Il Decreto Milleproroghe di marzo ha posticipato al 30 giugno 2023 la possibilità per le persone fragili, sia nel pubblico sia nel privato, di svolgere la prestazione lavorativa in modalità agile e ha anche reintrodotto, sempre fino al 30 giugno, lo Smart Working a beneficio dei genitori lavoratori dipendenti nel privato con figli minori di 14 anni. Queste proroghe “di assestamento” non sono certo una novità da quando il modello del lavoro da remoto è entrato prepotentemente nelle vite di molti durante l’emergenza pandemica, emancipandosi via via dal concetto di telelavoro a quello di lavoro agile, o appunto Smart Working che ha visto via via l’avvicendarsi di nuove regole.
Che lo Smart Working sia ormai il futuro, malgrado parecchie resistenze, lo conferma anche il Ministero della Pubblica Amministrazione che, annunciando un fitto piano di assunzioni con una media annua di 150.000 contratti firmati da qui al 2026, non dimentica di sottolineare come lo Smart Working verrà incrementato affermando di volere passare da 500mila a 700mila dipendenti pubblici assunti in modalità agile.
Ma guardando al presente, ecco il punto dell’esperto sulle nuove regole dello Smart Working alle quali dobbiamo fare riferimento. A parlare il dott. Luca Grasselli, consulente del lavoro dello Studio Bandilari & Associati, ospite del webinar Novità del mondo HR organizzato da Nicma Informatica, società di consulenza e soluzioni IT con oltre 20 anni di esperienza.
Indice degli argomenti
Lo Smart Working torna alle origini, con le nuove regole
È con la Legge 81 del 2017 (articoli 18-24) che per la prima volta viene regolamentato il lavoro agile in Italia. Tuttavia, l’arrivo del Covid ha ben presto trasformato il lavoro agile in quello strumento prezioso che ha consentito di poter lavorare nella fase emergenziale, a condizioni però molto più snelle rispetto all’idea del legislatore che lo aveva introdotto nel 2017. Gli anni 2020, 2021, 2022 sono andati avanti poi con la modalità cosiddetta “semplificata”. Ma col 1° settembre 2022 la situazione è cambiata, o meglio è tornata quella che doveva essere prima della parentesi pandemica: il Ministero del Lavoro ha imposto il ritorno all’obbligo dell’accordo individuale scritto tra l’azienda e i lavoratori che intendono proseguire, o attivare, la modalità di lavoro agile. Questo significa che non è più sufficiente una comunicazione semplificata da parte dell’azienda al Ministero. «Oggi – afferma il dott. Grasselli −, salvo alcune eccezioni limitate, possiamo dire che ci troviamo davanti, forse per la prima volta, ad affrontare lo Smart Working così come la norma lo delinea nella sua versione standard».
Dunque, lo Smart Working, che, come sottolinea Grasselli, non è un contratto di lavoro, ma una modalità applicabile ai contratti di lavoro subordinati (indeterminati, determinati, di apprendistato, etc.), prevede ora obbligatoriamente la firma di un accordo individuale tra le parti. L’accordo deve contenere: il luogo di lavoro; durata, orario di lavoro (eventuale); la modalità di recesso se il contratto è a tempo indeterminato; i tempi di riposo spettanti al lavoratore; gli strumenti utilizzati per rendere la prestazione e le modalità che garantiscano il diritto alla disconnessione da parte del lavoratore; le forme di esercizio del potere direttivo e di controllo del datore di lavoro; le condotte sanzionabili a livello disciplinare; eventuale diritto all’apprendimento; retribuzione.
Una volta sottoscritto l’accordo individuale l’azienda ha tempo 5 giorni per comunicare al Ministero del Lavoro la sua stipula. Eccezionalmente, fino al 30 giugno, come anticipato sopra, continuano ad essere esclusi dall’accordo e dalla sua comunicazione i rapporti di lavoro coi lavoratori fragili e coi genitori di figli d’età inferiore di 14 anni.
L’ultimo aspetto gestionale è il Libro Unico. Il dott. Grasselli spiega che, dopo aver fatto l’accordo, e dopo averne dato comunicazione al Ministero del Lavoro, bisogna ricordarsi di riportare sul Libro Unico le ore lavorate in modalità agile, istituendo una causale apposita in modo che rimanga traccia dell’accordo tra le parti.
Per i fringe benefit un 2023 meno ricco
Altro tema analizzato dal consulente del lavoro Grasselli in occasione del webinar Nicma Informatica sulle novità del mondo HR è quello dei fringe benefit, ossia vantaggi e benefit di natura non monetaria che un datore di lavoro può offrire ai propri dipendenti come complemento allo stipendio.
Sebbene sia ormai condiviso che i fringe benefit costituiscono una modalità intelligente per aumentare il potere d’acquisto dei lavoratori, Grasselli pone l’accento sul fatto che nel 2023 il valore di questo strumento di ricompensa è tornato alla cifra complessiva erogata nel periodo pre-pandemico pari a 258,00 euro. Se in questi ultimi anni abbiamo dunque assistito a un aumento della soglia economica, passata prima a 600,00 e poi addirittura a 3.000,00 euro, col 1° gennaio 2023 è tornata in vigore la normativa ordinaria che prevede la possibilità per le aziende di erogare retribuzioni in natura o sotto forma di buoni fino a un massimo di 258,00 euro usufruendo di un regime di esenzione sia da un punto fiscale sia da un punto di vista contributivo. Appare chiaro come ciò rappresenti un problema trattandosi di un importo poco significativo.
