Nell’ipotetica top ten delle preoccupazioni che tengono svegli di notte i responsabili IT, un posto del podio spetta di diritto al dispendio di tempo, sforzi e risorse che prende il nome, sinteticamente, di “attrito digitale”.
È quello che si verifica quando l’esperienza tecnologica non è intelligentee rende macchinosa l’Employee Experience a tal punto, in casi limite, da arrivare a ostacolare la produttività, frustrare i dipendenti e influenzare negativamente la loro Customer Experience: un problema, questo, sentito dal 95% delle figure senior aziendali secondo un’indagine Foundry Research, causando ritardi, mancate scadenze e perdita di opportunità di business all’interno delle loro organizzazioni.
Causa anche di ridotto coinvolgimento attivo dei dipendenti, l’attrito digitale è per lo più fatto di flussi di lavoro complessi e silos di dati, in un ecosistema in cui proliferano le applicazioni isolate, l’inadeguata gestione dei flussi documentali e dei contenuti e la scarsa integrazione delle applicazioni. Davanti a rischi e danni che ne derivano, l’unica strada possibile diventa sviluppare un workspace moderno, capace di favorire la produttività grazie a un facile accesso alle informazioni.
E infatti, non a caso, proprio su questo fronte si stanno concentrando i più recenti sforzi delle organizzazioni globali: secondo IDC, il 58% delle organizzazioni ha investito in strumenti di condivisione e collaborazione dei contenuti nell’ultimo anno, mentre il 37% prevede di investire in queste aree nei prossimi 12-18 mesi.
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Gestione flussi documentali, l’importanza dell’usabilità
Ma resta una sfida aperta: se il potenziamento della collaborazione impone strumenti aggiuntivi, procedure inedite o nuovi passaggi, il grado di coinvolgimento del personale resta uno dei fattori che può influenzare il successo nell’adoption delle “novità”, tanto in modo negativo quanto positivo, con un grande impatto sul business.
Davanti a un livello di engagement che Forrester ha quantificato in discesa dal 48 al 44% tra il 2022 e il 2023, è cruciale fornire strumenti in grado di facilitare creazione, condivisione e collaborazione tra le persone. Un modo, dunque, per assicurarsi che i team, i contenuti e i processi aziendali siano sincronizzati, così da azzerare l’attrito dei processi di vendita e assistenza, potenziando produttività e soddisfazione dei clienti.
Il focus sulla Employee Experience nella gestione flussi documentali
In uno scenario che continua a prediligere il modello ibrido – con il 10% dei dipendenti intervistati da McKinsey che si dice propenso a dare le dimissioni se costretto ad andare in ufficio tutti i giorni, contro i 3,5 giorni di presenza media attuale – le organizzazioni non possono sottovalutare l’esigenza di garantire un’ottima Employee Experience, a prescindere dall’ambiente in cui si opera e dai device.
Questo significa dotare le aziende di soluzioni di comunicazione, collaborazione e gestione del lavoro che agevolino i contatti e consentano la condivisione e la protezione di informazioni e dati sensibili, l’accesso ai dati aziendali e la possibilità di svolgere le attività da qualsiasi luogo.
In questo senso il ruolo della tecnologia è centrale: abbracciare l’innovazione vuol dire adottare un ecosistema tecnologico capace al contempo di migliorare la flessibilità operativa, valorizzare i talenti, incrementare il livello di competitività e semplificare i processi, garantendo collaborazione, sostenibilità, integrazione e sicurezza.
Easy Integration e Collaboration, quanto valgono per la gestione dei flussi documentali
Proprio su questi principi si basa la filosofia di progettazione dei servizi di stampa gestita e gestione documentale di Canon. Non a caso, alla base delle soluzioni che favoriscono la Workspace Collaboration risiede il paradigma della Easy Experience (E2X), che efficienta e semplifica la gestione di device e processi di stampa così come del flusso documentale sia cartaceo sia digitale. Un portfolio di soluzioni e servizi, dunque, che ridisegna l’ambiente di lavoro basandosi su alcuni pilastri chiave come Easy Collaboration, Easy Integration, Easy Security e Easy Sustainability.
Le prime due, in particolare, contribuiscono a creare un workspace diffuso: da un lato, consentono agli utenti dotati di credenziali di accedere alla multifunzione da qualsiasi posto, anche direttamente dal proprio smartphone tramite le Canon SmartApp; dall’altro, attivano un ecosistema cloud-based (fra piattaforme di print management, applicazioni per il riconoscimento ottico dei caratteri, soluzioni di document management e SmartApp) in grado di abilitare nuove modalità di interazione senza soluzione di continuità rispetto al sistema cliente.
