Performance Management: come cambiano le logiche di valutazione dei dipendenti in azienda

I sistemi tradizionali di Performance Management sono sempre più oggetto di discussione. Processi e modelli tradizionali presentano, infatti, problematiche e limiti che rallentano l’evoluzione delle logiche di valutazione delle performance in azienda. Per le organizzazioni oggi l’obiettivo è allineare comportamenti e obiettivi delle persone con le strategie di trasformazione digitale dei modelli di business: meccanismi di feedback annuali o semestrali poco tempestivi, sistemi di rating a distribuzione forzata che generano percezione di iniquità interna, processi burocratici e a scarso valore aggiunto devono ormai lasciare il passo a sistemi e sviluppi dinamici e continui, svincolati dalle logiche tradizionali di valutazione delle performance e maggiormente orientati al miglioramento continuo.

Performance Management, una definizione

Il performance management è un processo strategico e sistematico che mira a migliorare le prestazioni individuali e collettive all’interno di un’organizzazione. Si tratta di un ciclo continuo e integrato di attività che include la definizione degli obiettivi, la valutazione delle prestazioni, il feedback regolare, e lo sviluppo delle competenze dei dipendenti. Questo processo non si limita alla semplice valutazione annuale, ma si estende a una gestione costante e proattiva delle prestazioni, con l’obiettivo di allineare le attività e i comportamenti dei dipendenti con la mission, la visione e gli obiettivi strategici dell’organizzazione.

Un sistema di Performance Management efficace coinvolge una serie di strumenti e metodi, tra cui metriche di performance, piani di sviluppo individuali, e programmi di riconoscimento e incentivazione. L’obiettivo finale è creare un ambiente di lavoro che promuova la crescita professionale, l’engagement e la produttività, contribuendo al successo complessivo dell’azienda.

Anche l’ingresso nel mondo del lavoro dei Millennials ha contribuito a far emergere i limiti di meccanismi di valutazione delle performance da tempo già consolidati nelle logiche aziendali. A questo si affianca la volontà delle aziende di introdurre nuove logiche di organizzazione del lavoro basate sul paradigma dello Smart Working, così come la consapevolezza di come sia ormai indispensabile lavorare sull’engagement e orientare la popolazione aziendale verso principi di responsabilizzazione e raggiungimento di risultati.

Ripensare il Performance Management: da dove partire

Tutti questi elementi stanno spingendo le Direzioni HR a ripensare i propri sistemi di Performance Management, agendo lungo tre dimensioni:

• Ruolo della Direzione HR vs ruolo dei Manager: la Direzione HR deve assumere il ruolo di facilitatore e non di gestore e controllore di un processo che sempre più dovrà essere gestito in maniera distribuita dalle diverse linee di business. I manager, dal canto loro, dovranno mutare il modo in cui gestiscono le persone, adottando un approccio per obiettivi e la cultura del feedback continuo. L’HR dovrà puntare su flessibilità, disponibilità, lungimiranza e innovazione, elementi fondamentali per creare sinergie con il management.
• Processo e tecnologia: il flusso di fasi e attività, modelli e tool tecnologici, dovrà mutare in termini di velocità e frequenza della valutazione per rispondere in maniera efficace ed efficiente alle esigenze delle persone e del manager. Per questo il feedback dovrà essere continuo e frequente, e non vincolato a scadenze predefinite.
• Cultura aziendale e modelli di leadership: con l’avanzata delle nuove generazioni in azienda e di modelli organizzativi innovativi, dovranno cambiare anche le modalità e l’approccio con cui i manager saranno chiamati a introdurre una cultura maggiormente orientata allo sviluppo continuo della performance, alla delega e all’autonomia delle persone in funzione di una maggiore responsabilizzazione sui risultati.

In pratica, si tratta di cambiare approccio. Il Performance Management tradizionale è un processo strutturato e time consuming orientato alla valutazione, con focus sulle performance passate, che utilizza software complessi, con review una o due volte all’anno e aumento di salario una volta all’anno. Con il Performance Development il processo, anche grazie al supporto di nuove tecnologie basate su app più usabili e gamificate, diventa flessibile e rapido orientato allo sviluppo, con focus sulle performance future, continuous feedback e revisione del salario anche durante l’anno.

Di conseguenza, a cambiare è anche il ruolo del responsabile, che da “capo” che gestisce le persone con un approccio burocratico deve diventare un vero e proprio coach in grado di supportare il percorso di crescita delle persone.

Come innovare un processo di Performance Manegement: le strategie

Per rinnovare il processo di Performance Management attraverso il Continuous Feedback bisogna strutturare il percorso di valutazione in quattro momenti differenti – goal & priority setting, tips, points of contact, final review -. Si comincia quindi con assegnare obiettivi e priorità e individuare i comportamenti da migliorare (goal & priority setting), per poi innescare un processo continuo di confronto per premiare alcuni comportamenti o fornire suggerimenti di miglioramento (tips) attraverso l’utilizzo di una app che consente di tenerne traccia e facilitare il confronto anche a distanza. Si possono poi prevedere dei momenti di incontro fisico (points of contact) per approfondire alcuni elementi di miglioramento. Alla fine dell’anno ci sarà un momento dedicato alla revisione dei contributi forniti durante l’anno (final review) e la condivisione delle nuove priorità per l’anno successivo.

