Dalle procedure di recruiting all’ordinaria amministrazione durante il ciclo di vita aziendale passando per lo snellimento delle pratiche burocratiche interne, Teams può giocare un ruolo strategico per la funzione HR. E questo è tanto più vero se si considerano i tempi in cui vive l’economia mondiale. La cosiddetta Fase 2 dell’emergenza coronavirus vedrà un radicale processo di trasformazione della condotta personale nelle relazioni, fuori e dentro l’impresa, e anche la gestione delle risorse umane dovrà tenere conto del cambiamento. In questo senso, Teams e il digitale possono aiutare le imprese a organizzare meglio le informazioni e a semplificare le comunicazioni anche in uno scenario caratterizzato, sul piano fisico, da una forte frammentazione sociale.
D’altra parte, la piattaforma di Microsoft per la business collaboration ha fatto parlare parecchio di sé in queste settimane di lockdown, e non solo in ambito aziendale: la possibilità di integrare, durante la connessione, strumenti per la produttività e di attivare vere e proprie sessioni di lavoro condiviso, oltre che semplici video-riunioni, ha permesso a enti pubblici e strutture educative di continuare a erogare servizi anche in modalità remota. E difatti il bacino di utenti di Teams, a livello mondiale, è letteralmente esploso nel mese di marzo, quando sulla piattaforma si sono registrati circa 44 milioni di accessi unici al giorno.
È stato anche il contesto all’interno del quale l’HR di alcune aziende – tra quelle che non sono state costrette alla sospensione delle attività – ha cominciato a esplorare lo strumento per gestire la selezione di nuovi candidati, attraverso colloqui e interviste condotti rigorosamente online. Per altre imprese si è trattato invece di un’occasione per rafforzare una declinazione di Teams, quella sul fronte delle Risorse Umane, già introdotta da tempo nell’organizzazione. È il caso di Teorema Engineering, società specializzata nella consulenza e nella fornitura di soluzioni per la digital transformation. Teorema è tra i maggiori sostenitori di Teams come tool al servizio delle HR non solo in qualità di Gold partner di Microsoft, e quindi di fine conoscitore delle potenzialità del tool, ma per l’appunto anche in funzione dello use case sviluppato internamente (e in tempi non sospetti).
«Quello dell’HR non è un reparto verticalizzato, a compartimenti stagni, come possono esserlo altre divisioni aziendali», spiega Carlo Siddi, Business Unit Manager Horizontal Market. «L’ufficio Risorse Umane supporta l’organizzazione in modo trasversale e, dovendo occuparsi del ciclo di vita del dipendente fin da prima dell’assunzione, risponde a un ecosistema complesso, le cui funzioni vengono gestite con strumenti diversi, spesso fuori linea. In questo senso, Teams si trasforma in un hub che, pur non sostituendosi agli strumenti ad hoc, può integrarne l’operatività diventando un vero e proprio configuratore delle informazioni raccolte attraverso i vari applicativi, con la possibilità concreta di offrire maggiore trasparenza all’intera organizzazione».
Indice degli argomenti
Teorema: «Teams un valido strumento per l’HR per diffondere la cultura aziendale e abbattere i flussi documentali»
Lo sa bene Lorenza Sicheri, Human Resources Director di Teorema Engineering. «L’introduzione di Teams in azienda ci ha permesso di affrontare due ordini di problemi: il primo, di natura logistica, riguardava le difficoltà di comunicazione tra le sedi di Teorema di Trieste, di Milano, di Roma e Padova. Il secondo aveva a che fare con la ripetitività di certe operazioni. Come accade nella stragrande maggioranza delle imprese, anche il nostro ufficio HR è subissato da richieste di informazioni che vertono quasi sempre intorno alle stesse tematiche», spiega Sicheri. «Teams ci ha permesso da una parte di semplificare la diffusione della cultura aziendale abbattendo le barriere geografiche e rendendo l’interazione tra gli uffici più immediata; dall’altra di costruire un archivio digitale accessibile a tutti i dipendenti, che ricevono una notifica ogni volta che le informazioni relative agli hot topic vengono aggiornate».
L’HR manager precisa però che lo strumento in sé non è sufficiente per generare vantaggi significativi in tempi rapidi. Contano più che altro il modo in cui si sviluppa la practice, e soprattutto l’accompagnamento della popolazione aziendale nell’adozione della piattaforma. «In questo senso, occorre prima di ogni altra cosa il supporto al progetto da parte dei vertici dell’impresa, che devono fungere da punto di riferimento nelle attività di change management», dice Sicheri. «Inoltre, bisogna anche essere in grado di introdurre nuove linee di condotta per la gestione efficace delle chat e delle video-riunioni, stimolando l’utilizzo corretto del tempo da trascorrere online».
