Comunicare in azienda? It’s CEO matters!
Non è solo infatti un’attività necessaria per un dipartimento ma oggi molto di più, una questione assolutamente fondamentale per tenere unite e coese le organizzazioni.
In metafora è come avere un’orchestra che suona all’unisono, una partitura perfetta, un’impeccabile sinfonia di decisione, pianificazione, strategia e controllo delle attività di comunicazione all’interno dell’organizzazione, nonché dell’importanza e della priorità data alla stessa. Obiettivo? Niente più messaggi ignorati – quasi da tutti – ma solo il giusto approccio per arrivare a chiunque.
Nel concreto si tratta quindi di “governance”: un insieme di processi e decisioni che stabiliscono come gestire e quando inviare le comunicazioni interne affinché arrivino alle persone giuste, nel momento giusto e con il giusto messaggio. Oggi, in un digital workplace dove siamo continuamente stimolati da e-mail, messaggi, e notifiche a volte le persone hanno solo bisogno di poter far ordine. Ovvero, visto da chi sta dall’altra parte con questo complicato task, comunicare meno per comunicare meglio!
Indice degli argomenti
L’importanza della governance della comunicazione
La governance della comunicazione riveste un ruolo cruciale nel favorire l’Employee Experience, migliorare e stimolare l’attenzione delle persone, il loro coinvolgimento e ingaggio nella vita aziendale, semplificando i processi o i canali per concentrarsi su ciò che conta davvero: il contenuto e le attività sottostanti.
Ad esempio, ecco alcuni pillar di una governance della comunicazione ben strutturata:
- Coerenza, importanza e livello di priorità dei messaggi: una governance efficace garantisce che i messaggi aziendali siano coerenti con tutto ciò che accade in azienda, andando a strutturare un approccio in cui si comunica ciò che è rilevante, con una scelta dei canali relativi e appropriati strumenti. Ciò evita confusione, duplicazione e fraintendimenti, orchestrando al meglio tool, canali e materiali di comunicazione.
- Allineamento agli obiettivi e alla strategia aziendale: avere una governance della comunicazione assicura che le attività di comunicazione siano allineate e sempre coerenti con gli obiettivi strategici dell’organizzazione e trovino specchio nelle diverse attività in cui le persone vengono poi coinvolte contribuendo ad un maggiore allineamento anche rispetto alla visione e ai valori aziendali.
- Relazione, non solo comunicazione, “nel nostro interesse”: una governance efficace, dove ogni messaggio viene ritagliato su misura dei singoli, crea un ambiente in cui le persone si sentono coinvolte, interessate e informate. Questo stimola la partecipazione, promuove un senso di appartenenza e favorisce la collaborazione.
- Mitigazione delle disarmonie: una governance della comunicazione ben strutturata aiuta ad esempio a comunicare efficacemente in momenti tipici e particolari nella vita delle organizzazione, inclusi momenti di particolare criticità in cui solo attraverso la creazione di armonia e globale allineamento è possibile affrontare passaggi aziendali importanti; inoltre interessando, catturando l’attenzione, facendo avvertire la comunicazione come “per me e rivolata a me”, con strumenti e canali innovativi per costruirla, allora si avrà una ragionevole certezza che il messaggio arriverà a destinazione e sarà sicuramente fatto proprio e vissuto dalle persone.
Come implementare una governance efficace: un aiuto dal mondo digitale
Ci sono diverse modalità per disegnare ed implementare una efficace governance della comunicazione, innanzitutto oggi il passaggio, o forse l’occasione nuova e fondamentale, è l’operazione di design di un approccio nuovo, in cui “less is more” diviene la strada ed il principio guida.
Comunicare meno e meglio in un momento di giungla informativa (espressa in canali, strumenti, duplicazioni) è non solo necessario ma vitale per gestire la complessità. Importante aver chiari gli obiettivi strategicie cogliere l’occasione per un lavoro che partendo dal vertice aziendale (CEO) coinvolga tutte le funzioni “orchestrando” la sinfonia affinché l’armonia del suono sia musica per le orecchie delle persone cui viene rivolta.
La comunicazione non può prescindere da un approccio di personalizzazione (grazie alla tecnologia) in base alle singole persone o gruppi di persone (team, dipartimenti, branch) in modo che trionfi l’interesse, l’ingaggio e l’impatto per chi legge. Infine, non può essere lasciato indietro un lavoro di riduzione e sintesi dei canali sui quali tali messaggi dovranno essere lanciati orchestrando al meglio tool e materiali diversi.
In questa direzione, il lavoro (condotto in Digital Attitude) di ricerca e analisi dei dati di oltre 300mila utenti di grandi aziende italiane per interpretare e comprendere l’attuale scenario e termometro della comunicazione aziendale ha dato come evidenza indiscutibile il trend per cui all’aumento dei numeri dei destinatari delle comunicazioni (e-mail o newsletter) aumenta esponenzialmente la percentuale di comunicazioni ignorate. Come fare allora? Quali canali utilizzare? Come strutturare efficacemente una strategia di governance della comunicazione?
La sfida non è impossibile, al contrario, è una grande opportunità. Grazie all’innovazione digitale (accompagnata da decisioni e governance chiare dei C-level) è possibile utilizzare piattaforme e software che facendo risparmiare tempo e risorse – per investirle dove conta di più – aiutano a colmare la distanza oggi negativamente decisiva, fra il grande patrimonio in informazioni, contenuti, attività, valori presenti nei tessuti organizzativi ma non ugualmente percepiti e vissuti dalle persone proprio per quanto espresso prima.
hi platform, la piattaforma digitale che inverte il paradigma della comunicazione
Con la piattaforma digitale hi platform (SaaS e white-label) si inverte la tendenza: è l’informazione e la comunicazione che va dalla persona e non il viceversa.
Hi platform supporta la governance dell’informazione, declinata su temi come la comunicazione, l’engagement delle persone, l’orchestrazione di tool e processi, esperienze innovative di learning e change.
La piattaforma, in pratica, aiuta a raggiungere ogni persona in azienda, rendendo esponenziale l’impatto della comunicazione in modo personalizzato, contestuale (nel flusso del lavoro) e misurabile. Inoltre, amplifica il ROE (return on engagement) dei contenuti di formazione, orchestra al meglio tool e processi, migliorando quindi il coinvolgimento complessivo delle persone.
Questo in piena autonomia – sia nella creazione dei contenuti, sia nella scelta dello stile grafico o del tono di voce, anche per cluster di utenti differenti – valorizzando la relazione con ogni persona o gruppo di persone con messaggi contestuali e personalizzati che non solo catturano l’attenzione, ma incoraggiano anche (in tecnicismo si parla di nudge-tech) a intraprendere azioni e attività.
Per le organizzazioni è fondamentale comprendere che attraverso una governance della comunicazione efficace l’aumento del ROE è assicurato: è possibile ottenere un coinvolgimento efficace delle persone contribuendo in questo modo a creare armonia e benessere nelle organizzazioni grazie ad una conoscenza più profonda, mirata e capillare della vita quotidiana in azienda, andando anche oltre al consueto parametro della sola produttività delle persone disegnando una innovativa fotografia dei KPI: keep people Informed, Involved, Interested, Inspired!
