La pandemia ha accelerato i cambiamenti del modo in cui lavoriamo e ha innescato una serie di tendenze a cui la funzione HR deve rispondere in modo coordinato. Ad affermarlo è Gartner che sottolinea che questo momento è un’opportunità unica per i leader delle risorse umane di plasmare il futuro del lavoro in modo nuovo acquisendo vantaggio competitivo. Cinque sono le principali tendenze che i ricercatori hanno individuato per l’anno in corso: la diffusione del lavoro ibrido, la necessità di nuove competenze, l’attenzione per la salute fisica e mentale dei lavoratori, l’esigenza di motivare i lavoratori facendoli sentire compresi e valorizzati, l’accelerazione dei progressi verso gli obiettivi DE&I. Esistono però alcune aziende lungimiranti che già in questi due anni di parziale blocco operativo dovuto al Covid-19 hanno investito il proprio tempo progettando nuovi modi per offrire un ambiente di lavoro che metta al centro la persona e le sue esigenze, e lo hanno fatto grazie al digitale. Autoguidovie fa parte di questo gruppo.
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La svolta HR di Autoguidovie
Azienda di spicco nel panorama del Trasporto Pubblico Locale (TPL), Autoguidovie è presente, direttamente o tramite società controllate, gestite, partecipate, o in ATI, nelle province di Milano, Monza e Brianza, Novara, Cremona, Bergamo, Bologna, Firenze, Belluno, Torino, Genova e Pavia, per un perimetro complessivo di 46 milioni di bus-Km, 1.539 dipendenti (di cui l’85% personale viaggiante) e un giro d’affari consolidato di 161 milioni di euro.
In realtà il percorso di Autoguidovie da HR a Digital HR ha avuto inizio prima dello scoppiare della pandemia, ma certamente l’accelerazione digitale registrata durante l’emergenza sanitaria ha contribuito a motivare e spingere l’azienda verso questo cambiamento.
«Negli anni del Covid-19 il settore TPL ha subito una battuta d’arresto molto importante − racconta Nadia Longoni, Responsabile Organizzazione Autoguidovie −, tuttavia i nostri imprenditori hanno approfittato di questo rallentamento dell’attività per guardare al futuro, soprattutto dal punto di vista organizzativo. Sull’onda della pandemia ci si è resi conto che il mercato del lavoro stava mutando e nuove grandi sfide si andavano affacciando all’orizzonte. L’azienda ha così compreso che valeva la pena lavorare molto sull’employer branding, sia verso l’esterno per attirare i talenti, ma anche internamente alzando il livello di retention tra i conducenti; non solo, trasmettendo il valore aggiunto di lavorare in Autoguidovie. È così che ha preso il via la trasformazione delle HR da reparto a supporto del business a unità strategica impegnata ad amplificare l’approccio qualitativo delle Risorse Umane. Per compiere questo balzo in avanti fondamentale è stato il passaggio al digitale realizzato grazie alla partnership con Zucchetti (la software house italiana già scelta da importanti marchi tra i quali Boggi, Mediobanca e Toyota Motor Italia, ndr)».
Viaggiamo insieme, il progetto Digital HR di Autoguidovie
Si chiama “Viaggiamo insieme” il progetto messo in campo da Autoguidovie insieme a Zucchetti, obiettivo principale: colmare la distanza tra azienda e personale, in particolar modo personale viaggiante, per garantire una comunicazione e una collaborazione costante.
«Prima dell’attuazione del progetto, avviato nel settembre 2020 – spiega Nadia Longoni − i conducenti, che sono poi il nostro biglietto da visita verso gli utenti, erano in parte tagliati fuori dai processi aziendali. Ciò che mancava era dunque uno strumento che ci permettesse di creare una modalità fluida di comunicare consentendo una connessione ancora, non solo per offrire il miglior servizio possibile ai nostri clienti, ma anche per aumentare il senso di unità interno all’azienda sviluppando un forte senso di appartenenza, o, come si definisce tecnicamente, employee engagement, favorendo così la diffusione della cultura e dei valori aziendali».
Per raggiungere questo obiettivo sugli smartphone aziendali forniti a tutti i conducenti è stata installata la app ZConnect Zucchetti per la pubblicazione di comunicazioni e circolari (con notifiche di presa visione), del cedolino e dei documenti personali che il lavoratore può consultare in autonomia, così come dei corsi di formazione o delle convocazioni alle visite mediche.
