gestito con Teams. «Viaggiamo a un ritmo di 200 telefonate al giorno e vogliamo essere ancora più efficienti nella relazione con i clienti», ha concluso Prata.