C’è infatti un nuovo codice di condotta da rispettare, una sorta di galateo che stabilisce chi deve fare cosa ed entro quando, in modo da non trasformare i meeting – che diventano un micromondo in cui tutto ciò che viene detto e scritto rimane consistente – in situazioni caotiche. Per esempio, Teams consente di impostare lo status dell’utente, evidenziando quando è disponibile e quando invece impegnato. Chi ha bisogno di rivolgersi all’ufficio HR per informazioni non contenute nella documentazione online, sa quindi esattamente quali sono i momenti migliori per contattarlo e, soprattutto, una volta inoltrata una richiesta, ha piena visibilità sullo stato di avanzamento della pratica. Adottando specifici KPI, inoltre, è possibile misurare il livello di efficienza raggiunto dall’organizzazione in termini di risoluzione dei problemi.
«Agendo in questo modo, si riescono ad abbattere i flussi documentali fino al 50%. È quello che è accaduto in Teorema: se prima c’era la tendenza a mandare una mail per qualunque tipo di richiesta, oggi grazie alla disponibilità dei documenti su Teams, le risorse umane all’interno dei vari gruppi di lavoro si muovono in modo più agile ed efficiente, maturando per ciascuno scambio la giusta aspettativa in termini di risposta da parte del proprio interlocutore. Naturalmente, tutto è stato enfatizzato nel momento in cui è scattato il lockdown», precisa Sicheri, «ma eravamo già abituati a lavorare in questa maniera, e non si sono registrati, nel bene e nel male, impatti significativi quando c’è stata la necessità di rimanere tutti a casa».
Usare bene Teams: i temi del change management e della governance
La relativa tranquillità sperimentata da Teorema durante un periodo che invece si è rivelato estremamente traumatico per molte altre imprese è dovuta proprio al modo in cui la piattaforma è stata introdotta in azienda. «Quando si parla di strumenti come Teams, l’efficacia della soluzione dipende al 90% dalla cultura aziendale e solo per il restante 10% dalla tecnologia», dice Siddi. «Quella che è mancata in molte delle organizzazioni che hanno dovuto giocare la carta della collaboration per sopravvivere al lockdown è stata per l’appunto la componente di change management: penso per esempio alle difficoltà riscontrate da chi lavora nelle aziende di produzione, dove tipicamente la soglia di età è piuttosto alta, che hanno adottato Teams senza poter fare alcun lavoro preliminare. Calare dall’alto una soluzione digitale senza motivarne la scelta e i vantaggi è sempre controproducente. Ma non è solo questione di tasso di adozione da parte della popolazione aziendale», avverte il manager. «L’aspetto della governance è ancora più importante».
Siddi sottolinea infatti che l’estrema semplicità della user experience offerta da Teams, insieme alla ricchezza delle funzionalità – in continuo aggiornamento – che offre, può indurre utenti inesperti a usare la piattaforma in modo scorretto. Accessi non regolamentati, condivisioni non autorizzate con elementi esterni all’impresa, confusione nella gestione degli strumenti e dei ruoli: sono tutti aspetti relativi all’execution dell’applicazione che rischiano non solo di vanificarne l’efficacia, ma anche – come facilmente intuibile – di minare la sicurezza. «Per questo è necessario prevedere di concerto con la funzione HR e con il sostegno del top management una fase di education che permetta alla popolazione aziendale di imparare a sfruttare lo strumento al meglio attraverso best practice, linee guida e sessioni di traning».
Teorema sta per l’appunto mettendo a frutto l’esperienza maturata internamente per offrire programmi di change management e di formazione ad hoc alle imprese che hanno deciso di implementare Teams al di là dell’emergenza Covid-19 e di mettere la piattaforma al servizio dell’ufficio HR. «I clienti ci contattano per essere sostenuti nello sviluppo di progetti di training e di reinforcement», dice Siddi. «Vista la situazione, sul fronte del training ci vengono richiesti molti webinar preregistrati, di 15-20 minuti, che spiegano nel dettaglio cosa fare e, soprattutto, cosa non fare su Teams. Ma ci sono anche imprese che preferiscono interazioni live, con sessioni in modalità ‘train the trainer’, attraverso le quali si trasferiscono i contenuti ai cosiddetti champions, i profili più adatti a evangelizzare i colleghi e a portarli a bordo della piattaforma. Per quanto riguarda il reinforcement, mettiamo a disposizione delle aziende clienti un assistente virtuale, già popolato da noi in termini di contenuti, che funge da supporto, in caso di dubbi, rispetto all’utilizzo quotidiano di Teams. In alcuni casi, infine, ci è stato richiesto un servizio di assistenza basato su videopillole. A prescindere dalla modalità», chiosa Siddi, «l’importante è comprendere come evitare di generare situazioni improprie, altrimenti viene meno il beneficio del disporre di una piattaforma così ricca».
