Gestione documentale in azienda: i passi verso l’efficienza

Anche nel mondo HR le attività di gestione documentale assumono un’importanza strategica. Si tratta di tenere traccia di contratti, buste paga, certificazioni e un insieme di altri moduli, pratiche, protocolli e atti, mantenendoli organizzati, accessibili e, soprattutto, conformi alle normative. Sono tutti pezzi di un puzzle che, come in qualsiasi altro ambito, se non gestiti con attenzione, possono causare ritardi, cortocircuiti di informazioni, colli di bottiglia o addirittura problemi legali. Con un approccio strutturato e qualche buona pratica, una corretta amministrazione può aiutare a migliorare l’efficienza interna, favorendo una comunicazione più fluida tra HR, dipendenti e management.

Vediamo, quindi, quali sono i punti chiave per gestire al meglio questa attività, partendo da una definizione di gestione documentale.

Cos’è la gestione documentale

La gestione documentale è il processo di organizzazione, archiviazione, accesso e controllo dei documenti aziendali, siano essi in formato cartaceo o digitale. Questo processo comprende l’intero ciclo di vita dei documenti: dalla loro creazione, classificazione e condivisione, fino alla conservazione e, eventualmente, alla loro eliminazione.

L’obiettivo è garantire che le informazioni siano sempre accessibili, protette e conformi alle normative legali, ottimizzando al tempo stesso i flussi di lavoro e riducendo il rischio di errori o smarrimenti. Come accennato, nell’ambito HR, questo significa gestire contratti, buste paga, certificazioni e altri documenti legati ai dipendenti in modo efficiente e sicuro.

Impatto della digitalizzazione sul settore HR

È chiaro che il settore delle risorse umane non è rimasto estraneo alle trasformazioni del mondo del lavoro abilitate dalla digitalizzazione. Anzi, proprio oggi è tra gli ambiti che vive da protagonista le continue evoluzioni. Processi amministrativi il payroll, la registrazione delle presenze e la creazione dei contratti sono stati automatizzati.

L’accesso ai documenti è diventato più rapido e semplice grazie ai sistemi di amministrazione digitali, che garantiscono trasparenza e sicurezza, anche in conformità con normative come il GDPR. L’analisi dei dati in tempo reale ha permesso decisioni più informate, migliorando la gestione delle performance, il monitoraggio del turnover e l’identificazione delle esigenze formative. E in questo senso non si può non citare l’AI, le cui svariate applicazioni si sono estese anche alle attività di recruiting, talent management e gestione del capitale umano (tanto per citarne alcune).

Vantaggi della gestione documentale nelle risorse umane

Analizziamo, a questo punto, i principali benefici che derivano da una corretta attività di gestione documentale in ambito HR.

Riduzione dei tempi di gestione

Con l’eliminazione dei flussi cartacei e l’implementazione di sistemi digitali, attività come l’archiviazione, la ricerca e l’elaborazione dei documenti vengono svolte in pochi secondi anziché in ore, riducendo drasticamente i tempi di attesa e le inefficienze operative.

Ad esempio, l’automazione dei processi ripetitivi, come l’invio di notifiche o la compilazione di moduli, velocizza le operazioni e riduce l’intervento manuale. Questa rapidità operativa si traduce in una più efficiente produttività del reparto HR e in un miglior servizio ai dipendenti, che possono accedere più rapidamente alle informazioni o ai documenti di cui hanno bisogno.

Miglioramento della sicurezza dei dati

Nessuna organizzazione è al sicuro dagli attacchi informatici e lo conferma anche l’ultimo rapporto realizzato dal Clusit, secondo solo nell’ultimo semestre il nostro Paese ha registrato 124 incidenti di particolare gravità, rappresentando il 7,6% del totale degli attacchi rilevati a livello mondiale. La data privacy è, dunque, un aspetto che non smette di allarmare le aziende. In questo senso, i sistemi di gestione documentale offrono un elevato livello di sicurezza, implementando controlli di accesso rigorosi e crittografia dei dati. Si tratta di applicazioni che consentono anche di tracciare chi accede ai documenti e monitorare l’attività, riducendo il rischio di violazioni della sicurezza e garantendo la conformità alle normative sulla privacy dei dati, come appunto il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati.

