Il digital workplace si diffonde in azienda soppiantando progressivamente la scrivania tradizionale e l’obbligo di timbrare il cartellino. Quello che fino a un paio di anni fa era un tech trend è oggi un’abitudine sempre più radicata nelle grandi e medie aziende. A spingere verso una produttività svincolata dagli spazi e dagli orari dell’ufficio sono in prima battuta i lavoratori, alla ricerca di un miglior equilibrio tra vita privata e professionale. Ma anche le aziende, alle prese con la necessità di ridurre i costi operativi legati all’affitto di spazi attrezzati e di migliorare al contempo il clima di lavoro e l’affezione dei dipendenti all’organizzazione.
«Lo stress da lavoro inizia ben prima di sedersi alla scrivania – esordisce Giacomo Iucci, Technology Competence Center Manager di Westpole –, sui mezzi pubblici o in auto, nel tragitto da casa all’ufficio. Garantire al dipendente la possibilità di essere produttivo anche al di fuori dei confini fisici dell’azienda permette di avere lavoratori più focalizzati ed efficienti, oltre a tutelare l’ambiente in cui tutti viviamo».
Il system integrator da quarant’anni accompagna le aziende nel loro percorso di digital transformation di cui oggi l’Employee Experience è un elemento centrale. Già nel 2010, ricorda il manager, «le aziende hanno iniziato a sostenere policy che consentivano al dipendente di utilizzare per finalità di lavoro i propri device personali, soprattutto smartphone e tablet, per garantire loro un’esperienza meno stressante dal punto di vista personale e più appagante sotto il profilo professionale». Con la legge sul Lavoro Agile, poi, questa prassi ha ottenuto in Italia anche un inquadramento giuridico e oggi lo Smart Working è equiparabile a tutti gli effetti al lavoro svolto all’interno delle mura dell’ufficio.
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Perché si diffonde il paradigma del digital workplace?
«I manager oggi si trovano spesso ad affrontare i temi dell’organizzazione del lavoro. I costi degli spazi attrezzati a uso ufficio pesano parecchio sui bilanci delle aziende, che optano sempre più spesso per soluzioni open space versatili e polifunzionali, oppure per spazi di coworking. Le scrivanie individuali spariscono mentre si moltiplicano le aree destinate al networking e le tecnologie smart si diffondono in ufficio. Sensori e sistemi di gestione intelligente di luce, condizionamento e riscaldamento permettono di migliorare il comfort del dipendente. Parallelamente, si amplia la dimensione “social” delle comunicazioni di lavoro. Wiki, tutorial, forum, digital mentorship e community permettono di creare un vero e proprio ecosistema attorno al dipendente, per aiutarlo a migliorare le sue competenze professionali da un lato e rafforzare lo spirito di appartenenza all’azienda dall’altro».
La validità di questi approcci presuppone un ripensamento degli spazi e degli strumenti di lavoro, certo, ma anche dei principi di valutazione della produttività individuale. «Le aziende moderne, quelle che i dipendenti cercano e da cui non vogliono più andare via, sono quelle che concedono fiducia, autonomia, flessibilità al lavoratore, che lo valutano in base agli obiettivi che riesce a raggiungere, non più per il numero di ore che passa in ufficio. In questo modo è possibile favorire la sua crescita personale e professionale, disegnando quei percorsi di wellness@work che si diffondono soprattutto nella PA e che, come molte ricerche confermano, a conti fatti, aumentano la produttività di tutta l’organizzazione».
Cambia il concetto di produttività
Il concetto stesso di produttività cambia. In azienda si diffondono gli approcci Agile e la tendenza a lavorare su team interfunzionali e distribuiti, che fanno leva sui migliori talenti presenti in azienda indipendentemente dal fatto che facciano capo alla stessa sede o filiale. «Questo è possibile perché oggi possiamo contare su tecnologie di collaborazione in tempo reale sui file, videoconferenza e telepresence che permettono di massimizzare la produttività dei singoli a prescindere dal fatto che si trovino in ufficio, a casa o presso la sede del cliente». Un nuovo modo di concepire il teamwork, quindi, in un’accezione più ampia che contribuisce ad accrescere la creatività, la produttività e le competenze di dipendenti e manager riducendo al contempo gli spostamenti non necessari e i costi a carico dell’azienda.
L’Employee Experience orienta le scelte di lavoro
Al giorno d’oggi, le tecnologie IoT e mobile, il cloud, la connettività diffusa e pervasiva permettono di convertire virtualmente qualsiasi luogo in uno spazio di lavoro. «Grazie al cloud – prosegue il manager – siamo in grado di rendere sempre accessibili in tutta sicurezza, in modalità As a Service e pay-per-use, gli strumenti di produttività d’ufficio e quelli che favoriscono la collaborazione in team». È possibile digitalizzare e sensorizzare gli spazi fisici e utilizzare App mobile per gestire l’occupazione di uffici e sale riunioni. «Grazie agli algoritmi di Artificial Intelligence e Machine Learning, poi, è possibile migliorare la produttività individuale fornendo informazioni sui task da chiudere, automatizzando le attività più ripetitive e a minor valore. Analytics e insight ottenuti rielaborando i dati acquisiti sui lavoratori stessi, sulle loro abitudini di lavoro, le loro competenze e aspirazioni sono fondamentali per assicurare una Employee Experience di qualità».
