L’ufficio si sta trasformando in un ambiente sempre più ibrido e integrato: le organizzazioni devono riuscire a supportare la collaborazione e la comunicazione tra persone che operano indistintamente in azienda, a casa o in mobilità. In questo scenario, la sala riunioni gioca un ruolo centrale: il luogo in cui tradizionalmente nascono decisioni strategiche, si compiono importanti scelte operative e si condividono conoscenze e visioni deve aprirsi verso l’esterno per diventare il fulcro di un ecosistema in cui analogico e digitale si fondono e si potenziano a vicenda. L’obiettivo è dare vita a un hybrid workplace intelligente e incentrato sulle persone: è in questo scenario che si colloca Digiroom, l’innovativa proposta di sala riunioni as a service realizzata da Durante, digital factory e system integrator con esperienza ventennale nel mondo delle smart workplace solution, della videoconferenza e della collaborazione aziendale.
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La sala riunioni as a service: una prospettiva innovativa (ma che arriva da lontano)
«Digiroom è un progetto che ha la sua genesi ben ventuno anni fa – spiega il Chief Marketing Officer Paolo Bonetti -. Quando Durante ha scelto di investire nel mondo della videoconferenza, infatti, correva l’anno 2000. Ovviamente, da allora, abbiamo assistito a una progressiva evoluzione che ha portato sia le sale riunioni che, nel complesso, tutti gli ambienti di lavoro a essere sempre più smart. Sulla scia di questo percorso evolutivo, a livello di ricerca e sviluppo, negli ultimi quattro anni in Durante abbiamo puntato a superare ulteriormente i tradizionali limiti della collaborazione aziendale”.
Questa prospettiva, soprattutto nell’ultimo anno segnato dalla pandemia, è diventata ancora più centrale: sistemi di videoconferenza, piattaforme di collaborazione e chat sono diventati strumenti essenziali per tutte le aziende.
«Nel creare un ecosistema di collaborazione che fosse il più possibile a misura delle persone, abbiamo capito quanto fosse importante superare l’ostacolo dato dai setup tecnologici diversi presenti in ogni sala: a fronte ad allestimenti tecnologici complessi ed eterogenei, infatti, l’uso risultava ogni volta poco fluido. E ciò, evidentemente, rappresentava un’enorme perdita di tempo. Ecco perché abbiamo voluto progettare e ripensare la user experience offrendo un sistema di controllo univoco per qualsiasi tipo di sala, in modo che le persone possano sempre e comunque accedere agli spazi aziendali e sfruttarli in maniera semplice, rapida ed efficace».
Una volta imparato il funzionamento di una sala, in questo modo, è possibile utilizzarle tutte in egual modo, con il massimo del comfort. Si elimina qualsiasi tipo di stress, frustrazione e perdita di tempo: un grande vantaggio per il benessere lavorativo e per la produttività.
Come migliorare il lavoro nell’hybrid workplace: da remoto, in mobilità, in ufficio
Un hybrid workplace ben strutturato può quindi migliorare sensibilmente la qualità e l’equilibrio vita-lavoro delle persone ed è con questo obiettivo in mente che Durante lavora al fianco delle aziende per proporre soluzioni avanzate di Unified Communication & Collaboration.
«È in quest’ottica – prosegue Bonetti – che il software Digiroom si estende anche ai dispositivi personali in ottica BYOD offrendo, per esempio, un sistema di videoconferenza professionale perfettamente fruibile anche da casa. Non solo: grazie a soluzioni come Space Booking, il sistema di prenotazione e gestione da remoto e in mobilità di sale riunioni, singoli desk e servizi, le persone possono organizzare un meeting o prenotare uno spazio di lavoro direttamente dal proprio Outlook, dalla propria GSuite o attraverso l’app dedicata». In sostanza, tutti gli spazi aziendali diventano gestibili in pochi clic, dalle sale riunioni ai singoli desk allocati in spazi di coworking. In questo modo, l’interazione e la collaborazione all’interno dell’hybrid workplace raggiungono il massimo livello di fluidità ed efficacia: le persone non sprecano nemmeno un secondo in più del loro tempo, possono avere tutto sotto controllo e sfruttare gli spazi aziendali nel migliore dei modi in base alle proprie esigenze.
Una maggiore governance dei dati per migliorare la gestione delle risorse
Sistemi come la sala riunioni as a service Digiroom e moduli come Space Booking offrono anche importanti vantaggi per quanto riguarda la gestione delle risorse: un aspetto che, nel nuovo scenario ibrido, richiede un approccio diverso rispetto al modello tradizionale. «Oggi – sottolinea Bonetti – le persone possono lavorare, potenzialmente, da qualsiasi luogo: per i responsabili HR, diventa ancora più importante avere contezza di dove sono dislocate le risorse, come stanno lavorando, che livello di efficacia hanno nell’approccio al lavoro, quanto tempo impiegano per avviare una riunione e qual è il loro livello di produttività nelle varie configurazioni di lavoro».
Ecco, dunque, che inserire all’interno di Space Booking una policy che richieda alle persone di effettuare il check-in virtuale, ovviamente in forma anonimizzata, significa sapere in tempo reale quante persone si trovano in azienda, ovvero qual è la percentuale di occupazione e di turnazione delle sale e dei desk disponibili, quante persone stanno lavorando da casa e quante magari sono connesse in mobilità perché operative presso i clienti. Analizzare queste informazioni permette di ottenere importanti statistiche circa l’efficacia e la produttività dell’azienda, con il fine di mettere le persone nelle migliori condizioni per lavorare e collaborare bene. Si tratta di un aspetto di grande valore: grazie a questo tipo di informazioni, infatti, è possibile andare oltre alla classica applicazione di best practice indicate dal mercato e riuscire a individuare modelli operativi che meglio si adattino alle specifiche esigenze delle risorse aziendali, cucendo su misura servizi, processi e policy.
Cloud ed erogazione as a service: vantaggi per il business e per le persone
Sul piano del business, la caratteristica più dirompente di Digiroom è il fatto che l’intero concetto di sala digitale è basato sul cloud: ogni singolo dispositivo, compresa la presa della corrente, è smart. «Grazie a questa caratteristica – conclude Bonetti – Durante è in grado di aggiornare, riconfigurare e fare il setup in tempo reale di tutti gli strumenti tecnologici presenti; è possibile persino riavviare l’intera sala in caso di problemi. In pratica, siamo in grado di intervenire proattivamente in qualsiasi momento: quando riscontriamo un problema, anche se il cliente non se ne accorge, interveniamo automaticamente per rimettere tutto perfettamente in funzione. Oltre a fornire questi importanti vantaggi operativi, il cloud impatta positivamente anche sull’efficacia di business: Durante crea il progetto cucito sulle specifiche esigenze di ogni realtà e lo implementa erogandolo appunto in modalità as a service. Il cliente, dal canto suo, usufruisce immediatamente di tutte le potenzialità del nuovo allestimento e paga semplicemente un canone in cui sono incluse spese operative di installazione e aggiornamento, hardware delle sale, manutenzione e componente di servizio. I vantaggi sono quindi molteplici, a tutti i livelli aziendali: risparmio economico, efficacia ed efficienza costanti nel tempo, continuità operativa garantita e facilità d’uso per tutti i lavoratori, da qualsiasi luogo e dispositivo scelgano di connettersi.
