Nel mondo del lavoro in continua evoluzione, si moltiplicano le sfide di chi ha il compito di gestire il Capitale Umano dell’azienda mentre i processi HR diventano sempre più complessi.
Secondo il rapporto State of the Workplace 2022-2023 della Society for Human Resource Management (SHRM), nel 2022 le due grandi priorità HR riguardavano rispettivamente l’assunzione dei talenti e la capacità di trattenerli, e lo scenario ancora pare sia immutato.
Le prime cinque attività che quest’anno l’HR ritiene di dover gestire in maniera prioritaria sono infatti: mantenere un buon livello di employee engagement (78%), trattenere i migliori talenti (77%), trovare e reclutare talenti con le competenze necessarie (64%), trovare modi per ridurre i costi e migliorare l’efficienza (61%), supportare lo sviluppo di leader e people manager più efficaci (60%).
A queste cinque priorità seguono in ordine nella Top 10: eseguire valutazioni e aggiustamenti retributivi equi e competitivi, migliorare la comunicazione organizzativa, facilitare valutazioni delle prestazioni eque ed efficaci, riqualificare la forza lavoro attuale, creare piani di successione per ruoli chiave.
Basta dare dunque un rapido sguardo a questa “priority list” per farsi un’idea di quanto intensa possa essere la giornata di un addetto alle Risorse Umane e quante attività e task è impegnato a gestire contemporaneamente, andando a toccare ogni aspetto della vita del dipendente.
Per fortuna, un supporto notevole nella gestione dei processi HR arriva oggi dalla tecnologia. Di questo argomento ne parliamo con Deborah Briamonte, Enterprise and HR Sales Specialist di CATA Informatica, realtà con oltre 35 anni di esperienza nell’offerta di soluzioni software e consulenza specializzata per la trasformazione digitale, quattro sedi in Italia, la principale a Milano, più di 400 clienti, nonché partner System Integrator di TeamSystem.
Indice degli argomenti
Il software di TeamSystem che rivoluziona i processi HR
«La digital transformation delle Risorse Umane coinvolge trasversalmente diverse tipologie di aziende, spingendole a una ridefinizione complessiva delle pratiche, dei processi HR, dei luoghi e delle modalità di lavoro verso forme più agili», afferma Deborah Briamonte.
Who's Who
Deborah Briamonte
Enterprise and HR Sales Specialist di CATA Informatica
«In CATA – prosegue − pensiamo che la tecnologia debba servire per rendere più facile e più efficiente il lavoro delle persone. Questo vale anche per il settore delle Risorse Umane. Ecco perché abbiamo scelto per i nostri clienti TeamSystem HR, una soluzione data driven dall’esclusiva ampiezza funzionale scalabile, in grado di sfruttare tutti i vantaggi del Cloud per garantire alte performance e sicurezza sui dati, anche in Smart Working e in mobilità».
TeamSystem HR è il sistema All-in-One che consente di gestire tutti i processi HR di una moderna Direzione Risorse Umane: dall’amministrazione del personale (sistema presenze, paghe, pianificazione turni, timesheet, budget e note spese) alla gestione (welfare, controllo accessi, gestione visitatori e ditte esterne, dotazioni), fino ad arrivare allo sviluppo del capitale umano (recruiting, formazione, e-learning e compensation) e alla sicurezza sul lavoro (organizzazione e metodologia, nomine e incarichi, data certa DVR, dotazioni, adempimenti formativi, sorveglianza sanitaria, parco immobiliare, eventi H&S). Sono questi i quattro ambiti core HR che costituiscono poi le macro-aree del software, a cui corrispondono diversi moduli tra loro interconnessi, ma anche indipendenti.
In TeamSystem HR a fare da padrone è il dato. La piattaforma infatti automatizza i processi HR offrendo avanzate funzionalità trasversali di Reporting e Analytics, Dashboard con KPI visibili e aggregati (per esempio: risultati di valutazione, turnover, KPI presenze, RAL media, bonus per unità organizzativa), aggiornamenti in tempo reale e cruscotti di controllo innovativi.
Inoltre piattaforma è dotata di APP per gestire la relazione coi propri dipendenti: condividere informazioni con i lavoratori in modo organizzato, sicuro e flessibile; aggiornare rapidamente e facilmente i propri dipendenti; fidelizzare i lavoratori all’azienda offrendo loro servizi a valore.
Facciamo ora qualche esempio per capire meglio in che modo la piattaforma supporta il recruiting, la formazione e lo sviluppo e il welfare aziendale.
