La tecnologia a supporto del cambiamento organizzativo non solo per una maggiore efficienza e produttività, ma anche per semplificare la vita alle persone e aumentare il loro livello di benessere. Lo si auspicava e lo si ripeteva da anni, ma giocoforza l’anno della pandemia lo ha reso necessario. Di fatto il Covid è stato un acceleratore nell’adozione di tecnologie a supporto del mondo HR, sia come risposta all’emergenza per consentire la continuità del business, sia come opportunità in attività che, a causa di un fermo o rallentamento, sono state ripensate e riorganizzate in una logica più innovativa e Human Centric, sia per preparare i nuovi ambienti di lavoro ibridi. In uno scenario pieno di incognite come quello che stiamo vivendo, il ruolo del digitale diventa fondamentale anche per prendere decisioni informate in condizioni di incertezza, grazie al supporto predittivo dell’intelligenza artificiale, nonché per potenziare la collaborazione e la relazione tra collaboratori con nuove soluzioni che favoriscano la nascita dei cosiddetti “Super teams”.
«Le aziende italiane hanno dimostrato una grande capacità di resilienza nel rispondere a una situazione inaspettata e imprevedibile, sia con l’adozione veloce di tecnologie per continuare a lavorare da remoto, sia con soluzioni per ridurre la condizione di isolamento e connessione solo digitale sia, con sguardo lungimirante, per innovare processi fino a poco tempo prima considerati non prioritari nella loro trasformazione digitale», commenta Miguel Angel Rondon, CEO di Altea People, società di consulenza per la trasformazione digitale dei processi HR che fa parte dell’ecosistema Altea Federation.
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Le nuove priorità HR
Nell’ultimo anno il focus della Direzione HR delle grandi aziende si è spostato dallo sviluppo di algoritmi per intercettare, trattenere e far crescere i talenti nell’organizzazione, agli strumenti di intelligenza artificiale per gestire scenari multipli futuri e farsi trovare più pronti di questa volta di fronte a crisi improvvise e inaspettate. C’è una forte attenzione a tutte le soluzioni che favoriscano le attività anche in situazioni d’emergenza e a pianificare in tempo reale la forza lavoro stessa, in un quadro più generale di valorizzazione del dato e di integrazione dei diversi sistemi HR, tra loro e con gli altri gestionali aziendali, per sviluppare previsioni multi-scenario e ipotizzare scelte multiple a seconda dell’evolvere delle diverse variabili. «All’inizio si è corso per adeguarsi alle imposizioni date dal distanziamento fisico e continuare a lavorare, con una generale accelerazione di tutte le attività e i processi decisionali, anche nella pubblica amministrazione. L’abbiamo vissuto anche noi come fornitori di consulenza e tecnologie. Ma l’aspetto più interessante è che, diventando il ragionamento esponenziale per cercare di seguire tutte le variabili che l’anno del Covid ha reso reali come rischi e opportunità, il nuovo approccio è prepararsi a scenari imprevedibili, combinando risorse e informazioni nel modo migliore avvalendosi anche di algoritmi», spiega Rondon. In pratica, in ambito HR questo significa disporre di una piattaforma che aggreghi e restituisca informazioni integrate sul ciclo di vita dei dipendenti in azienda e sulle risorse e competenze disponibili per fronteggiare i diversi scenari e delle tecnologie per collaborare e sviluppare progetti e iniziative anche in situazioni emergenziali o fuori controllo. Rispetto a questo, l’anno del Covid è stato una grande palestra per tutti.
I Super Teams
Oggi è nota l’importanza di disporre di analisi sempre più accurate e precise grazie alla disponibilità di dati affidabili che i sistemi digitali e il supporto di algoritmi e AI sono in grado di fornire. L’integrazione tra funzioni, scambi diretti e fonti dati affidabili, velocemente condivisibili e confrontabili, velocizza, per esempio, la ricerca del candidato giusto per un progetto nuovo, intercettabile sia tra la forza lavoro interna sia sul mercato, oppure la costruzione di Super Teams con persone distribuite sul territorio e funzioni diverse, aiutate dalle tecnologie a lavorare insieme in modo interattivo e con tool partecipativi. «Nelle riunioni digitali, per esempio, con instant survey, poll e differenti stanze di lavoro, si cerca di ricreare il più possibile quella che sarebbe la partecipazione in presenza, con il coinvolgimento attivo delle persone», aggiunge Rondon.
