HR Tech: il ruolo della tecnologia nella gestione delle persone in azienda

Un mercato giovanissimo, ma in pieno fermento. Una grande opportunità per le imprese che puntano su efficienza e approccio data-driven per generare nuovo valore attraverso l’ottimizzazione dei processi e la comunicazione interna. Al settore dell’HR Tech fanno capo aziende specializzate nello sviluppo di soluzioni digitali dedicate al mondo delle Risorse Umane e del Change Management. Parliamo di strumenti ancora poco diffusi nella stragrande maggioranza delle aziende italiane, specialmente se di medie e piccole dimensioni: basti pensare alle piattaforme per le video-interviste e i colloqui conoscitivi, ai software per la gestione di paghe e contributi e a quelli di assessment – per esempio rispetto alla compliance con il Gdpr – basati sull’Intelligenza Artificiale, senza dimenticare gli assistenti e gli sportelli virtuali per svolgere in autonomia le procedure burocratiche e le applicazioni di Employer Branding su social network, blog e siti Internet.

Complice la pandemia mondiale, il 2020 è stato un anno cruciale per il settore HR Tech, che ha registrato un netto apprezzamento a livello globale. Ma cosa succederà nel 2021? Un recente articolo pubblicato su “People Matters” individua 6 opportunità in ambito HR Tech che possiamo aspettarci per l’anno in corso:

• la tecnologia delle risorse umane si evolverà oltre il mondo convenzionale del recruiting e del talent management, entrando nelle routine lavorative quotidiane;
• assisteremo a aumento della domanda e degli investimenti sulla tecnologia HR;
• le startup HR Tech  avranno la possibilità di fornire strumenti basati sulla collaborazione;
• assisteremo a un’evoluzione delle soluzioni di mental health per il lavoro a distanza;
• si diffonderà il posto di lavoro ibrido;
• aumenteranno le opportunità di lavorare con le PMI.

Ascolta “Cosa si intende per change management e qual è l’impatto della pandemia sui progetti di cambiamento” su Spreaker.

Che cos’è l’HR Tech

Tutto ciò che in qualche modo, attraverso il digitale, rende più snelli e fluidi i processi che dipendono dall’ufficio Human Resource è definibile come HR Tech. Si tratta quindi di una moltitudine di piattaforme, applicazioni e servizi profondamente innervati in tutte le attività aziendali. Si può anzi tranquillamente affermare che quanto più sono connessi con le operazioni svolte quotidianamente dai collaboratori, tanto più questi strumenti risulteranno efficaci. Sono infatti i dati generati da ciascuna interazione dei dipendenti ad alimentarli: all’aumentare della quantità di informazioni disponibili, grazie ai Big Data Analytics, gli amministratori di sistema possono valutare le performance, calibrarne l’erogazione e potenziare i servizi per ottenere esperienze d’uso sempre più intuitive, oppure per disegnare nuove strategie nella gestione dei processi e nella comunicazione interna.

Il ruolo dell’HR Tech nelle aziende

Avendo a che fare con il cuore dell’organizzazione, l’HR Tech è una premessa indispensabile per intraprendere il percorso di Digital Transformation, che porta al concetto di Impresa 4.0. Sono fondamentalmente tre gli ambiti applicativi per cui vengono sviluppate le soluzioni HR Tech: human capital management, talent acquisition e talent management. Stando al censimento fatto da In-recruiting (Zucchetti Group), in Italia le realtà dell’HR Tech sono nel complesso 103, e di queste 53 si occupano di human capital management, 42 di talent acquisition, otto di talent management. Sono, come intuibile, tre campi d’azione strettamente correlati tra loro: la vita in azienda di qualsiasi risorsa può essere descritta come un flusso che, salvo rare eccezioni, si muove secondo modelli standard, coerenti con l’ambito in cui è attiva l’organizzazione. Il ruolo dell’HR Technology è perciò vincolato a questa missione.

Ma, in generale si può affermare che l’HR Tech ha implicazioni significative sia dal punto di vista del business, sia dal punto di vista delle risorse umane. Nel primo caso permette alla funzione HR di assumere un ruolo più strategico, ai dipendenti di diventare responsabili delle decisioni, elimina gli inutili silos e colma le lacune fra dipartimenti, rende migliore il processo di gestione dei talenti, che vengono finalmente messi al centro dei processi. Sotto il profilo delle risorse umane, invece, con l’HR Tech viene semplificato ogni aspetto che riguarda le risorse umane,  la collaborazione e la struttura organizzativa si evolvono, l’HR può analizzare i dati dei dipendenti e creare offerte personalizzate per i talenti, è possibile valutare le tecnologie esterne e rendere le decisioni delle aziende più strategiche.

