Saper attrarre e trattenere i migliori talenti rappresenta una sfida importante per le aziende. Le aspettative dei candidati in merito alla qualità della propria vita lavorativa, infatti, sono cresciute notevolmente in questi ultimi anni e, specie nelle nuove leve, è sempre più forte l’attenzione verso i diversi aspetti dell’employee experience.
Viviamo in tempi di grandi cambiamenti, per cui accade che molti manager, dipendenti e agenti non vivano più in prossimità della sede aziendale. Spesso, poi, entrano a far parte dell’organico liberi professionisti e consulenti che anche in futuro continueranno a lavorare in Smart Working a decine o, addirittura, centinaia di chilometri di distanza dai colleghi. È un dato di fatto che anche i processi di selezione del personale siano profondamente cambiati, con i colloqui esplorativi che ormai si svolgono in prevalenza online per proteggere la salute dei candidati e quella dei recruiter. Va da sé, dunque, come anche l’onboarding del neo assunto sia destinata a essere gestita dall’HR sempre più in digitale.
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Cos’è l’HR onboarding
L’HR onboarding è la fase finale del processo di recruitment, quella che permette di portare letteralmente “a bordo” il nuovo dipendente accompagnandolo nell’inserimento in organico. Si tratta della chiusura ideale del processo di selezione del personale. Un vero e proprio percorso, però, non un semplice momento, che mira a trasferire al candidato le informazioni essenziali per perfezionare il contratto di lavoro e all’azienda i documenti utili per concludere l’iter di assunzione, sancendo ufficialmente l’inizio del rapporto di collaborazione.
Le tre insidie dell’onboarding tradizionale
La procedura tradizionale di onboarding è ancora quella prevalente anche se ha almeno tre limiti evidenti:
- Lentezza ed errori
La prevalenza di processi manuali allunga sensibilmente i tempi delle procedure di integrazione del neo assunto, oltre ad aumentare i rischi di potenziali errori di compilazione e trascrizione. Sono necessarie diverse ore di lavoro dei team legal e HR per creare un contratto di assunzione, inviarlo al candidato per la firma, riceverlo siglato e protocollarlo. Un lavoro amministrativo piuttosto tedioso che rallenta tutto il processo di recruiting e impatta negativamente sull’employee experience. - Costi
I dati di una ricerca dello Human Capital Institute evidenziano come in ben il 58% delle aziende le procedure di onboarding siano ancora quasi completamente cartacee. La stessa organizzazione stima in media in 4.129 dollari il costo medio delle procedure di “imbarco” cartacee per ogni nuovo collaboratore che entra in una grande azienda. Un costo non indifferente, quindi, che si somma anche all’elevato impatto ambientale dell’onboarding tradizionale, legato agli spostamenti di candidati e selezionatori ma anche alla necessità di stampare e fotocopiare form e anagrafiche, moduli di informativa privacy e altri documenti. Basti pensare ai numerosi contratti a tempo determinato, contratti di consulenza e stage cui le aziende ricorrono, per comprendere l’impatto sull’ambiente in termini di riduzione della CO2 che l’onboarding digitale assicura. - Rischi per la privacy
I processi di accompagnamento tradizionale possono tradursi in una minaccia più o meno rilevante per la privacy dei candidati. Spesso, infatti, i loro dati sono acquisiti attraverso mezzi e canali intrinsecamente insicuri come messaggi di posta elettronica o sistemi di comunicazione intra-aziendali non adeguatamente protetti. I danni all’immagine, per le aziende che non sono in grado di tutelare a dovere la privacy dei propri collaboratori, sono incalcolabili. Senza contare il costo di eventuali sanzioni. Lo sa bene il noto colosso dell’instant fashion H&M, che nel 2020 si è visto comminare una multa di 35,3 milioni di euro per non aver gestito in conformità ai dettami del GDPR i dati personali dei suoi dipendenti.
I benefici del digital onboarding nelle HR
Tutti questi limiti possono essere facilmente superati se l’azienda opta per un processo di onboarding digitale. Il digital onboarding permette di accogliere in azienda il nuovo collaboratore attraverso un sistema sicuro che ne certifica l’identità e gli permette di sottoscrivere remotamente il contratto di assunzione, collaborazione o stage garantendo alcune best practice:
- Verificare con assoluta certezza l’identità del candidato attraverso diverse modalità, device e canali di riconoscimento.
- Garantire la validità legale del contratto sottoscritto.
- Gestire i dati personali del candidato rispettando la sua privacy, in conformità al GDPR.
- Offrire la possibilità di siglare da remoto il contratto, utilizzando la firma elettronica avanzata o digitale.