Implementazione di sistemi di gestione documentale

In conformità con le Linee Guida AGID, il Manuale di Gestione Documentale di Unioncamere, fornisce una panoramica completa e dettagliata su come funziona effettivamente un sistema di gestione dei documenti. In ogni caso, per implementare con successo un sistema di gestione documentale, è fondamentale seguire una serie di passaggi strategici. Vediamoli di seguito.

Come integrare la gestione documentale con HRMS e HCM

Iniziamo col dire che una transizione efficace a un sistema di gestione documentale nelle risorse umane richiede una pianificazione accurata e un approccio graduale per garantire che il cambiamento sia fluido, senza interruzioni nelle operazioni quotidiane.

Passaggi per una transizione efficace

Ecco i passaggi principali per una transizione di successo:

1. Valutazione delle esigenze aziendali: Prima di implementare qualsiasi sistema, è importante condurre un’analisi approfondita delle necessità specifiche dell’azienda e del reparto HR. Bisogna identificare quali tipi di documenti devono essere gestiti, come devono essere archiviati e chi avrà accesso a quali informazioni.
2. Scelta del sistema di gestione documentale: Dopo aver definito le esigenze, il passo successivo è selezionare una piattaforma che soddisfi i requisiti dell’azienda. È importante scegliere un sistema che sia facilmente integrabile con gli altri software HR già in uso (come i sistemi di gestione delle presenze o buste paga, HCM, performance management, talent management), che sia scalabile e che offra funzionalità di sicurezza avanzate, come la crittografia e il controllo degli accessi.
3. Pianificazione della digitalizzazione: Un aspetto fondamentale della transizione è la digitalizzazione dei documenti esistenti. Questo processo richiede tempo e risorse, ma è essenziale per creare un archivio centrale. Inizia con i documenti più recenti e progressivamente affronta quelli storici. Durante questa fase, è cruciale organizzare i documenti in categorie chiare, per facilitarne la ricerca futura.
4. Formazione del personale HR: Per garantire che il nuovo sistema venga utilizzato correttamente, è necessario formare il team HR. La formazione dovrebbe coprire l’uso del sistema per caricare, cercare e modificare i documenti, così come le procedure di sicurezza, come la gestione degli accessi e la protezione dei dati sensibili.
5. Definizione delle politiche di accesso e sicurezza: È essenziale stabilire chi avrà accesso a quali documenti e implementare regole di gestione dei permessi. L’automazione di alcuni processi, come la scadenza dei diritti di accesso o il monitoraggio delle modifiche, aiuterà a garantire il rispetto della privacy e della sicurezza.
6. Implementazione graduale: È consigliabile avviare la transizione con una fase pilota, magari utilizzando il sistema per gestire solo alcuni documenti o processi. Questo approccio permette di testare il sistema, raccogliere feedback e risolvere eventuali problemi prima di estenderlo a tutta l’organizzazione.
7. Monitoraggio e ottimizzazione: Dopo l’implementazione, è fondamentale monitorare il funzionamento del sistema, raccogliere feedback dal personale e fare eventuali aggiustamenti. Questo aiuterà a identificare eventuali inefficienze e a migliorare l’utilizzo del sistema nel tempo.
8. Backup e gestione dei dati: Un aspetto cruciale della gestione documentale digitale è la protezione dei dati. È necessario implementare procedure di backup regolari e piani di recupero in caso di emergenze, assicurandosi che i documenti siano sempre al sicuro.
9. Comunicazione con i dipendenti: La transizione a un sistema di gestione documentale implica anche un cambiamento per i dipendenti. È importante comunicare in modo chiaro e tempestivo le nuove modalità di accesso e gestione dei documenti, in modo che tutti siano allineati e possano trarre beneficio dai nuovi strumenti.
10. Adattamento continuo: La tecnologia e le esigenze aziendali evolvono, quindi è importante rimanere flessibili e pronti ad adattare il sistema di gestione documentale alle nuove necessità. Aggiornamenti regolari e miglioramenti costanti sono essenziali per mantenere il sistema efficace e sicuro.

