Dare la possibilità a tutte le persone all’interno di un’organizzazione di esprimere al meglio il loro potenziale, aiutandole a crescere attraverso nuove esperienze. È questo il cuore di Viva, l’employee experience platform (EXP) lanciata recentemente da Microsoft, che integra gli strumenti per il coinvolgimento, l’apprendimento, il benessere e la condivisione del know-how dei dipendenti direttamente all’interno del flusso di lavoro.
A raccontarci le potenzialità dell’ultimo nato del colosso di Redmond è Luba Manolova, Director Business Group Lead di Microsoft Italia.
«Microsoft Viva è l’espressione evoluta della mission che portiamo avanti da sempre: “Empower people to achieve more”, ovvero consentire alle persone di ottenere di più – ha sottolineato la Manager -. La tecnologia ha l’arduo compito di arricchire l’esperienza nel fisico e semplificare allo stesso tempo, deve aiutare a essere sempre più efficienti ed efficaci, ma anche a proteggere il tempo libero e a gestire il bilanciamento tra vita professionale e privata: deve essere un valido alleato per guidare nella gestione della giornata lavorativa. Ci dà gli strumenti per renderci protagonisti e decidere quanto tempo dedicare ai meeting, alle attività produttive, ai focus time, ai brainstorming. Ecco perché con Viva ancora una volta abbiamo messo al centro la persona e le abbiamo costruito intorno un ecosistema di esperienze. La nuova piattaforma è nata per far sentire tutti i dipendenti che lavorano in azienda più connessi, supportarli nel gestire al meglio il loro tempo – riducendo i livelli di stress e il rischio burnout -, consentire loro di trovare in un modo più immediato le informazioni di cui hanno bisogno e accedere ai percorsi di formazione pensati ad hoc».
Le persone al centro sì, ma c’è anche un risvolto per le aziende: «Il mondo del lavoro sta diventando sempre più phygital, e questo ha comportato una crescita della complessità per le organizzazioni che si trovano a dover fare i conti con diversi servizi, tecnologie, infrastrutture – ci ha raccontato Manolova -. Si tratta di un mercato ancora estremamente frammentato: gli analisti stimano che la spesa annuale delle aziende a livello globale per il nuovo business delle Employee Experience Platform sia pari a 300 miliardi di dollari. Con Viva abbiamo semplificato e razionalizzato questa complessità integrando i suoi moduli all’interno del flusso di lavoro, sfruttando tutte le funzionalità e le capabilities dei nostri strumenti per la produttività e la collaborazione di Microsoft 365 e Microsoft Teams. Tutto in un ambiente protetto dal punto di vista della sicurezza e della privacy».
Indice degli argomenti
Microsoft Viva: una piattaforma pensata per la crescita e l’engagement dei dipendenti
«Nel progettare Viva, Microsoft si è concentrata sulle dimensioni che definiscono una “great employee experience”», ha sottolineato Manolova. «In un mondo del lavoro in cui i confini tra fisico e digitale sono sempre più labili ci sono diversi elementi da prendere in considerazione per qualificare una migliore esperienza per i collaboratori. Innanzitutto, c’è l’empowerment, che richiede una dotazione idonea di strumenti di lavoro che mettano le persone nella condizione di lavorare meglio, oltre a prendere le decisioni corrette. Poi c’è la crescita personale, che richiede un investimento sulle competenze, prevendendo percorsi di reskilling e upskilling, con ricadute importanti anche sull’employability, senza tralasciare la spinta all’apprendimento, anche in ottica di aggiornamento continuo. Se poi si guarda alla dimensione più propriamente legata all’organizzazione non si possono dimenticare l’engagement, e quindi il sentirsi parte di un purpose e della cultura aziendale, e il networking, che deve salvaguardare anche la qualità delle relazioni interne ed esterne all’azienda. Infine, ma non per importanza, c’è il wellbeing, il benessere: oggi più che mai è fondamentale riuscire ad armonizzare la produttività e l’efficacia sul lavoro con una buona qualità della vita».