«L’obiettivo – spiega Davide Balladore, Marketing & Innovation Director di Canon Italia – è portare sul mercato tecnologie che facilitino la gestione documentale e rispondano alla richiesta di semplificare il flusso delle informazioni attraverso i documenti. Su questo fronte Canon propone shortcut e soluzioni semplificate, progettate per favorire l’integrazione con il sistema cliente. L’Easy Integration coinvolge anche le piattaforme più utilizzate, da Teams a Sharepoint, che hanno nel cloud il loro comune denominatore. Per evitare rischi causati dall’errore umano, ad esempio nella digitalizzazione dei documenti cartacei con estrazione dei dati, c’è la possibilità di disporre sulla multifunzione di documenti con template e profili eterogenei, già predisposti per invii e trasferimenti. Il documento, in pratica, non solo viene digitalizzato, ma inizia anche il suo percorso digitale, con integrabilità immediata nel sistema o nei workflow del cliente».
Parola d’ordine nella gestione dei flussi documentali: semplicità, partendo dall’interfaccia
La collaborazione tra le risorse diventa in questo quadro un elemento cruciale: «Pensiamo a un workflow autorizzativo – chiarisce Balladore – si tratta di un automatismo disegnato attraverso la piattaforma, il cui percorso è deciso dal cliente. Per farlo partire basterà trascinare il documento rilevato in una cartella: tutte le operazioni di approvazione si svolgeranno così con la certezza che non si verifichino sorprese e che il documento resti nel repository centrale».
La parola d’ordine è quindi semplicità. «Si tratta di un obiettivo che è frutto innanzitutto dell’interfaccia con cui l’utente interagisce. A questo si affianca poi la capacità di personalizzarla, trasformandola anche in strumento aziendale di comunicazione. Un esempio? Se voglio attirare l’attenzione su un’importante comunicazione interna, posso sfruttare mail o video, o magari usare le multifunzioni per amplificare il messaggio».
A completare il quadro dell’Easy Experience, c’è «l’esigenza di percepire come ben integrata la stessa multifunzione: personalizzarla anche da un punto di vista grafico, richiamando ad esempio il logo dell’azienda o utilizzando immagini e icone, aiuta ad accelerare questo processo».
Il ruolo dell’Intelligent Document Workflow
Dal punto di vista tecnologico, i servizi Canon per l’Easy Integration e Collaboration operano attraverso piattaforme che si integrano con il sistema cliente e quindi in genere con il mondo Microsoft, senza comunque trascurare gli ambienti Apple.
La soluzione tailor-madeIntelligent Document Workflow, in particolare, è la Canon SmartApp nata proprio per “ottimizzare in modo intelligente i flussi documentali, unendo diverse tecnologie e gestendo più flussi di output con un workflow personalizzabile”.
«L’integrazione con i sistemi dei clienti – riporta Balladore – trova poi la sua massima espressione quando si va su player con piattaforme verticali, da Oracle a Salesforce. In generale, questa integrazione ha l’obiettivo di alzare il livello di sicurezza delle informazioni e ciò si ottienecriptando tutti documenti che transitano dalle varie piattaforme. Il punto è quindi creare configurazioni sicure e attivare funzionalità che incrementano il livello di cybersicurezza: esattamente come accade nelle nostre soluzioni, dove tutto può essere sempre tracciato e monitorato».
Tra Easy Integration e SmartApp, i benefici
I vantaggi già testati sul campo confermano il valore dell’approccio E2X nei pilastri Easy Collaboration e Easy Integration. «Più efficienza nella gestione documentale, grazie alla riduzione dei normali tempi di lavorazione», chiarisce Balladore. Ma anche opportunità di customizzazione, semplificazione, usabilità e sicurezzaby design. «Le SmartApp non sono soluzioni verticali per industry, ma casi d’uso strutturati per department o processo, dall’HR sino al Finance o all’area Quality – conclude – su un layer tecnologico si innestano competenze nell’ambito dei processi e, da qui, nascono soluzioni studiate per ogni singola area».
Quel che ne risulta infine è un workspace fatto di «soluzioni mirate e personalizzabili che semplificano l’esperienza di lavoro potenziando produttività ed efficienza»: la risposta più immediata alla richiesta di un mondo del lavoro in continuo divenire. E, soprattutto, sempre più esigente e ambizioso.