Strumenti e software consigliati

Esistono numerosi strumenti e software per la gestione documentale progettati per le esigenze specifiche delle HR. Oltre ai più diffusi come Microsoft Sharepoint e Google Drive, altre soluzioni includono:

• Zoho Docs è una soluzione di gestione documentale che permette di archiviare, condividere e collaborare su file online. Offre un potente sistema di ricerca per recuperare facilmente i documenti. È adatto per piccole e medie imprese.
• ADP Workforce Now è una piattaforma HR completa che include strumenti di gestione documentale insieme all’amministrazione delle buste paga, dei benefit, della performance e dell’assunzione. È progettato per aiutare le aziende a gestire tutti gli aspetti HR in un’unica soluzione, con funzionalità di sicurezza avanzate per la protezione dei dati sensibili.
• Everteam è un software di Enterprise Content Management (ECM) che aiuta a gestire e automatizzare il flusso di documenti all’interno dell’azienda. Include funzioni avanzate di automazione, gestione del ciclo di vita dei documenti e archiviazione sicura, rendendolo ideale per le aziende che necessitano di una gestione documentale complessa.
• HR Partner è una soluzione software specificamente pensata per le piccole e medie imprese, con funzionalità di gestione documentale integrate. Permette di archiviare e gestire documenti HR come contratti di lavoro, documenti fiscali e altro, tutto in un’unica piattaforma accessibile.

Vale, poi, la pena citare DocuWare, che offre soluzioni di gestione documentale integrate e scalabili, ideali per aziende di tutte le dimensioni; M-Files, che si distingue per la sua capacità di integrare sistemi legacy e migliorare la gestione delle informazioni aziendali; BambooHR, particolarmente adatto alle piccole e medie imprese che cercano una soluzione HR intuitiva e completa.

Superare la resistenza al cambiamento

La resistenza al cambiamento è una sfida comune durante l’implementazione di nuovi sistemi tecnologici.

Per diffondere internamente i processi di change, gli strumenti digitali più utilizzati rimangono l’email per immediatezza e ampiezza di diffusione, i video, i social media, la newsletter elettronica e la bacheca elettronica. Accanto a questi strumenti più tradizionali, si fanno spazio soluzioni ideate proprio per aumentare il coinvolgimento attivo e la collaborazione, come dashboard, piattaforme condivise e gamification. In generale, comunque, è importante coinvolgere i dipendenti lungo l’intero processo di implementazione e adozione di una nuova tecnologia, raccogliendo feedback e mostrando chiaramente i benefici. Offrire una formazione completa e continua aiuta a ridurre l’ansia associata all’uso di nuovi strumenti. Comunicazioni trasparenti e aggiornamenti regolari sullo stato di avanzamento dei lavori possono anche contribuire a guadagnare il sostegno dei dipendenti.

Garantire la conformità normativa

Il GDPR stabilisce rigide regole su come i dati personali dei dipendenti devono essere raccolti, trattati e conservati. Un sistema di gestione documentale deve garantire che i dati sensibili (come informazioni salariali, dati medici e dati bancari) siano protetti tramite crittografia e accessi controllati. Inoltre, è fondamentale ottenere il consenso esplicito dei dipendenti per raccogliere e trattare i loro dati e rispettare i loro diritti, come l’accesso ai dati, la correzione e la cancellazione.

Ogni tipo di documento HR ha, infatti, un periodo di conservazione legale; di conseguenza, un sistema di gestione documentale deve consentire di definire politiche di archiviazione e distruzione dei documenti in base ai requisiti normativi. Ad esempio, i contratti di lavoro possono dover essere conservati per un determinato numero di anni dopo la cessazione del rapporto, mentre altri documenti possono richiedere la distruzione dopo un periodo più breve.

Un altro aspetto importante è la capacità di integrare il sistema di gestione documentale con altre soluzioni aziendali (come i software di payroll, gestione delle presenze e reclutamento). Questo assicura che i dati siano trattati in modo uniforme e conforme su tutta la piattaforma aziendale, riducendo il rischio di violazioni della privacy.
Non per ultimo, le normative sulla protezione dei dati possono variare da un paese all’altro. Se l’azienda ha dipendenti in più giurisdizioni, è fondamentale che il sistema di gestione documentale sia in grado di adattarsi e garantire la conformità a tutte le leggi locali, come quelle relative alla privacy, alla conservazione dei documenti e alla gestione dei dati sensibili.