Quindi, in estrema sintesi, per Microsoft una Employee Experience Platform è un sistema di esperienze che aiuta le organizzazioni a creare “una cultura aziendale florida con dipendenti motivati e leader illuminati”. E lo fa insistendo su sette dimensioni: comunicazione (annunci, news ed eventi); risorse aziendali (portale e app per accedere alle policy aziendali e ai tool); Insight (analisi, survey, feedback); conoscenza (condivisione di documenti, studi degli esperti e informazioni sui progetti); communities (diversity e inclusione; gruppi di interesse e coesione dei team); benessere (fisico, mentale, emozionale e finanziario); crescita e sviluppo (learning e coaching, recruiting, on-boarding, gestione dei talenti e sviluppo delle performance).
Come ha ribadito Manolova, «si tratta di uno strumento che concilia e riunisce esperienze inclusive che mettono tutti i collaboratori nella condizione di lavorare insieme attraverso un’unica piattaforma accessibile che permette di usufruire delle diverse funzionalità in modo semplice ed intuitivo».
Viva è stata pensata proprio in quest’ottica e oggi punta a potenziare quattro aspetti: culture & communication, productivity & wellbeing, knowledge & expertise, skilling & growth. Da qui la nascita dei primi quattro moduli: Viva Connections, Viva Insights, Viva Learning, Viva Topics.
Connections, Insights, Learning, Topics: i 4 moduli di Microsoft Viva
Per capire meglio di cosa si tratta è opportuno entrare nel merito dei singoli moduli della piattaforma.
Viva Connections
Questo modulo fornisce un accesso personalizzato al digital workplace. In questo spazio i dipendenti trovano le comunicazioni interne e le risorse aziendali, come policy e benefit. Possono anche accedere direttamente alla loro busta paga, inserire le ferie, compilare le survey, inserire dei to do, accedere all’area learning e all’area benessere. «Connections è stato sviluppato per favorire l’engagement dei dipendenti e rendere tutti partecipi di quello che succede in azienda da qualsiasi device – ha ribadito Manolova -. Secondo il Work Trend Index 2021 di Microsoft più dell’80% delle persone predilige modelli di lavoro phygital, ma durante la pandemia le persone hanno tuttavia avvertito la mancanza dei momenti di interazione con i colleghi. È proprio questo l’aspetto che vogliamo potenziare con questo modulo, che dà anche la possibilità di interagire nei flussi delle notizie e chattare in gruppi di interesse».
Viva Insights
Questo modulo offre ai dipendenti, ai manager e ai leader una serie di informazioni personalizzate che aiutano a contribuire alla crescita delle persone all’interno delle organizzazioni e a salvaguardare il loro benessere.
Come ha sottolineato la Manager di Microsoft, «l’85% delle persone ritiene che il suo benessere sia stato impattato in modo significativo dalla crisi e il 56% che il carico di lavoro sia aumentato in modo considerevole (fonte: Harvard Business Review). Viva Insights è stata pensata proprio per tutelare anche l’aspetto del wellbeing. Permette, infatti, di fissare dei momenti di focus time o di coaching con un manager, di organizzare il proprio tempo per investire anche sulle competenze, ritagliarsi dei momenti di concentrazione e mindfulness con Headspace (con cui Microsoft sta collaborando da alcuni mesi, ndr.) con l’obiettivo di ridurre i livelli di stress. C’è poi la funzione ‘virtual commute’, che permette di prevedere un rito di uscita dalla giornata lavorativa, secondo quanto auspicano diversi studi neuroscientifici. Quello che stiamo facendo è mutuare anche nello spazio digitale alcune delle esperienze tipiche del mondo fisico, che aiutano le persone a scandire nel modo più corretto le giornate di lavoro».