Soluzioni People Centric
In molte aziende è in corso un ripensamento generale e una riorganizzazione dei processi HR che si muovono tra spinta digitale e centralità delle persone, in previsione anche di quello che sarà il lavoro ibrido, articolato tra presenza e attività da remoto. Dall’onboarding dei neoassunti alla prenotazione delle scrivanie e delle sale riunioni in presenza, si stanno ripensando tutte le attività in modo da sfruttare al meglio le potenzialità del digitale. In particolare, attività come il business travel e la formazione in presenza, che sono state interrotte durante la pandemia, hanno incontrato un nuovo interesse da parte dei responsabili HR nella forma digitale: la prima per prepararsi alla ripartenza con soluzioni vantaggiose sia per l’azienda sia per il dipendente in termini di tempi, risorse e sicurezza; la seconda in risposta all’emergenza, ma anche in una logica di personalizzazione del percorso formativo.
Digitalizzare il business travel
Gestire l’area business travel è un’attività aziendale complessa, che parte dalla richiesta di autorizzazione al proprio responsabile, passa per le prenotazioni dei trasporti e degli hotel e si conclude con la compilazione e consegna della nota spese, con vari livelli approvativi fino al rimborso in busta paga. Digitalizzare l’intero processo con un’app che ne tenga traccia su piattaforma velocizza i tempi di scambio tra il dipendente e il responsabile, nonché con l’ufficio contabile, semplifica la raccolta digitale dei documenti e rende sempre disponibile lo stato di avanzamento delle attività in corso. Infatti, in particolar modo quest’anno di continua sensibilità alla sicurezza personale, sapere in tempo reale la posizione dei propri trasfertisti in viaggio di lavoro o presso clienti aiuta anche a organizzare operazioni di tutela del personale in caso di rischi o crisi improvvise. «Oggi sono disponibili servizi da associare alla piattaforma aziendale che possono organizzare tempestivamente operazioni di recupero del personale, partendo appunto dalla possibilità di geolocalizzare in tempo reale le persone. Anche questi servizi fanno parte di quella strategia perseguita dagli HR di farsi trovare pronti a reagire in situazioni improbabili», aggiunge Rondon.
Microlearning h24
La formazione aziendale ha avuto una forte accelerazione nell’ultimo anno grazie al digitale, con l’adozione di piattaforme di microlearning che offrono molteplici contenuti, prodotti anche da fornitori diversi, sia sulle soft skill sia su contenuti tecnici. Ciò che conta, oltre ai contenuti e alla modalità di erogazione, è la libertà dei tempi di fruizione. «È importante lasciare a ciascuno i propri tempi e la possibilità di organizzarsi, dando un arco di tempo prudenziale in cui svolgere i corsi concordati con il responsabile per rinforzare o acquisire nuove competenze. È apprezzata anche la libertà di scegliere, tra un’ampia gamma di corsi, anche quelli che riguardano non solo la sfera professionale, sono infatti considerati un’opportunità in più che l’azienda dà in quanto attenta alle sue persone. Questo approccio a offrire di più al dipendente, che in forma istituzionalizzata ricade nel welfare aziendale, è stato vincente nell’ultimo anno per far sentire la vicinanza e l’attenzione alle persone e al loro benessere», racconta Rondon, che l’ha sperimentato in Altea People, con diverse iniziative: dalla ginnastica online, all’aperitivo ogni venerdì pomeriggio con i corsisti dell’academy in procinto di entrare in azienda. «Questo onboarding digitale, addolcito dallo scambio informale tra i ragazzi, i loro responsabili diretti e il sottoscritto, ogni fine settimana, ha aiutato il loro inserimento in azienda e quando di recente l’abbiamo proposto in presenza, con tutto il distanziamento necessario, hanno partecipato con entusiasmo», conclude il manager.
