Nel mondo delle Risorse Umane (HR), la capacità di prendere decisioni strategiche basate sui dati sta diventando un fattore determinante per definire delle strategie HR ragionate, che partendo dalla popolazione aziendale as-is guardino anche al futuro e alle possibili evoluzioni del business.
L’uso della People Analytics è stato evidenziato come un fattore chiave per migliorare le performance aziendali anche da McKinsey, confermando che le organizzazioni che utilizzano tecniche avanzate hanno una probabilità 3,1 volte maggiore di superare i loro concorrenti in termini di crescita dei ricavi. I software di Business Intelligence (BI) rappresentano, quindi, uno strumento fondamentale per trasformare i dati HR in insight significativi, permettendo alle organizzazioni di ottimizzare i processi, migliorare la gestione del personale e anticipare le tendenze del mercato del lavoro.
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Cos’è un software di Business Intelligence per le HR
Secondo Gartner, il termine Business Intelligence abbraccia un ventaglio di applicazioni, infrastrutture, strumenti e best practice che consentono di lavorare con le informazioni aziendali per migliorare e ottimizzare decisioni e prestazioni.
In particolare con software di Business Intelligence si intende la piattaforma tecnologica che raccoglie, analizza e visualizza i dati aziendali, consentendo ai responsabili HR di ottenere una visione chiara e dettagliata sulle performance della forza lavoro. Attraverso dashboard interattive e report personalizzati, questi strumenti facilitano il monitoraggio di metriche chiave come il tasso di turnover, il livello di soddisfazione dei dipendenti, la produttività e la diversità aziendale, segmentando i dipendenti in base a criteri specifici, come competenze, prestazioni e aspirazioni di carriera, così da permettere anche ai manager di prendere decisioni più informate sulla gestione del talento.
Oltre alla raccolta e analisi dei dati, i software di BI per le HR offrono funzionalità avanzate di data mining e Intelligenza Artificiale per identificare pattern nascosti e prevedere scenari futuri.
Come la Business Intelligence si applica alle HR
Per capire in che modo la BI gioca un ruolo nell’area Risorse Umane ha senso partire dalle tre funzioni principali:
- Aggregazione dei dati: Molti report HR dono creati manualmente combinando estratti di informazioni generati da diversi sistemi. Gli strumenti di BI automatizzano questo processo, garantendo una reportistica aggiornata e accurata.
- Visualizzazione dei dati: La maggior parte dei sistemi HR sono progettati per registrare eventi e informazioni (ad esempio, la data di assunzione di un candidato o la data di cessazione del contratto di un dipendente), ma non offrono una vista d’insieme e grafici che supportano l’analisi visiva. Le soluzioni BI aggregano dati da più sistemi e li presentano in modo intuitivo.
- Analisi dei dati: I software di Business Intelligence sono molto più efficaci nell’analisi statistica rispetto ai sistemi HR tradizionali. Consentono, infatti, di esaminare grandi quantità di informazioni per individuare trend e pattern nascosti, supportando decisioni strategiche basate su insight concreti.
Per entrare più nel concreto, quanto detto ad esempio di traduce nel poter collegare i dati delle assunzioni con quelli delle performance, individuando quali strategie di recruiting portano ai migliori risultati, o combinare dati sulle dimissioni con le valutazioni dei dipendenti per capire i motivi del turnover.
Grazie alla Business Intelligence, l’HR può quindi passare da un approccio reattivo a uno proattivo, anticipando le sfide organizzative e migliorando la qualità della vita lavorativa dei dipendenti. L’automazione dei processi analitici riduce inoltre il carico di lavoro amministrativo, consentendo ai team che si occupano della gestione delle Risorse Umane di concentrarsi su attività strategiche a valore aggiunto.
I vantaggi della BI per le HR
Come anticipato uno dei principali vantaggi è il superamento dei silos che vincolano l’utilizzo delle informazioni alla sorgente stessa che le ha generate. Uno dei problemi principali nelle organizzazioni è, infatti, il fatto che i dati aziendali sono generalmente archiviati in sistemi separati che non comunicano tra loro. Un software di Business Intelligence consente di combinare questi dati, offrendo una visione integrata. È il caso dei sistemi di tracciamento delle candidature (Applicant Tracking System) e i sistemi di gestione delle performance che spesso non sono integrati, rendendo difficile analizzare quali assunzioni producono i migliori risultati in termini di performance.
Ma non finisce qui, perché l’adozione di un software di BI nelle Risorse Umane porta anche altri benefici, tra cui:
- Decisioni basate sui dati: Riduce la dipendenza da intuizioni personali, favorendo decisioni più informate e strategiche.
- Miglioramento della produttività: Individua aree di inefficienza e suggerisce soluzioni per ottimizzare il lavoro.
- Monitoraggio del turnover: Analizza le cause della rotazione del personale e aiuta a sviluppare strategie di retention efficaci.
- Pianificazione della forza lavoro: Prevede le esigenze future di assunzione e formazione sulla base di dati storici e trend di settore.
- Engagement e benessere dei dipendenti: Misura la soddisfazione e l’engagement, individuando possibili miglioramenti per il clima aziendale.
Principali funzionalità di un software BI per HR
I software di Business Intelligence offrono alle ricorse umane strumenti avanzati per raccogliere, analizzare e interpretare i dati relativi alla gestione del personale. Ecco di seguito alcune delle principali funzionalità:
- Dashboard intuitive: Visualizzazioni chiare e interattive per monitorare le metriche chiave.
- Analisi predittiva: Strumenti di Intelligenza Artificiale e Machine Learning per prevedere trend e comportamenti.
- Integrazione con altri sistemi: Collegamento con software HRM (Human Resource Management), ERP e piattaforme di payroll.
- Reportistica personalizzabile: Creazione di report dettagliati in base alle esigenze aziendali.
- Automazione dei processi: Riduzione del lavoro manuale grazie a strumenti di analisi e segnalazione automatizzati.
Come scegliere il software di BI giusto per le HR
La scelta della soluzione più adatta per ottenere il massimo valore dai dati aziendali passa dalla considerazione che ogni organizzazione ha esigenze specifiche, ed è fondamentale valutare attentamente le funzionalità, l’usabilità e l’integrazione con i sistemi esistenti. In generale bisogna considerare diversi fattori:
- Esigenze aziendali: Identificare le metriche più rilevanti per l’azienda.
- Facilità d’uso: Optare per un’interfaccia intuitiva e accessibile anche ai non esperti di analisi dati.
- Scalabilità: Assicurarsi che la soluzione possa crescere con l’azienda.
- Sicurezza dei dati: Verificare la conformità alle normative sulla privacy e sulla protezione dei dati.
- Supporto e assistenza: Valutare la qualità del servizio clienti e la disponibilità di formazione per gli utenti.