Le soluzioni HR Tech

Nel mercato italiano l’offerta HR Tech è abbastanza variegata, complice anche la diffusione del Cloud e delle soluzioni fruibili as-a-Service. Payroll, gestione delle presenze, Formazione, Performance Management, Compensation e Benefit, Recruiting possono quindi essere supportati da strumenti in cloud.

In generale le soluzioni si possono ricondurre ad aree ben definite di pertinenza dell’employee journey :

• Core HR: si tratta delle soluzioni che gestiscono i dati del lavoratore, i contratti, gli organigrammi, i team, l’HR Help Desk, la sicurezza sul lavoro, la pianificazione strategica della forza lavoro;
• Workforce management: rientrano in quest’area gli stumenti di gestione delle assenze e della forza lavoro in generale, di rilevazione costi di manodopera, dello scheduling e dei timesheet;
• Performance Management: in questa categoria rientrano gli strumenti per la definizione e il monitoraggio degli obiettivi individuali e per la valutazione periodica (performance management system), le App o i sistema per il continuous feedback, i sistemi a supporto del feedback review management da utilizzare annualmente, i sistemi di Compensation, Benefits & Rewards Management.
• Formazione: in questa categoria rientrano le soluzioni di Talent Management come le piattaforme di e-learning, i portali per l’iscrizione ai corsi online e in aula e/o il tracking del percorso formativo, i sistemi online per l’assessment delle competenze, le App e gli strumenti per il micro learning (video pillole, pillole formative, brevi documenti…), i sistemi di Gamification.
• Ricerca e Selezione (talent acquisition): in questa categoria rientrano la sezione Job Career sul sito istituzionale o su un sito costruito ad hoc, la gestione curriculum dei candidati e workflow di selezione (Applicant Tracking system), sistemi di Job Posting interno, l’acquisizione di videointerviste o video cv in fase di candidatura (video-recruiting), i social media business oriented (escluso LinkedIn) per la ricerca dei candidati e/o Employer Branding, chatbot per rispondere a richieste di informazioni dei candidati.

In Italia a fornire queste soluzioni c’è un numero consistente di società nel panorama italiano, si va dalle micro imprese fino ad arrivare alle realtà di grandi dimensioni. In particolare, tra le soluzioni più complete di Human Capital Management (HCM) spiccano Oracle, SAP (con SuccessFactors), Workday, ADP, Infor, TeamSystem, Talentia Software e Zucchetti. Tra le soluzioni a supporto della Ricerca e Selezione troviamo quelle di Indeed, VisioTalent, Google For Job e Carreer Builder. In ambito Talent Management troviamo Cornerstone OnDemand, SAP, Talentsoft, Docebo, Skilla.

Come ottenere il budget per l’HR Tech

Non è sempre facile per i manager dell’HR ottenere dalla C-suite il budget necessario per investire in nuove tecnologie. Il primo ostacolo, ha svelato il 2020 HR Technology Pulse Survey di Gallagher, è che “la leadership non capisce il valore di tale investimento”. Il 2021 potrebbe aprire nuovi scenari, perché il lavoro da remoto imposto dalla pandemia ha evidenziato il ruolo delle tecnologie più efficaci e user-friendly che massimizzano la produttività.

Una falsariga su cui muoversi per far risaltare i vantaggi dell’investimento tecnologico è quella fornita dai consulenti di PricewaterhouseCoopers (PwC) e riportata dal sito della Society for Human Resource Management, Shrm.com.

I dirigenti del dipartimento HR dovrebbero innanzitutto evidenziare al CFO i benefici quantitativi dell’HR Tech. Per esempio, indicare quanto si può risparmiare con una piattaforma tecnologica che gestisce i costi dei collaboratori o guida il processo di recruiting o, ancora, aiuta a verificare la compliance per scongiurare sanzioni.

Un secondo pitch vincente è il vantaggio che si ottiene collegando gli investimenti in HR Tech a quelli per il Finance Tech. Portare sulla stessa piattaforma le applicazioni cloud per le HR e per il dipartimento finanziario permette di condividere risorse e dati, ridurre i costi di abbonamento e rendere più agevoli gli aggiornamenti.