A supporto dell’intero processo entra in gioco la tecnologia, rendendolo ‘continuous’. Adottare una soluzione in Cloud di Performance Management, integrata con le soluzioni preesistenti, offre infatti la possibilità a dipendenti e manager di comunicare online, scambiandosi feedback sugli obiettivi professionali assegnati per l’anno in corso. In questo modo si favorisce un dialogo tra le parti, che aiuta a costruire percorsi di sviluppo delle persone coerenti con le prerogative e le ambizioni dei singoli e con le esigenze dell’organizzazione, semplificando anche i processi in capo all’HR.

Performance Management e Continuous Feedback: un approccio in 4 step

1. Gli obiettivi che un’organizzazione dovrebbe avere quando approccia un progetto di Performance Management Transformation e Continuous Feedback sono quattro: individuare i punti di forza e di debolezza del processo esistente attraverso un assessment organizzativo, tecnologico e culturale;
2. ridisegnare il processo, partendo da attività e introducendo nuovi strumenti tecnologici;
3. supportare il cambiamento manageriale, attraverso la condivisione con i People Manager di obiettivi, benefici e nuovi comportamenti, riducendo le resistenze al cambiamento, individuando eventuali criticità e migliorando la comunicazione con i propri collaboratori;
4. condividere con le persone il nuovo modello e i principi che ne sono alla base.

Dal punto di vista progettuale l’approccio che un’azienda può utilizzare si articola in 5 passi:

• Performance Management assessment: si tratta dell’analisi AS IS del processo di valutazione delle performance e della sua percezione all’interno dell’azienda per individuare i punti di forza e criticità;
• Performance Management redesign: è la definizione TO BE del processo e del modello di gestione delle performance orientato a logiche di continuous feedback;
• People Manager Change Management: ovvero la realizzazione di sessioni di change management sui nuovi principi di gestione e monitoraggio delle performance delle persone;
• Employee Change Management: si tratta della realizzazione di attività di Change Management rivolte alle persone su empowerment e responsabilizzazione al raggiungimento degli obiettivi;
• Monitoring: ovvero la valutazione dell’andamento della sperimentazione e identificazione di azioni correttive.

Quanto conta coltivare una comunicazione aperta e trasparente con le persone

La trasparenza e la comunicazione aperta sono pilastri fondamentali di un sistema di Performance Management efficace. In un contesto aziendale, la trasparenza si traduce nella chiarezza con cui vengono comunicati gli obiettivi, i criteri di valutazione e le aspettative. Quando i dipendenti comprendono esattamente cosa ci si aspetta da loro e come il loro contributo viene misurato, si sentono più responsabilizzati e motivati a raggiungere gli obiettivi prefissati.

Questa chiarezza riduce anche l’ansia legata all’incertezza e promuove un senso di equità e giustizia all’interno dell’organizzazione. La comunicazione aperta, poi, va oltre la semplice trasmissione di informazioni; riguarda l’instaurazione di un dialogo bidirezionale tra manager e dipendenti. Questo tipo di comunicazione facilita il feedback continuo, permettendo ai dipendenti di ricevere indicazioni tempestive su come migliorare le proprie prestazioni. Allo stesso tempo, offre agli employee l’opportunità di esprimere le loro preoccupazioni, condividere idee e fornire punti di vista ai loro superiori, creando, così, un ambiente di lavoro collaborativo e inclusivo, in cui ogni individuo si sente ascoltato e valorizzato ma anche psicologicamente sicuro, dove i dipendenti si sentono liberi di esprimere le loro idee e preoccupazioni senza paura di ritorsioni.

Non bisogna, del resto, trascurare il fatto che la trasparenza nella comunicazione delle prestazioni e dei risultati aziendali aiuta a costruire una cultura di responsabilità e allineamento. Quando le persone comprendono come il loro lavoro influisce sugli obiettivi dell’organizzazione più ampi, sono più propensi a sentirsi parte integrante del successo dell’organizzazione. Questo senso di appartenenza e responsabilità è un potente motivatore che può portare a prestazioni superiori e a un maggiore engagement dei dipendenti.

La trasparenza e la comunicazione aperta non sono solo responsabilità dei manager, ma devono essere incoraggiate a tutti i livelli dell’organizzazione. La leadership aziendale deve dare l’esempio, promuovendo una cultura di apertura e fiducia. Quando i leader sono trasparenti nelle loro azioni e decisioni, inviano un messaggio forte e chiaro che la trasparenza è un valore fondamentale dell’organizzazione.

Integrare la valutazione e lo sviluppo delle performance nei processi di lavoro: l’esempio di Feedback4you

Tra le app per il feedback continuo Feedback4you del Gruppo Digital 360 crea un’esperienza di valutazione e sviluppo della performance continua e integrata nei processi di lavoro quotidiani per migliorare l’engagement delle persone e l’allineamento con le priorità. Non è un semplice sistema tradizionale di valutazione annuale, ma prevede la gestione di feedback continuativo che consentono di semplificare il dialogo tra manager e collaboratore. L’obiettivo è costruire la scheda di valutazione nel corso di tutto l’anno e non soltanto alla fine.

In particolare, sono previsti 3 livelli di feedback, che l’azienda può decidere di abilitare in modo graduale per accompagnare la diffusione della nuova cultura del feedback: tra capo e collaboratore, tra colleghi dello stesso team, o tra team diversi.

Inoltre, Feedback4you si basa sull’utilizzo di due tipologie di feedback: il “Think about”, che suggerisce un miglioramento in ottica costruttiva, e il “Keep going”, per riconoscere un lavoro ben fatto e uno stimolo a proseguire.