Tra le forme di welfare messe a disposizione dalle aziende rientra anche il bonus carburante che, come ricorda Grasselli, è stato riconfermato pure per il 2023 per un importo pari allo scorso anno di 200,00 euro. C’è un però: quest’anno il bonus prevede solo l’esenzione fiscale e non contributiva.
Software HR per gestire Smart Working e fringe benefit
Gestire i giorni in Smart Working e le richieste dei fringe benefit sono due attività che certamente richiedono tempo alla divisione Risorse Umane. Oggi però i software HR consentono di svolgere queste attività più velocemente e in maniera più precisa.
Nella seconda parte del webinar, Aldo Castoldi, Enterprise Service Manager Business Unit HR di Nicma Informatica, ha fatto il punto su come la tecnologia supporta Welfare e Rilevazioni Presenze. Nello specifico, con la soluzione TeamSystem HR, le aziende assegnano un credito ai dipendenti, che possono di volta in volta prendere in considerazione le opportunità correlate all’importo. Quando si sceglie il benefit l’importo viene scalato dal credito del dipendente. Particolarità di TeamSystem HR Welfare è l’essere un sistema aperto ai fornitori selezionati che possono aderire e pubblicare le proprie offerte in piena autonomia. Invece, per quanto riguarda il modulo Rilevazione Presenze, sulla app in dotazione dei dipendenti è possibile facilmente accedere alle funzioni Timbratura o Permessi e Assenze, a seconda dei casi, per gestire la comunicazione dei giorni di lavoro in Smart Working.
Nicma Informatica, la consulenza oltre le competenze IT
Questo webinar sulle nuove regole dello Smart Working e sui fringe benefit organizzato da Nicma Informatica è il primo di una serie di appuntamenti in cui si affronteranno i temi più caldi legati alla Digital Transformation, sia dal punto di vista della strategia sia dal punto di vista delle soluzioni gestionali che si possono adottare.
Ciò perché, oltre all’esperienza nell’ambito dell’implementazione di soluzioni gestionali, Nicma Informatica ha una vocazione consulenziale. È stata proprio questa a spingere nel 1999 i due fratelli Nicoletta e Maurizio Sansone a fondare l’azienda che da loro prende il nome. Dopo essere stata per tanti anni partner di IBM e dal 2012 di TeamSystem, di cui oggi è system integrator e Agenzia Enterprise Star, Nicma Informatica conta ora circa 60 dipendenti tra le sedi di Milano, Torino, Reggio Emilia, Bologna e Crema. A tenere unito l’intero team alcuni valori comuni: senso di responsabilità verso i clienti certo, ma in primis verso i colleghi; inclusione, che si traduce nel camminare verso un obiettivo comune rispettando le diversità; trasparenza; efficienza ottenuta anche grazie a un’adeguata formazione interna; e ovviamente digital mindset, la digital soft skill che indica una mentalità aperta ad accogliere i cambiamenti digitali come opportunità di crescita e non un ostacolo.
Una Business Unit HR per Nicma Informatica
Sensibile alle evoluzioni dei contesti nei quali opera, da un paio d’anni a questa parte Nicma Informatica ha rivolto la sua attenzione al settore delle Digital HR, dando avvio a una Business Unit dedicata.
La scelta trova forza nell’esperienza in prima battuta dell’organizzazione stessa. «Sin dall’inizio ho trasferito nell’azienda la mia esperienza da giocatore di pallavolo a livello agonistico. A un certo punto, col crescere dell’organico e lo sdoppiarsi delle sedi, mi sono però reso conto che lo spirito di squadra non era più sufficiente per guidare le risorse dell’azienda, con le quali andava condivisa una nuova cultura sempre più attenta ai temi del benessere organizzativo e dell’inclusione e nuovi strumenti per una gestione dei rapporti più efficiente», racconta il CEO, Maurizio Sansone.
«Così – prosegue Sansone – abbiamo fatto un percorso di indentity e di inclusione per creare più consapevolezza all’interno e ci siamo indirizzati verso il modello di lavoro per obiettivi ed il welfare aziendale come benefit aggiunto. Allo stesso tempo, essendoci resi conto della mancanza degli strumenti digitali idonei a governare attraverso un automatismo aspetti più operativi, quali richiesta ferie, permessi o congedi, abbiamo integrato la piattaforma TeamSystem del modulo Presenze usando anche l’App per questo specifico caso. Dalla gestione delle presenze allo sperimentare altri moduli HR, come quello per il Recruiting o quello per l’Onboarding, il passo è stato breve».
«La BU HR nasce dunque per condividere questo percorso anche all’esterno di Nicma Informatica. Perché abbiamo capito che le cose da raccontare e da condividere con gli altri non riguardavano solo la rilevazione delle presenze, ma in realtà erano tante, stimolando la nostra attitudine nell’interpretare il cambiamento come occasione per crescere e d’innovare, portando cultura al cliente e rendendolo più abile nel gestire la complessità del capitale umano anche grazie al digitale», conclude Maurizio Sansone.