Oltre alla vista personale di ciascun dipendente, in Viva Insights i manager e i leader possono vedere i trend a livello di squadra e di organizzazione, così come i suggerimenti per bilanciare meglio la produttività e il benessere delle persone che gestiscono.
«Gli approfondimenti sono generati a partire da dati aggregati e anonimizzati per garantire la privacy – ha ribadito Manolova -. Ecco perché questa vista è disponibile solo per i manager che gestiscono gruppi di lavoro composti da più di 10 persone. Nell’ottica di team e organizzazione, Viva Insights permette di portare avanti dei ‘recommendation plan’, che permettono di definire una serie di azioni per migliorare il livello di benessere di ciascun dipendente. Nella dashboard a disposizione del leader è possibile avere anche una vista sul ‘sentiment’ delle persone dal punto di vista del wellbeing, grazie per esempio all’integrazione con alcuni strumenti di survey. In pratica, Viva Insights sistematizza le informazioni aggregate estratte da tutte le app integrate, e può anche attingere ai dati di strumenti di terze parti come Zoom, Workday e SAP SuccessFactors».
Inoltre, una nuova dashboard consente alle aziende di combinare il feedback dei dipendenti dalla piattaforma Glint di LinkedIn con i dati sulla collaborazione di Viva Insights, permettendo ai leader di individuare con maggiore precisione le difficoltà dei team, modificare proattivamente le regole di lavoro, e misurare l’impatto di questi cambiamenti nel tempo.
Viva Learning
Integrato anche questo nel flusso di lavoro, accessibile da Teams, il modulo Learning è pensato per permettere alle persone di vedere tutti i corsi a cui devono partecipare obbligatoriamente e quelli che sono raccomandati da altri colleghi o manager, nonché suggerire dei percorsi di particolare interesse o per potenziare le skill. Inoltre, i manager possono anche in modo semplice assegnare dei corsi e vedere i progressi che stanno facendo le persone, proponendo anche delle azioni. «Questo modulo permette di accedere a tutte le risorse di apprendimento disponibili in un’organizzazione da un unico luogo, compresi i contenuti di LinkedIn Learning, Microsoft Learn, e app di fornitori di terze parti tra cui Skillsoft, Coursera, Pluralsight ed edX, oltre al portfolio di contenuti dell’azienda. Ricordiamoci, infatti che Viva si basa su Teams, che è una piattaforma aperta che permette di integrare diverse applicazioni di terze parti: nel caso specifico di questo modulo facciamo riferimento anche ad alcuni Learning Management System, tra cui quelli di Cornerstone OnDemand, Saba e SAP SuccessFactors».
Viva Topics
«Ogni giorno spendiamo almeno un’ora del nostro tempo per trovare le persone e le informazioni all’interno delle organizzazioni. In totale si parla di circa sette settimane l’anno (Spiceworks/Ziff Davis survey). È un tempo “sciupato” che potremmo impiegare in altro modo – ha sottolineato Manolova -. È anche in virtù di questa considerazione che è stato sviluppato il modulo Viva Topics, che permette di entrare in possesso di nuove conoscenze e aiuta le persone a raggiungere gli esperti di tutta l’organizzazione».
Utilizzando l’intelligenza artificiale per catalogare i dati presenti in Microsoft 365 e sfruttando la capacità di integrare informazioni provenienti dai servizi di terze parti come ServiceNow e Salesforce, Viva Topics mostra automaticamente schede di approfondimento su specifici argomenti, all’interno delle conversazioni e dei documenti di Microsoft 365 e Teams.
«È una logica simile a quella di Wikipedia: cliccando sopra un termine che vogliamo approfondire si apre una scheda che fornisce una descrizione e mostra i documenti correlati all’argomento, le conversazioni, i video e le persone più ferrate sul tema. In questo modo si mette a fattor comune il patrimonio delle conoscenze dell’azienda. Pensiamo alle enormi potenzialità che ha questo strumento per chi, ad esempio, entra in azienda o chi comincia a lavorare su un nuovo progetto», ha concluso Manolova.