Un altro elemento utile per vincere lo scetticismo della C-suite è mostrare come i benefici qualitativi dell’HR Tech servano direttamente gli obiettivi di business. Per esempio, una nuova piattaforma di e-learning apparirà subito un investimento strategico se permette di accrescere le competenze del personale di vendita e dare supporto al lancio di un nuovo prodotto.

L’importante per il leader HR è essere trasparenti: non minimizzare i costi dell’investimento, ma farne risaltare i vantaggi strategici, ben superiori alla spesa.

I dati dell’HR Tech

Secondo i dati dell’Osservatorio HR Innovation Practice del Politecnico di Milano, l’ambito dell’Employer Branding sarebbe quello su cui le aziende italiane starebbero investendo (in crescita per il 45% delle organizzazioni coinvolte nella ricerca del 2018), insieme alle iniziative digitali per la formazione e sviluppo (58%). Nel complesso, il 60% delle direzioni HR che hanno partecipato all’indagine dell’Osservatorio, dichiara di aver aumentato il budget per le iniziative digitali rispetto al 2017, a fronte di un 4% che lo ha diminuito. Il 36% dei rispondenti dichiara invece di non aver visto rilevanti variazioni.

«Le organizzazioni e la Direzione HR devono investire su quegli strumenti che consentano di migliorare l’efficacia e l’efficienza dei propri processi – sottolinea Fiorella Crespi, Direttore dell’Osservatorio del Politecnico -. Poter contare sulle professionalità digitali adeguate e possedere competenze aggiornate e in linea con il contesto tecnologico e competitivo è una condizione necessaria ma non sufficiente per poter affrontare la Digital Transformation».

In occasione delle ricerca 2018, l’Osservatorio ha fatto una mappatura delle aziende intervistate in termini di presenza di alcuni strumenti digitali all’interno della Direzione HR e di loro introduzione futura nel 2018, concentrandosi in particolare sulle applicazioni emergenti e innovative. Emerge che gli strumenti basati sull’Intelligenza Artificiale a supporto dei processi HR sono ancora poco diffusi e sono ancora poche le aziende che prevedono di introdurli. In alcune realtà iniziano ad esserci delle sperimentazioni in specifici ambiti, come ad esempio il Recruiting, ma si è ancora lontani dalla diffusione pervasiva. L’utilizzo di Social Media non professionali, come Facebook e Instagram, a supporto dell’Employer Branding risulta diffuso nel 43% delle realtà rispondenti, così come l’utilizzo di App che forniscono strumenti a supporto della formazione (video-pillole, tips informativi, brevi documenti) e le video-interviste o i video-curricula, indicati rispettivamente dal 38% e dal 37% dei rispondenti.

Secondo i recenti dati del rapporto realizzato da In-recruiting, gruppo specializzato nelle soluzioni software per il recruiting e la talent acquisition, l’HR Tech ha fatturato in Italia nel 2018 oltre 1 milardo di euro e circa il 40% delle aziende dell’ecosistema HR Tech italiano è nato negli ultimi 2-3 anni.

Un esempio (integrato) di applicazione HR Tech

Il grande classico dell’HR Tech – un’applicazione in realtà non nuova, ma che negli ultimi tempi sta venendo enormemente rivalutata – è l’Intranet aziendale. Lungi dall’essere la bacheca che molti ricordano come uno strumento poco usabile e soprattutto poco utile, oggi l’Intranet è un vero e proprio punto d’accesso a tutti i servizi che l’impresa mette a disposizione dei propri collaboratori. La possibilità di collegarsi virtualmente da qualsiasi device, in ufficio come in mobilità, la rende la soluzione ideale non solo per rimanere costantemente aggiornati rispetto alle novità che riguardano procedure e aspetti burocratici della vita in azienda, ma anche per essere sempre in contatto con il business, attraverso per esempio piattaforme di social media integrate. L’Intranet sta diventando inoltre il touch point privilegiato per l’erogazione di informazioni di servizio e per la richiesta di assistenza tecnica. Merito anche della comparsa dei bot, che fungono da assistenti virtuali per la risoluzione dei problemi di ordinaria amministrazione. Come detto, è l’integrazione tra le varie applicazioni la vera forza di un’offerta HR Tech efficace, ed è solo con un approccio olistico che si riescono a massimizzare i risultati ottenibili con l’adozione di questi strumenti.