In una congiuntura storica in cui trasformazione digitale, transizione ecologica e tematiche ESG (Environmental, Social & Governance) spingono le strategie aziendali a ridefinire i reali bisogni delle proprie persone e, in generale, a riscoprire una visione umanista del lavoro, lo stesso Ufficio HR deve necessariamente intraprendere una radicale metamorfosi.
Ascoltare, formare e supportare il management nel difficoltoso compito di allineare esigenze personali, obiettivi di business e sostenibilità sono tutte attività che necessitano di competenze specifiche, tempo e dedizione. Ma devolvere energie e progetti a questi task è in netto conflitto – come tutti gli addetti ai lavori ben sanno – con la gestione della routine, e in particolar modo con tutti gli aspetti burocratici che ruotano intorno al ciclo di vita delle risorse umane.
Dalla ricezione di candidature al processo di selezione e assunzione, passando per lo sviluppo della carriera e arrivando alla fine del rapporto di lavoro, l’Ufficio HR è troppo spesso costretto a (in)seguire da vicino non solo le pratiche, ma anche tutti gli attori coinvolti negli iter approvativi.
Le tecnologie digitali, e nello specifico le soluzioni di automazione dei flussi documentali, possono giocare un ruolo determinante quando si tratta di ridimensionare le operazioni ripetitive nell’economia dei processi da gestire quotidianamente, migliorando la tracciabilità di ogni passaggio e soprattutto lasciando più spazio alle iniziative di maggior valore.
Non è però sufficiente fare leva su piattaforme integrate e snellire le procedure attraverso la dematerializzazione: trattandosi nella fattispecie di trattamento di informazioni personali e in molteplici casi di documenti che hanno valore legale e probatorio sia per l’impresa sia per i dipendenti, occorre attivare sistemi di condivisione, approvazione, firma, archiviazione e conservazione che siano semplici, efficaci e compliant, oltre che sicuri.
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Il fascicolo del personale: un archivio estremamente articolato ed eterogeneo
È quello a cui punta Siav, società che dal 1989 si occupa di sviluppo di soluzioni software, applicazioni e servizi digitali per le imprese che cercano nell’innovazione un approccio efficace alla gestione del patrimonio informativo e dei processi correlati. Senza mai dimenticare l’importanza della conformità. Tanto che Siav ha istituito un Osservatorio Normativo interno, che ha il compito specifico di monitorare l’evoluzione del contesto legislativo nazionale e internazionale.
Daniela Perrone, membro dell’Osservatorio, prima di spiegare qual è l’impatto dei framework attualmente esistenti sulle interazioni tra un’organizzazione e il collaboratore durante il digital lifecycle, definisce alcuni elementi base della materia allo stato attuale.
Who's Who
Daniela Perrone
Esperto Osservatorio Normativo Siav
«Il ciclo di vita del rapporto tra persona e azienda parte dalla ricezione del CV e dalla creazione della documentazione per il processo di selezione, a cui fanno seguito la formalizzazione del contratto di lavoro e la fase di onboarding. Una serie di passaggi obbligati a cui si aggiungono tutte le specificità di ciascuna impresa e di ciascun lavoratore (richieste inoltrate al datore di lavoro, eventuali cambi di sede o di mansione, avanzamenti di carriera, sessioni di formazione, ecc.), che implicano la redazione e lo scambio di documenti che dovranno essere conservati oltre la cessazione del rapporto. Risulta chiaro come il fascicolo nel quale l’ufficio HR raccoglie tutta la documentazione del dipendente sia articolato ed eterogeneo: esso può infatti contemplare contratti, stati di salute, indicazioni per categorie protette, richieste per la Legge 104 e moduli legati ai periodi di maternità o a finanziamenti, così come provvedimenti disciplinari, corrispondenza mail etc.».
Spesso, anche quando l’archivio è parzialmente o interamente digitalizzato, tutte queste informazioni sono salvate in modo non strutturato, e secondo discrezionalità che cambiano con l’alternarsi degli operatori. Spesso una buona parte dei file viene conservata nelle caselle e-mail, generando difficoltà nel reperimento delle informazioni, oltre che problemi di sicurezza e gestione degli accessi.
«Tutto questo al netto di quanto è successo durante la pandemia, che ha impresso un’enorme accelerazione al fenomeno dello Smart Working, obbligando molti responsabili delle Risorse Umane a sviluppare strumenti adeguati per la gestione delle comunicazioni anche a distanza e ad applicare una revisione organizzativa con template automatizzati basati sui modelli aziendali».
Portare ordine negli archivi seguendo le regole del framework normativo
La tematica della compliance normativa, intesa come garanzia della rilevanza probatoria della documentazione informatica presente nel fascicolo, si innesta dunque su un ambito estremamente complesso.