Il modulo Recruiting
«Il modulo Recruiting − ci spiega Deborah Briamonte − mette a disposizione dell’HR una serie di strumenti che consentono di efficientare il processo dall’inizio alla fine. Nel concreto, per esempio, il recruiter scrive l’annuncio di lavoro e la funzionalità di multiposting lo pubblica sui più grandi portali per il lavoro e social network raccogliendo poi tutte le candidature ricevute all’interno del gestionale.
Ma non solo. Dal recruiting software è possibile comunicare con il candidato inviando email ed sms e tutte le attività eseguite durante il processo di selezione vengono salvate al suo interno per poi essere visibili in un’area dedicata. La classifica dei candidati viene aggiornata e affinata in funzione delle hard skill e delle soft skill presenti nel profilo e risultanti dai test effettuati sulle caratteristiche presenti nell’annuncio di lavoro. Il processo di selezione è arricchito da oltre 50 filtri, relativi a dati personali e professionali. Il candidato ha a disposizione una propria area personale dove poter inserire foto, documenti e certificazioni.
Gli strumenti collaborativi, come la condivisione del profilo del candidato tramite un semplice link, facilitano la discussione interna per la scelta finale. Un sistema di reporting permette di fare valutazioni data driven nelle diverse fasi del processo di selezione. Inoltre, il software viene integrato nella pagina career aziendale rispecchiando appieno la corporate image del cliente.
Da sottolineare anche che TeamSystem HR Recruiting mette a disposizione del reparto Risorse Umane una serie di strumenti utili per evidenziare la personalità del candidato e le sue reali competenze, diminuendo così i bias di selezione. Il sistema invia una email al candidato, che attraverso un semplice link può effettuare alcuni test messi a disposizione dal portale».
I moduli Sviluppo e Formazione
«Il modulo Sviluppo permette di gestire in modo semplice e intuivo la valutazione e la crescita del personale, consentendo a dipendenti e manager di monitorare obiettivi e progressi delle risorse. La versatilità del modulo autorizza la personalizzazione del processo valutativo in base alle esigenze del cliente e la definizione del legame tra i risultati di valutazione e i piani di crescita, le politiche salariali e la valutazione del potenziale. In particolare, è possibile gestire la pianificazione retributiva in modo integrato agli altri processi di sviluppo, mettendo a disposizione tutti gli elementi che garantiscano competitività, trasparenza ed equità e quanto necessario perché la Direzione HR abbia il controllo gestionale dell’intero processo. È possibile gestire budget, benchmark retributivi, processi di candidatura con workflow configurabili e invio dei payout automatici verso il sistema di payroll. La gestione in modalità end-to-end della Formazione si basa su un Extended Learning Management System completo di tutte le funzionalità, compresa l’erogazione di contenuti online. Dipendenti, manager, docenti e gestori della formazione possono interagire all’interno di un ecosistema digitale di apprendimento, in linea con una cultura di sviluppo continuo e di collaborazione. La possibilità di configurare il sistema permette di decidere quali funzionalità attivare e come distribuirle tra gli attori coinvolti, attivando gli opportuni workflow», spiega Deborah Briamonte.
Il modulo Welfare
Prosegue Deborah Briamonte: «Questo modulo mette a disposizione tutti i servizi legati alle agevolazioni fiscali previste dalla normativa in materia di welfare aziendale e gestisce per conto del datore di lavoro l’iter di rimborso delle spese sostenute dai dipendenti nei casi previsti dalla regolamentazione fiscale (ad esempio: buoni spesa, cassa sanitaria, rimborso abbonamenti al trasporto pubblico, rimborso spese d’istruzione ecc). Inoltre, permette di estendere i benefici del welfare aziendale come incentivo anche per i collaboratori a partita iva, agenti e rappresentanti, partner commerciali, sfruttando i benefici fiscali delle spese di rappresentanza».
La partnership strategica tra CATA Informatica e TeamSystem
«Come partner System Integrator la nostra azienda si prende cura della gestione e della realizzazione integrale dei progetti dei clienti che scelgono TeamSystem, nella logica di una valorizzazione delle competenze, ma anche della messa a sistema di impegno e professionalità», dice Deborah Briamonte.
Per introdurre con successo prodotti e soluzioni TeamSystem, CATA si avvale di una tecnica collaudata, la “Project Success Roadmap”, che integra le tradizionali metodologie di gestione dei progetti e sviluppo/integrazione di soluzioni con tre fattori di successo orientati alla creazione di valore per il cliente: focus sulle esigenze di business del cliente; miglioramento dei processi; minimo impatto sul cliente.