- Automatizzare l’inserimento dei dati nei form e nelle anagrafiche attraverso sistemi evoluti di riconoscimento ottico dei caratteri e intelligenza artificiale.
- Assicurare l’accesso ubiquo ai documenti e ai dati del contratto, da qualsiasi luogo, attraverso diversi device, in totale sicurezza.
- Mettere il candidato, non più la documentazione, al centro del processo di stipula e gestione del contratto.
Molte tech company, numerose startup e realtà del mondo finanziario utilizzano da tempo soluzioni di HR onboarding digitale. Tuttavia, dopo il primo lockdown, il numero di organizzazioni che ha adottato strumenti per gestire da remoto le procedure di stipula del contratto di assunzione continua a crescere. A guadagnare è sicuramente la soddisfazione del candidato, che da un’azienda oggi si aspetta chiarezza informativa e processi snelli, ma anche il team HR, sgravato da una serie di incombenze ripetitive e time consuming.
Il ruolo del DTM nell’onboarding dei dipendenti
Le soluzioni DTM (Digital Transaction Management) offrono un valido aiuto ai team HR che mirano a ingaggiare in modo efficace i candidati. Permettono di dematerializzare e snellire i processi relativi alla generazione del contratto di lavoro, all’aggiornamento sullo stato di lavorazione del documento, alla firma e conservazione a norma, incorporandoli facilmente all’interno delle procedure di onboarding del nuovo dipendente. Le piattaforme DTM migliorano l’esperienza dei neo assunti a partire dalla creazione e sottoscrizione del contratto di lavoro. In passato, infatti, i membri del team HR dovevano stamparlo e sottoporlo per la firma al candidato, che doveva obbligatoriamente recarsi in ufficio a sottoscriverlo. A questo punto, il documento poteva finalmente essere scansionato e conservato a norma. Una serie di passaggi lunghi e frammentati, su cui spesso si finiva per perdere visibilità. Oggi, invece, nelle aziende che optano per l’onboarding digitale, i dipartimenti HR possono inviare all’esterno, in tutta sicurezza, il contratto e la documentazione necessaria per perfezionare il rapporto di lavoro, recepire remotamente i dati del candidato attraverso form online, acquisire le firme digitali del candidato, richiamare i documenti che lo riguardano in qualsiasi momento e da qualsiasi device, inviare reminder automatici al candidato che non hanno ancora sottoscritto il contratto o inviato la documentazione utile per perfezionare l’assunzione.
Intesa Sign, il DTM automatizza e rende fluide le procedure di ingresso in azienda
L’onboarding digitale rappresenta l’approdo naturale delle strategie di accompagnamento nelle aziende che puntano a massimizzare l’employee experience attraverso soluzioni digitali di ultima generazione.
«Grazie alla modalità di onboarding digitale, in Intesa i processi di recruiting e hiring di nuove risorse di talento sono proseguiti anche durante il periodo pandemico. Nel corso degli ultimi due anni è entrato a far parte del team Intesa un numero significativo di dipendenti e di consulenti che ha arricchito di nuove competenze diverse aree aziendali» ha commentato Anna Forte, Chief People Officer di Intesa. «L’utilizzo intelligente di questi nuovi strumenti supporta un cambiamento, anche culturale, nell’ambito del recruting e migliora sensibilmente la user experience, consentendoci di attrarre risorse migliori e consolidare la nostra Brand reputation».
La piattaforma di Intesa (a Kyndryl company) mette a disposizione del team HR uno strumento efficace per sottoscrivere contratti e documenti in diverse modalità – firma elettronica semplice, firma elettronica avanzata o firma digitale remota. La soluzione permette all’azienda di verificare online l’identità del candidato e ottenere una firma del contratto valida dal punto di vista legale. Tutto il workflow è automatizzato e gestito in modo sicuro a partire dalla generazione di form online protetti per acquisire i dati personali del candidato in conformità ai dettami del GDPR, per arrivare alla firma dei documenti di formati differenti (Word, PDF…) e all’accesso role based a informazioni e documenti del neo assunto. La soluzione agevola non solo la gestione della firma del contratto di lavoro ma anche il monitoraggio delle fasi successive, attraverso una dashboard e un sistema di notifiche che permettono di tenere sotto controllo lo stato di avanzamento del processo di onboarding. I candidati possono leggere velocemente da casa il contratto e i documenti di supporto, riempire i form con le informazioni richieste e firmare il contratto da diversi device (smartphone tablet) in qualsiasi luogo si trovino. Attraverso lo stesso strumento è possibile richiedere al candidato la documentazione aggiuntiva, che potrà essere facilmente inclusa a quella già prodotta, garantendo oltretutto una vista completa sullo status di ogni, singolo, candidato.