«Data la delicatezza del profilo giuridico e delle implicazione che la documentazione raccolta riveste per i soggetti coinvolti, è necessario essere certi che ciascun documento sia stato visionato, eventualmente firmato e conservato non solo in modo da tutelare il dato personale, ma anche da garantire l’integrità delle informazioni che contiene», sottolinea Daniela Perrone. «Per risultare compliant, bisogna tenere in considerazione, dunque, il quadro normativo sulla gestione del documento informatico nella sua interezza, a partire dalle modalità di sottoscrizione elettronica. Nel framework normativo vanno valutate in primis le norme europee di rango primario qual è il regolamento eIDAS, dispositivo che dal 2014 armonizza in UE la validità del documento informatico e degli strumenti di identificazione delle persone fisiche e giuridiche. Attualmente in fase di revisione, nel corso del 2023 sarà promulgato in una nuova versione, che includerà anche il tema dei wallet di identità digitali. Sempre parlando di norme europee, impossibile non citare il GDPR, che invita a monitorare gli accessi, a verificare i sistemi di retention e tracciabilità dei flussi documentali, curando in modo ottimale i file di log e i processi di gestione. Da menzionare poi la direttiva sul Lavoro trasparente, recepita l’estate scorsa, che prevede tra le altre cose l’obbligo di comunicare determinate informazioni al dipendente, anche con modalità informatiche producendo prova dell’avvenuta comunicazione, pena l’irrogazione di sanzioni».
Ragionando a livello di norme nazionali, Daniela Perrone chiama in causa il Codice dell’Amministrazione Digitale, che introduce la possibilità di dematerializzare qualsiasi tipo di documento senza che la versione full digital – a prescindere dal fatto che sia nativamente informatica o nasca da attività di recupero – perda valore legale. «Mentre sul piano delle regole tecniche», prosegue «ci sono da seguire le Linee guida AgID, esecutive da gennaio 2022, e il DPCM del 22 febbraio 2013, che definisce le modalità di sottoscrizione digitale dei documenti previste dal legislatore. L’integrità e l’immodificabilità della documentazione devono essere inoltre garantite attraverso l’associazione di metadati specifici e la a conservazione digitale per ottenere e mantenere nel tempo un oggetto digitale giuridicamente valido».
Non si tratta però solo di compliance normativa. Il fascicolo del personale è, come detto, un archivio ibrido dove confluiscono documenti di natura differente. È quindi opportuno mappare con precisione ciascun contenuto attraverso i metadati prima di procedere alla sua digitalizzazione, definendone gli ambiti di applicazione e scegliendo accuratamente le informazioni da associare per semplificarne il reperimento, e stabilire per quanto tempo deve essere conservato e protetto.
«Il fascicolo elettronico del dipendente è di fatto il raccoglitore digitale di tutta la documentazione legata a un rapporto complesso, che si stratifica nel tempo. Ecco perché è fondamentale creare le condizioni per esplorare al suo interno i file e avere la possibilità di navigarli, identificando a livello storico i vari passaggi che contraddistinguono l’evoluzione della relazione tra azienda e collaboratore», afferma Pierpaolo Contaldo, Business Consultant di Siav. «Per depositare i documenti in maniera automatica, bisogna quindi sviluppare un approccio sistemico, sia per integrare la piattaforma di Document Management con i sistemi già esistenti, sia per mettere a disposizione degli utenti servizi evoluti che permettono agli utenti di interagire con l’Ufficio HR senza compilare moduli cartacei».
Who's Who
Pierpaolo Contaldo
Business Consultant di Siav
Le cinque macro-fasi del ciclo di vita del dipendente: un approccio full digital
Dal punto di vista operativo, sono cinque le macrofasi che scandiscono i contatti tra persona e azienda: recruiting, assunzione, vita lavorativa, formazione e cessazione del rapporto di lavoro. HR Digital Workplace è la soluzione Siav che accompagna il dipendente in tutto questo percorso. La soluzione si basa sull’Information Service Platform Archiflow, che permette di governare e organizzare documenti e processi aziendali, e su un portale web configurabile e flessibile – SIAV Connect – che espone il documentale al mondo esterno utilizzando un’interfaccia semplificata ed ottimizzata in base al contesto: è il principale collettore per i dati in ingresso (es. portale per le candidature online) ma anche il sistema di consultazione documentale accessibile per gli utenti esterni alla piattaforma documentale (es. area personale del dipendente).
Contaldo esplora ciascuna di queste macrofasi, evidenziando i vantaggi che si ottengono grazie all’adozione di una piattaforma digitale integrata e declinata sulle esigenze delle Risorse Umane.
«Si comincia ovviamente dal recruiting», dice Contaldo. «Automatizzando il processo di ricerca dei candidati per le posizioni aperte, si può per esempio dare vita a un portale che evidenzia le mansioni disponibili. I candidati selezionano le posizioni e inoltrano il loro CV attraverso un form, che dà conferma dell’avvenuta ricezione del documento. Dietro le quinte, il sistema apre un fascicolo del candidato, identificato tramite codice fiscale o codice della posizione per cui si è proposto, e la scheda viene automaticamente inserita nel workflow approvativo legato alla fase di screening dei CV depositati sulla piattaforma. A questo punto l’Ufficio HR, di concerto con i BU manager, decide chi è idoneo e chi no. Il sistema sottopone i profili all’attenzione di ciascun decisore senza che si debba inviare e-mail, stampare fogli o fare telefonate: tutti i task, le attività necessarie per svolgere la selezione sono assegnate e prese in carico all’interno della medesima soluzione».
