Il mondo dei consulenti del lavoro si sta trasformando per far fronte a una normativa in continua evoluzione che necessita di una serie di adempimenti sempre più numerosi e complessi. Non stupisce perciò che la tecnologia porti a questo universo nuovi strumenti innovativi per facilitare le funzioni dei professionisti che ne fanno parte, anche in termini di gestione dei documenti relativi alle risorse umane.
Ed è qui che entrano in gioco le soluzioni di Kyocera Document Solutions Italia. Marchio noto soprattutto per il parco macchine in cui spiccano le stampanti multifunzione, attualmente si sta specializzando anche sul versante delle piattaforme DMS (Document Management System) ed ECM (Enterprise Content Management).
Entrambe possono essere abbinate o meno alle multifunzioni, nel caso in cui il documento sia acquisito tramite scansione. In realtà però viaggiano come proposta autonoma che, nel caso dei consulenti del lavoro, fanno leva sul loro bisogno di semplificazione e snellimento delle pratiche.
«Un bisogno che non è di esclusiva pertinenza dei consulenti del lavoro, ma che in alcuni ambiti caratterizzati da una mole di documentazione significativa assume particolare urgenza», come ricorda Mirko Marotta, Solutions Specialist & MDS Business Development di Kyocera, illustrando in che modo la sua azienda stia affiancando questa categoria professionale lungo la strada della Digital Transformation.
Who's Who
Mirko Marotta
Solutions Specialist & MDS Business Development di Kyocera
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I consulenti del lavoro alle prese con la gestione documentale dei dipendenti
«L’esigenza dei consulenti del lavoro – dice Marotta – è quella di poter seguire le aziende soprattutto per quanto riguarda la parte di gestione dei documenti inerenti all’assunzione o al licenziamento dei dipendenti, oltre a tutte quelle attività che riguardano la relazione tra impresa e lavoratore. Oggi molta di questa documentazione è ancora cartacea o, nel caso di file digitali, viene collocata in cartelle di rete».
Una circostanza che impedisce di fatto una fruibilità dei dati veloce e puntuale, perché un sistema di ricerca tradizionale messo a disposizione da una classica suite di produttività non si può paragonare a quello presente in un software specifico di gestione documentale.
«Un DMS non solo consente di suddividere la documentazione che si riferisce a ogni persona, magari catalogandola per tipologia – contratto di assunzione, INAIL, INPS ecc. -, ma prevede anche processi come quello della firma elettronica per dare la possibilità al consulente del lavoro di avviare un workflow che coinvolga gli interessati: da una parte il titolare dell’azienda o chi ne fa le veci, dall’altra la persona assunta» chiarisce Marotta.
L’esperienza di Kyocera Document Solutions Italia, nel supportare il dealer che si rivolge al mercato italiano dei consulenti del lavoro, è confermata dagli studi sul livello di digitalizzazione di professionisti e piccole e medie imprese.
Professionisti e PMI, perché un software ERP non basta
L’ultima edizione dell’Osservatorio Innovazione Digitale nelle PMI del Politecnico di Milano attesta che il 40% del campione considerato (1075 PMI italiane) ha già introdotto o ha intenzione di introdurre a breve un software ERP, ma lascia intendere che in molti casi non si disponga ancora di un sistema di archiviazione digitale dei documenti, vale a dire di una soluzione software in grado di classificare le differenti tipologie documentali gestite dall’azienda.
«L’ERP, per sua definizione, non nasce con la prerogativa di assolvere alla necessità di organizzare i documenti gestiti in azienda e, in assenza di una soluzione che consenta la precisa mappatura di ciò che si sta gestendo all’interno di un archivio, diventa davvero complicato riuscire a cercare velocemente i documenti» dice ancora Marotta.
Il quale aggiunge che spesso a mancare è anche «quello che si può definire l’“ultimo miglio”, ovvero che, partendo da un “documento madre”, si introduca il file documentale in un flusso che all’atto finale possa essere firmato e condiviso in modo centralizzato, collaborativo e regolamentato negli accessi».
Si tratta di soluzioni che sempre più spesso vengono offerte in cloud per minimizzare ulteriori costi interni come quelli dovuti a un server su cui installare il software. «Ecco perché proponiamo KCIM, Kyocera Cloud Information Manager, concepito su una filosofia “SaaS” (Software as a Service). È un servizio offerto al cliente che non richiede alcuna infrastruttura tecnologica e che viene fornito di un’interfaccia semplice e intuitiva appunto in cloud, con tutti i benefici che al giorno d’oggi questo può comportare in termini di ridondanza del dato, affidabilità e sicurezza».
Mirko Marotta è fortemente convinto dell’interesse che questa modalità possa suscitare soprattutto all’interno di realtà in cui sia assente una figura IT dedicata.
Dall’acquisizione all’indicizzazione, passando per la firma
«Attraverso KCIM offriamo un’archiviazione documentale native-cloud che può essere applicata a qualsiasi categoria merceologica, ma in questo momento ci stiamo focalizzando sui consulenti del lavoro, certi di poter rispondere alle loro aspettative» continua Marotta, che non nasconde i nodi da sciogliere nel percorso di collaborazione con questa tipologia di professionisti: «Quando parliamo di archiviazione in cloud, non stiamo parlando di conservazione sostitutiva. Mettere da qualche parte un documento digitale, se pur con criteri di protezione e immodificabilità nel tempo, non significa “conservarlo a norma” secondo i criteri AgID. Va detto che per le aziende private, a differenza della pubblica amministrazione in cui vige l’obbligo della conservazione sostitutiva a norma, non ci sono attualmente regole così stringenti. Tuttavia questo fatto pone un faro di attenzione, in caso di controversia. Non è il solo tema che suscita delle dovute riflessioni. Allo stesso tempo è fondamentale offrire una firma elettronica che sia di valore identico a quella apposta a mano e che mantenga il documento in formato digitale. Per tale motivo con DocuSign e itAgile, aziende di riferimento in materia, abbiamo avviato una cooperazione che copre questo aspetto, mentre stiamo valutando con altri partner di prevedere anche la conservazione sostitutiva, guardando quest’ultima come una concreta necessità per i clienti nel breve termine».
Nell’attuale fase progettuale, Kyocera Document Solutions Italia, insieme al dealer che presidia le esigenze tecnologiche dei consulenti del lavoro, sta raccogliendo i loro desiderata. Dalla “cattura” dei documenti alla loro catalogazione, dalla firma digitale fino all’ottimizzazione del processo di indicizzazione.
«Guardando con attenzione a un possibile volume cospicuo di documenti, il processo di auto-indicizzazione documentale post-acquisizione assume senza dubbio un ulteriore punto di attenzione. Proprio per tale ragione abbiamo aggiunto questa tematica nel percorso di valutazione progettuale, con l’obiettivo di poter affiancare agli strumenti già in essere nella piattaforma KCIM ulteriori strumenti che possano essere di ausilio nel lavoro quotidiano» sottolinea in conclusione Marotta.