Ma non solo. “Viaggiamo insieme” ha reso possibile la realizzazione di un ecosistema digitale integrato a supporto dei processi di gestione HR dell’azienda, ora più efficaci e efficienti. È stato infatti scelto di attivare sin da subito i principali software Zucchetti HR digitalizzando tutte le fasi dei più importanti processi HR, dalla selezione all’onboarding, dalla formazione alla valutazione: con la creazione di una career page sul sito aziendale i candidati ora possono inserire a sistema i propri dati in maniera strutturata e hanno visibilità di tutto il processo di selezione per una maggiore trasparenza; i recruiter, dal canto loro, possono ora effettuare analisi e screening dei candidati per parola chiave con filtri avanzati anche in modalità facilitata grazie a funzioni di intelligenza artificiale che consentono una lettura intelligente del CV e la creazione di short list di candidati. Inoltre, la piattaforma Zucchetti HR è predisposta per la condivisione automatica con il neo-assunto della documentazione di onboarding e del piano formativo in funzione del ruolo, nonché per la gestione automatica di scadenzario (fine apprendistato, scadenze mediche e formative, dotazioni, idoneità delle patenti di guida) e la digitalizzazione dei procedimenti disciplinari; la digitalizzazione e storicizzazione dei documenti del personale degli ultimi 5 anni ha consentito poi la creazione di un database interno al quale accedere facilmente con un paio di click. Last but not least Infinity Zucchetti ha consentito l’eliminazione di tutti i processi cartacei dando un forte contribuito al raggiungimento degli obiettivi di sostenibilità aziendale.
«Ora tutto il percorso di selezione è più fluido e non corriamo più il rischio di disperdere informazioni o di passare dati inesatti, perché tutto viene registrato all’interno del software ATS In-recruiting e l’anagrafica generata dal sistema viene condivisa trasversalmente sui moduli della piattaforma attivati, dal software Safety Solution passando per quello Presenze Project e Workflow HR e quello Compensation e Valutazioni, consentendo a tutte le divisioni coinvolte di avere acceso ai dati sul candidato/dipendente aggiornati in tempo reale», spiega Nadia Longoni che sottolinea anche come con Zucchetti sia stato possibile connettere praticamente la totalità degli altri software aziendali di gestione delle risorse umane sviluppati ad hoc per determinati gruppi di collaboratori, creando un ecosistema in comunicazione tra le diverse parti.
Il cambiamento culturale è la sfida più grande
Cambiare, trasformarsi, comporta necessariamente una sfida per le aziende, e non è andata diversamente per Autoguidovie. «La sfida più grande – afferma la Responsabile dell’Organizzazione −, al di là delle difficoltà tecniche come la migrazione dei dati da un sistema a un altro o la personalizzazione dei moduli, riguarda il cambiamento culturale. Inizialmente percepito come un’ulteriore richiesta di impegno, soprattutto nella fascia più adulta dei lavoratori, via via l’azienda si è impegnata a trasmettere il valore del cambiamento in atto attraverso una vera e propria campagna di comunicazione interna che ha visto anche la creazione di corner informativi negli spazi delle varie unità operative». «Altra iniziale difficoltà– prosegue Nadia Longoni − è stato quello di far collaborare le diverse aree dell’azienda. Per la buona riuscita di questo progetto, infatti, abbiamo dovuto chiedere anche supporti e contributi dalle diverse aree aziendali, essendo stato necessario ridisegnare e riattribuire molti processi. Il lavoro di squadra è stato però alla fine molto efficace».
Più tempo per prendersi cura delle persone
E i risultati non sono tardati ad arrivare. «Dal punto di vista della selezione abbiamo calcolato un incremento dei CV lavorabili del 300%. Per quanto riguarda invece le procedure è stato percepito uno snellimento del lavoro manuale, automatizzabile, ottenendo così più tempo da sfruttare per attività a valore aggiunto nelle quali l’human touch a tutt’oggi fa la differenza. Infine, il progetto “Viaggiamo insieme” ha dato i suoi frutti anche dal punto di vista della sostenibilità non solo di tipo ambientale, riducendo burocrazia e uso della carta, ma anche sociale, incoraggiando per esempio la trasparenza e la fruibilità del dato per i membri dell’azienda coinvolti nella selezione e gestione del personale, o offrendo ai lavoratori la possibilità di avere un pacchetto formativo chiaro e visibile».
AI e performance management: i progetti futuri di Autoguidovie
Il progetto “Viaggiamo insieme” è in continua evoluzione. Nel prossimo futuro c’è in campo un efficientamento del processo di selezione attraverso un uso ancora più evoluto dell’AI, ma non solo. Ulteriori obiettivi da raggiungere sono: una valutazione delle performance più efficace e oggettiva con l’implementazione del modulo dedicato al performance management per l’appunto; un maggior snellimento di quelle attività automatizzabili; oltre che una sempre più affinata customizzazione del software. E naturalmente, la volontà di estendere l’utilizzo della piattaforma Zucchetti HR anche alle altre società del gruppo di modo da avere anagrafiche condivise e più gestibili da headquarter.