Nel momento in cui arriva l’ok dalla catena decisionale, la pratica passa alla segreteria, che fissa un appuntamento con il candidato avviando gli step successivi. A prescindere dal fatto che il colloquio conoscitivo avvenga di persona o tramite una videointervista, il sistema registra un verbale, che viene caricato in piattaforma e reso disponibile ai vari attori del processo fino alla presentazione di un’offerta.
Se la candidatura non è riuscita a superare i vari livelli di screening, la piattaforma salva comunque il CV, creando uno storico che in futuro potrebbe rivelarsi utile per richiamare i candidati che non sono entrati in short list, ma che potrebbero ricoprire nuove posizioni.
«La seconda fase è ovviamente quella dell’assunzione», continua Contaldo. «Nelle organizzazioni complesse, in cui per esempio il personale lavora in strutture distaccate dalla sede centrale, dove tipicamente risiede la direzione HR, uno dei vantaggi dati dall’utilizzo di una piattaforma di gestione documentale avanzata è poter sfruttare la firma elettronica per siglare contratti da remoto, in telepresenza, oppure la firma grafometrica, che richiede invece la presenza fisica del candidato, ma non necessariamente nella sede centrale», precisa Contaldo, che sottolinea: «Naturalmente, oltre alla registrazione della sottoscrizione del contratto, il sistema valida tutte le postille del caso, come l’Informativa sul Trattamento dei Dati Privacy, l’assegnazione dei dispositivi aziendali o la destinazione del TFR, e consente di schedulare le attività di formazione iniziale necessarie a perfezionare l’inserimento del nuovo collaboratore».
La terza fase è – auspicabilmente – quella più lunga e riguarda la vita lavorativa del dipendente. Rispetto a questa dimensione, il fascicolo elettronico del dipendente si trasforma in una vera e propria bacheca digitale che può includere comunicati interni, notizie sul welfare aziendale, e iniziative avviate dall’organizzazione. «Il flusso, del resto, è bidirezionale, e anche il collaboratore deve interagire con l’Ufficio HR», nota Contaldo. «Quindi potrà utilizzare il portale non solo in consultazione, ma anche per inoltrare richieste specifiche senza dover inviare e-mail e tracciando l’avanzamento di ciascuna pratica. Nell’area personale, inoltre, possono essere inseriti documenti e circolari per cui l’azienda necessita una conferma di presa visione. Pensiamo alle direttive sulla qualità e sulla sicurezza, o a quelle che riguardano gestioni particolari, come ad esempio quelle che si sono susseguite durante l’emergenza pandemica. Il sistema registra ed evidenzia i nominativi di tutti i collaboratori che hanno visualizzato il contenuto e mette a disposizione in background strumenti di remind attivabili quando, al termine del periodo di tempo stabilito, gli utenti non hanno ancora preso visione del documento».
Anche rispetto alla verifica dell’apprendimento e della crescita delle competenze molto può essere fatto per semplificare il lavoro dei responsabili HR, che grazie al fascicolo elettronico del personale riusciranno a definire per ogni collaboratore i corsi da seguire, garantendone l’accesso attraverso una procedura di assegnazione automatizzata. «Lezioni multimediali, contenuti intervallati da test che verificano la qualità dell’apprendimento intermedio e sessioni di valutazione finale con tanto di attestati, tutto registrato sulla piattaforma documentale e inserito all’interno del fascicolo del dipendente con una indicizzazione che consente non solo di vedere, tappa per tappa, l’evoluzione della carriera, ma anche di evidenziare eventuali certificati in scadenza», spiega Contaldo, che ribadisce la comodità della firma elettronica: «Il sistema garantisce la capillarità della raccolta delle firme dei collaboratori che hanno partecipato alle sessioni di formazione. Non ci sarà più bisogno di sottoporli a spostamenti né tanto meno di rincorrerli per ottenere l’adesione ai vari programmi».
Si chiude naturalmente con la cessazione del rapporto di lavoro. «Il collaboratore esce dall’organizzazione quando cambia impiego o va in pensione», conclude Contaldo, «ma i suoi documenti restano in azienda, e continuano a vivere. Una soluzione full digital per il fascicolo del dipendente consente di conservare a norma qualsiasi tipo di informazione, tutelandone il valore legale. E, a fronte di richieste che possono pervenire anche a distanza di anni dalla fuoriuscita del lavoratore, permette all’Ufficio HR di individuare immediatamente la documentazione desiderata e di esibirla a chi la richiede».
