Come cambia la gestione del business Travel and Expenses all’epoca del Covid e quali sono gli strumenti per ottimizzare lo spend management in azienda? Di questa tematica molto attuale si è parlato nel corso dell’evento streaming “Digital leaders on air: volare con i piedi per terra” organizzato da SAP e IDC Italia. La pandemia e il successivo lockdown hanno bloccato per diversi mesi gli spostamenti in azienda. Ora, però, è il momento di guardare avanti e capire come cambierà la gestione del business travel nella Fase 3, in cui, con molta probabilità, molti manager e operatori aziendali riprenderanno a spostarsi. In tempi di incertezza economica come quelli che stiamo vivendo, infatti, è fondamentale per le aziende focalizzarsi sullo Human Capital Management e sulla ricerca di nuovi livelli di efficienza nella gestione delle spese per i viaggi, che rappresentano un elemento rilevante del Procurement.
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Mobilità digitale, il nuovo concetto che spopola nel business travel
Sostenibilità e innovazione digitale si affermano come le tendenze trasversali che guidano lo sviluppo del Procurement, dalla gestione dei viaggi di lavoro alla creazione di un nuovo concetto di collaborazione lungo la Supply Chain. Gabriele Indrieri, Head of SAP Concur for Italy, Malta & Greece: «Si lavora su un nuovo concetto di mobilità fondato più digitale e sostenibile, che permette alle aziende di capitalizzare al massimo i benefici dello Smart Working. Si passa da una gestione indirizzata prevalentemente al controllo dei costi verso una fondata sull’efficientamento dei processi».
Rendere digitale un processo significa oggi ripensarlo per fare in modo che la persona non sia più al centro di nessuna attività operativa. Oggi gli algoritmi di AI e Machine Learning, per esempio, permettono di scalare i processi di verifica e approvazione delle note spese, così la produttività delle persone può essere dirottata sulle attività più strategiche, come l’analisi dell’andamento della spesa stessa, che permette di pianificare attività più incisive ed efficaci di contenimento.
Ruggi (PwC): la gamification per responsabilizzare il collaboratore
Un tema fondamentale è quello della condivisione delle responsabilità sulla gestione più efficiente degli spostamenti di lavoro, che oggi guadagna visibilità anche grazie alla diffusione nelle grandi aziende della figura del Mobility Manager e al supporto sulle piattaforme, SAP Concur in testa, delle funzionalità di gamification, che permettono di creare sistemi incentivanti per premiare il dipendente che coglie il carattere di saving o l’attenzione alla sostenibilità nella gestione dei viaggi di lavoro. Proprio quello che sta facendo PwC. «Siamo ancora nella fase embrionale – spiega Gianluca Ruggi, Human Capital Director di PwC Italy –, ma la direzione è rendere più centrale il ruolo del collaboratore nella scelta intelligente del viaggio. Invece che investire in rigide policy che normano la spesa di viaggio, incentiviamo il consulente che riesce a ottimizzare la propria spesa attraverso una restituzione di parte del valore risparmiato, sotto forma di punti per l’accesso a premi».
L’iniziativa rientra in un processo più ampio di digitalizzazione dei processi di Human Capital che si muove lungo due direttrici in PwC. «Da un lato, offrire ai nostri utenti la possibilità di espletare tutta una serie di funzioni amministrative in modo dematerializzato e digitalizzato. SAP Concour, che abbiamo introdotto di recente, ci permette di raccogliere la nota spese con un semplice tap sul cellulare, senza dover più tenere i giustificativi cartacei. Dall’altro, ed è un tema per noi molto importante, aumentare i controlli e le analisi sulla spesa, orientando lo spending in un modo più moderno, attraverso incentivi e premi, in modo che il consulente tenga comportamenti più virtuosi specie per quanto attiene al tema dei viaggi di lavoro».
Cocco (Campari): fondamentale il Change Management
Concorda sulla necessità di responsabilizzare di più il singolo collaboratore anche William Giuseppe Cocco, Global Travel Manager di Gruppo Campari. «Da alcuni anni, abbiamo avviato un percorso di reingegnerizzazione e digitalizzazione del business travel che copre tutte le attività, dalla rendicontazione delle note spese al pagamento del viaggio. Questo passaggio vede un elemento di rilievo nella piattaforma tecnologica SAP Concur. Al nuovo percorso si accompagna un nuovo modello di governance e Change Management nell’area del Travel & Expenses, dove la gestione e le responsabilità sono ripartite tra tutte le funzioni coinvolte, e dove al Global Travel Manager, che opera all’interno del dipartimento Global Procurement, sono affidati il controllo e il raccordo con le esigenze provenienti dal business. In Campari la cultura aziendale è già aperta al cambiamento e all’innovazione, tanto che il lavoratore stesso è considerato alla stregua di uno smart buyer informato e responsabile della gestione intelligente del suo viaggio di lavoro. Abbiamo investito molto nel creare awareness, nel definire policy chiare e trasparenti, processi strutturati di Change Management e strumenti di comunicazione interna come il portale di travel management, che offre tutte le informazioni utili a chi pianifica un viaggio di lavoro. Le tecnologie digitali stanno guidando Campari nella creazione di modelli più inclusivi di gestione del business travel. Fondamentale, quindi, lavorare sulla User Experience. Come abbiamo fatto di recente, introducendo un sistema OCR per la lettura automatica di fatture e scontrini che ha permesso di abbattere i tempi di presentazione delle note spese».
Iacobelli (TIM): lavorare sulla User Experience
Punta invece a sottolineare l’importanza della User Experience l’intervento di Giovanni Iacobelli, Head of HR and Organizational Development di TIM. I numeri dell’azienda sono da capogiro: circa 320mila trasferte annue, 11mila voli, 26mila viaggi in treno e oltre 16mila soggiorni in hotel. «Nel 2019 abbiamo intrapreso un programma di innovazione digitale che ha riguardato anche i viaggi di lavoro. In quell’occasione è stata avviata l’iniziativa End-To-End Travel, che mira a rivedere tutto il processo del business travel coinvolgendo tutti gli attori che ne fanno parte, dal procurement alle risorse umane, semplificando e razionalizzando la gestione dei viaggi di lavoro».
Il nuovo sistema prevede l’impiego di bot in grado di formare il personale sull’uso della nuova tecnologia, e automi che aiutano il dipendente a compilare le richieste del titolo di viaggio e la nota spese. «Grazie alle funzionalità analitiche di SAP Concur, oggi non solo siamo in grado di definire in modo più puntuale il costo del lavoro ma siamo anche in grado di fornire all’ufficio acquisti una base informativa da cui partire per rinegoziare i contratti con le strutture ricettive e le agenzie viaggi. Infine, riusciamo a responsabilizzare le singole business unit stimolandole rispetto al controllo delle spese di viaggio, promuovendo anche una mobilità più consapevole e sostenibile».
