Le indagini condotte nel 2015 dall’Osservatorio Innovazione Digitale nel Turismo del Politecnico di Milano hanno evidenziato come l’utilizzo degli strumenti digitali da parte dei Travel Manager italiani stia portando benefici sia alle aziende che agli stessi viaggiatori d’affari.
Molti strumenti digitali sono già presenti in gran parte delle aziende coinvolte nell’indagine: il 41% delle aziende prenota oltre il 60% dei viaggi d’affari attraverso canali online; il 57% delle aziende ha uno strumento informatico per monitorare e analizzare le spese durante questi viaggi; il 61% delle aziende ha uno strumento informatico per la rendicontazione delle spese.
Dall’analisi, effettuata attraverso una survey sottoposta ad oltre 70 Travel Manager di aziende italiane, emergono in particolare cinque messaggi che consentono di delineare lo scenario digitale del business travel.
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Prenotare viaggi e posti per dormire: dal mondo consumer al business
In primo luogo si conferma una “consumerizzazione” del processo di pianificazione e prenotazione di tutte le componenti del viaggio: ben un’azienda su quattro già permette l’utilizzo di siti destinati solitamente ad una clientela consumer e circa un terzo delle aziende ha ricevuto richieste da parte dei dipendenti per poter utilizzare questi portali. Pochissime aziende permettono ad oggi l’utilizzo di piattaforme di sharing economy (tipo Airbnb) per i viaggi d’affari, anche se ci si attende che cresceranno molto nei prossimi anni e la stessa offerta si sta adattando rapidamente alle necessità delle aziende.
Un secondo elemento rilevante riguarda le Travel policy aziendali che, dove presenti (85% del campione), non sempre vengono rispettate: non
accade infatti nel 56% dei casi. Questo avviene spesso perché alcune caratteristiche degli strumenti messi a disposizione dalle aziende ne rendono complessa l’applicazione, così come l’utilizzo crescente di soluzioni consumer.
Emerge poi la chiara necessità per l’azienda di monitorare con maggiore dettaglio e precisione tutte le informazioni riguardanti il viaggio e le spese relative: il 53% di chi ha adottato uno strumento informatico per monitorare e analizzare le spese dei viaggi d’affari ha saputo implementare poi correttivi per risparmiare.
I Travel Manager evidenziano inoltre la necessità da parte dell’azienda di rimanere in contatto con il dipendente anche durante il viaggio stesso: l’81% dei Travel Manager vorrebbe infatti un’applicazione nella quale possa trovare le informazioni e i documenti relativi al viaggio (trasporto/alloggio prenotato, orari di arrivo e partenza, biglietti, ecc.), possa gestire le diverse prenotazioni e effettuare eventuali modifiche in destinazione (chiesta dal 47%) e possa acquisire – attraverso foto – le ricevute di spesa effettuate durante il viaggio (40%). Qualche Travel Manager (10%) inizia a chiedere anche strumenti di Mobile Payment da usare in viaggio.
Il beneficio maggiore è il controllo della spesa
Infine, ma non ultimo per importanza, si confermano i benefici portati dall’implementazione di soluzioni digitali, indipendentemente dal settore in cui l’azienda opera: grazie al digitale, il 54% degli intervistati ha riscontrato un maggior controllo della spesa, il 44% una contabilizzazione più chiara e al tempo stesso più veloce, il 40% l’eliminazione di anticipi di cassa o esborsi dei dipendenti in trasferta.
Le aziende italiane hanno quindi iniziato ad utilizzare gli strumenti digitali a supporto dei loro viaggi d’affari. I benefici derivanti da questa introduzione si riscontrano non solo in una miglior rendicontazione delle spese e in un effettivo risparmio nelle prenotazioni, ma sono importanti anche nell’individuazione dei fornitori chiave per questa importante voce di costo per molte aziende. Su tutti questi aspetti si concentrerà ulteriormente l’attività di Ricerca dell’Osservatorio nella prossima edizione 2016, in partenza il prossimo febbraio.
* Andrea Lamperti, Eleonora Lorenzini e Filippo Renga, Osservatorio Innovazione Digitale nel Turismo, Politecnico di Milano