Un’esperienza che punta a migliorare i percorsi di formazione e carriera, la soddisfazione dei dipendenti, amplificando le competenze individuali. Proprio quello che fa Westpole al suo interno, diffondendo in azienda una nuova Employee Experience che si basa sui pilastri dello Smart Working, sostenuto dalle tecnologie digitali, e della collaborazione intesa in senso ampio, fino a comprendere anche i fornitori e i clienti. «In Westpole creiamo oggi l’ufficio del futuro – commenta Iucci –. Noi stessi sperimentiamo i benefici del digital workplace nella nostra sede di Milano, e presto anche in quella di Roma». Nei nuovi uffici meneghini non esiste più il concetto di scrivania e tutti gli ambienti sono pensati per favorire la contaminazione, la creatività e la condivisione oltre che la sostenibilità ambientale. Sono stati creati ambienti plastic-free ed ecologici, versatili, con molti spazi che favoriscono il networking e il divertimento, in cui a disposizione dei collaboratori ci sono anche 5 monopattini elettrici sempre in carica.
«Aiutiamo i nostri clienti a creare un nuovo concetto di workplace digitale grazie a un portafoglio avanzato di soluzioni tecnologiche e servizi di consulenza, che siamo in grado di personalizzare come un abito di sartoria. Il digital workplace per sua natura non può essere un prodotto a scaffale ma deve essere efficace e vestire come un guanto e questo è esattamente ciò che proponiamo».
Il digital workplace As-a-Service targato Westpole
Westpole si impegna a far evolvere i sistemi di comunicazione dei clienti verso soluzioni integrate che comprendono voce, video, real time collaboration e telepresence all’interno di un ambiente unico, fruibile in modalità As-a-Service e Pay-per-Use, senza che sia necessario investire in costosi upgrade dell’infrastruttura. Il system integrator mette a disposizione dei suoi clienti un SOC (Security Operation Center) con personale dedicato altamente qualificato e due datacenter certificati ISO 27001 con architettura ridondata – a Roma e Milano – per erogare quei servizi infrastrutturali, di virtualizzazione del desktop e delle applicazioni che sono indispensabili per dare concretezza agli approcci Smart Working.
«Le caratteristiche dei nostri data center e le certificazioni del nostro personale esperto ci consentono di proporre soluzioni integrate tra diversi cloud, sia pubblici sia privati, per costruire il modello più in linea con l’infrastruttura tecnologica di partenza». Un’offerta integrata di soluzioni e servizi in ambito cloud, virtualizzazione dei desktop e vApp, che lascia libera l’azienda di scegliere tra le migliori tecnologie presenti sul mercato, utilizzare qualsiasi ambiente operativo e piattaforma, garantendo sempre la massima scalabilità e personalizzazione.
«Il nostro è un approccio a 360° – sottolinea Iucci –. Gli ambienti di lavoro digitali si fondano infatti su cinque pilastri. I dispositivi mobili, che svincolano la produttività dei singoli dalla scrivania dell’ufficio. Il cloud, che permette di accedere remotamente ai dati aziendali in ogni momento e da qualsiasi luogo. Un layer di sicurezza, che assicura la massima protezione di dati e dispositivi. Gli strumenti di collaboration, che permettono di condividere in tempo reale documenti e progetti. Per abilitare questo cambiamento, poi, non si può prescindere da un quinto elemento essenziale, ovvero l’adozione in azienda di una filosofia “smart”. Solo così è possibile ridisegnare i processi monolitici del passato trasformandoli in nuove modalità di collaborazione agile sostenute da processi operativi più snelli e nuovi modelli di leadership. Su questi cinque punti Westpole sta orientando da tempo investimenti, scelte tecnologiche e infrastrutturali e risorse».
La tecnologia di Mobile Desktop Management e Mobile Asset Management è quella best in class di Cisco Meeting e Cisco Meraki, sulla quale Westpole innesta servizi a valore che permettono di trasformare il tablet, il notebook, lo smartphone o l’earphone del dipendente in un ambiente di lavoro digitalizzato, per garantire una collaborazione altamente sicura dei dipendenti anche al di fuori dei confini fisici dell’azienda. «Ingaggiare e motivare è fondamentale per attrarre i migliori talenti e non farseli scappare – sottolinea il manager –. Per farlo occorre creare un ambiente stimolante e accogliente sotto tutti i punti di vista, dagli uffici all’organizzazione, dai supporti tecnologici alla produttività individuale per arrivare fino alla direzione».
