Neoassunti, allacciate le cinture, si parte per Happy Island. Ad accogliervi troverete tutto il team di Fluentify, la piattaforma di tutoring online per l’apprendimento delle lingue straniere sviluppata per le aziende. Eh sì, perché l’onboarding è una cosa seria, tuttavia nessuno vieta di usare un po’ di creatività per rendere non solo il processo più efficace, ma trasformare anche l’esperienza in un qualcosa di divertente. Del resto si sa, approcci meno formali e ingessati aiutano a creare relazioni più aperte e in maniera più immediata.
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Happy Island, il passaporto digitale che “umanizza” il processo di onboarding
A raccontarci chi è Fluentify e cos’è il nuovo strumento per l’onboarding che migliora le relazioni tra colleghi contribuendo alla felicità di tutto il team è Claudio Bosco, COO di Fluentify, nonché co-fondatore insieme a Giacomo Moiso e Matteo Avalle.
Who's Who
Claudio Bosco
COO di Fluentify
L’azienda nasce nel 2013 come realtà specializzata nella formazione linguistica per le aziende e, tramite la sua piattaforma di tutoring online, da ormai dieci anni aiuta i dipendenti nell’apprendimento dell’inglese, francese, spagnolo, tedesco, portoghese e anche italiano professionale. Oggi ha uffici a Londra, Torino e Milano, conta 30 collaboratori, 350 insegnanti e oltre 450 aziende clienti tra l’Italia e l’estero.
E veniamo all’iniziativa Fluentify Happy Island che consiste nella creazione del “passaporto virtuale” individuale in cui il nuovo collaboratore ha modo di raccontarsi allo staff in maniera condivisa nelle sue prime due settimane di lavoro. Obiettivo: accogliere familiarmente i nuovi dipendenti e creare un clima amichevole e sereno all’interno del proprio ambiente di lavoro sin dai primi giorni di inserimento in azienda.
«Il progetto Happy Island, unito a un solido processo di onboarding di 2 settimane gestito dal nostro team People, aiuta i nuovi entrati in azienda a prendere confidenza con i processi e le persone coinvolte, senza però togliere nulla e anzi amplificando la parte relazionale tra colleghi, specie in un momento delicato come l’inizio di una nuova avventura lavorativa», spiega Bosco.
Quando un dipendente entra in azienda, gli viene rilasciato dalla Repubblica di Fluentify un passaporto che contiene un QR Code – che racconta la storia, i valori, le tappe del percorso di onboarding – e gli viene consegnato un welcome kit corporate con tutta una serie di materiali utili per i neoassunti. Inoltre, con il passaporto è possibile accedere all’isola digitale di Happy Island in cui ognuno ha a disposizione un proprio spazio per raccontare se stesso, i suoi interessi, passioni, piatti preferiti e obiettivi futuri con tanto di foto.
La soluzione, dal punto di vista tecnologico, è stata integralmente progettata in-house sul tool di collaborazione progettuale visiva Miro, ad eccezione del setup basico del CRM per il quale l’azienda è stata supportata da un solution partner di Hubspot. A capo dell’iniziativa lo stesso Claudio Bosco. «Come Chief Operating Officer, seguo e progetto in prima persona ognuno di questi aspetti lavorando a fianco dei nostri manager, ascoltando le loro richieste e necessità per costruire la soluzione più idonea ed efficace che consenta a loro e ai membri del team di lavorare serenamente».
Il progetto Happy Island è stato premiato nell’ambito del contest Hr Mission di AIDP – Associazione Italiana per la Direzione del Personale e Fondazione AIDP Lavoro e Sostenibilità.
Il modello di lavoro di Fluentify punta su engagement ed happyness
Le logiche alla base del processo di onboarding rientrano in una visione più ampia e chiara che Fluentify ha sulla gestione del lavoro e in particolare delle persone.
Cominciamo col dire che ha adottato il modello full Smart Working, il che permette alle persone di essere libere di lavorare tutto l’anno da dove vogliono. Gli uffici sono spazi in cui si possono ritrovare liberamente, prenotando tramite un’app presente nella piattaforma di remote collaboration, Slack.
«Per noi l’ufficio è un luogo di relazione e rapporto tra colleghi, mentre troviamo più efficiente il lavoro da remoto per tutto ciò che riguarda meeting, pianificazione del lavoro e svolgimento dello stesso», dice Claudio Bosco.
Ma il passaggio a un modello di lavoro tutto digitale in Fluentify non è stato dettato dall’esigenza pandemica, né tantomeno rientra in una strategia dell’ultimo minuto per fare un po’ di employer branding che va così tanto di moda. Perché l’employee engagement, così come la “happyness“, sostiene Claudio Bosco, sono di basilare importanza e dovrebbero essere parte del DNA strutturale dell’organizzazione aziendale alla stregua dei buoni processi di project management, di comunicazione interna e chiarezza negli obiettivi.
«Durante il 2020 – racconta infatti Bosco − eravamo già un’azienda con processi e practice interne analoghe a quelle che oggi vediamo introdurre in tanti contesti lavorativi. Sin dai primi giorni della fondazione, per esempio, abbiamo sempre incentivato l’uso di chat lavorative come Slack, così come l’uso delle email per la comunicazione interna. Stesso discorso vale per il lavoro per obiettivi supportato da un buon tech stack di strumenti per controllare e misurare il project management fino alla recente introduzione del lavoro per OKR (Objectives and key results, ndr). Stesso discorso vale per la settimana di lavoro corta che abbiamo introdotto già dal 2018 e contrattualizzata».
Non stupisce pertanto che Fluentify sia stata riconosciuta nel 2022 come la miglior azienda in Italia nella categoria da 10 a 49 dipendenti con il premio Best Workplaces da parte di Great Place to Work Italia rientrando anche tra le aziende italiane premiate Best Workplaces Europe 2022.
Il solution stack del digital workplace Fluentify
Scendendo più nel tecnico, perché reputiamo interessante per chi ci legge sapere anche quali soluzioni software possono essere adottate per raggiungere l’efficienza produttiva nel digital workplace, Claudio Bosco ci spiega che in Fluentify il solution stack è variegato e interconnesso, e si districa tra tre principali pilastri: comunicazione interna, project management, CRM.
La comunicazione interna è interamente gestita su piattaforma Slack con suddivisione tra stanze pubbliche e private in base alle aree progettuali aziendali che in Fluentify sono otto: Product, Development, Customer Experience, Marketing, Sales, Education, People, Finance.
Il project management (evolutosi negli anni sulla base delle crescenti esigenze) e gran parte dei processi inerenti alla sfera Education sono oggi gestiti su Jira per la parte di project management e Confluence per la parte di documentazione delle practice, entrambi software della suite Atlassian. «Il vero vantaggio di una piattaforma come Jira − sottolinea Bosco − sta nel fatto di offrire al project manager totale flessibilità nella costruzione di ambienti di lavoro personalizzati e con approcci differenti, soluzione particolarmente utile quando si hanno team eterogenei nei processi e nella struttura come siamo noi».
Infine, il rapporto con il cliente e di tutto il ciclo di vendita dall’acquisizione alla gestione successiva è gestito dal CRM su piattaforma Hubspot che è profondamente integrato con il prodotto e con tutti i tool di management di cui l’azienda dispone.
