Lo Smart Working sta diventando sempre di più la normale esperienza di lavoro per molte persone e aziende. Secondo le ultime ricerche condotte dal Politecnico di Milano (2022) il 91% delle grandi imprese dichiara di adottare delle politiche di Smart Working, seguite dalle PA (60%) e dalle piccole/medie imprese (48%). Questi dati dimostrano l’importanza del fenomeno e l’impatto che ha avuto la pandemia nell’accelerare la diffusione di nuove modalità lavorative, ma allo stesso tempo è importante considerare l’emergere di nuove sfide culturali e organizzative.
Una di queste è sicuramente quella di riuscire a costruire esperienze di lavoro equilibrate che consentano di beneficiare sia del lavoro da remoto per migliorare il Work-life Balance e la produttività legata ad alcune tipologie di attività, sia del riappropriarsi degli spazi fisici per recuperare e accrescere la socialità, il senso di appartenenza e la capacità di innovazione.
Per ottenere questo risultato, però, non basta solo focalizzarsi sulla formalizzazione di policy organizzative o accordi sindacali come è avvenuto negli ultimi mesi, ma è necessario supportare i team nel cogliere questo momento come l’occasione per riprogettare l’organizzazione del lavoro sfruttando anche l’utilizzo di nuovi strumenti e pratiche organizzative che devono diventare parte integrante della nuova esperienza lavorativa.
Uno degli aspetti lavorativi che potrebbe essere messo maggiormente a rischio con l’adozione del lavoro ibrido è sicuramente la cultura del feedback.
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L‘impatto dello Smart Working sulla cultura del feedback
La cultura del feedback all’interno delle organizzazioni è sempre di più considerata un fattore critico di successo. Aziende come Apple o Microsoft promuovono l’utilizzo del feedback non solo per raccogliere in modo continuo suggerimenti e impressioni dai propri clienti, ma anche al proprio interno per favorire un dialogo continuo tra capo e collaboratore o tra colleghi di diversi team
Quando il feedback viene fornito in modo costruttivo ed empatico, può essere uno strumento incredibilmente utile per aiutare le persone a comprendere come migliorarsi e a ottenere maggiore soddisfazione e motivazione dal proprio lavoro. I migliori manager sono quelli che si prendono il tempo per dare un feedback costruttivo e per aiutare le proprie persone a migliorarsi continuamente.
Quando si lavorava più frequentemente in ufficio, il feedback e gli allineamenti tra capo e collaboratore avvenivano spesso in modo spontaneo e non programmato. Una pausa caffè o un pranzo insieme, il follow di una riunione mentre si torna in postazione, una trasferta di lavoro, erano tutti momenti estemporanei e informali in cui il bravo capo poteva trovare occasioni favorevoli per condividere feedback con il proprio collaboratore senza particolare necessità di programmare questi momenti.
Con l’aumento dell’adozione del lavoro da remoto, si rischia che queste situazioni informali si riducano moltissimo e peggiori la frequenza e la qualità dei feedback scambiati tra capo e collaboratore. Oggi non abbiamo quasi neanche più il tempo di fare il follow up di una riunione tra un calendar e l’altro. È necessario adottare un approccio proattivo e imporsi di programmare alcuni momenti di scambio e incontro con cadenza regolare. Può sembrare strano, ma con lo Smart Working è necessario avere più disciplina e capacità di pianificazione anche dei momenti di socialità e feedback.
Non tutti i feedback sono uguali però! Si possono infatti considerare due tipologie: il feedback operativo e il feedback di sviluppo. Il primo riguarda il feedback quotidiano, legato alle attività che vengono svolte e alla condivisione di spunti di miglioramento operativo: in questo caso il feedback non rischia di sparire, ma è legato naturalmente allo svolgimento del lavoro. Il secondo è il feedback che ingaggia, motiva e ha l’obiettivo di aiutare la persona a darsi degli obiettivi di miglioramento nel medio periodo. È proprio il feedback di sviluppo quello che rischia di sparire nel contesto ibrido e che deve essere preservato attraverso una pianificazione più dettagliata dei momenti di confronto.
Il ruolo della tecnologia per supportare la cultura del feedback col lavoro agile
La tecnologia può e deve avere un ruolo strategico per supportare la cultura del feedback in un modello di Smart Working. Le app di continuous feedback, per esempio, non devono essere considerate come un possibile rischio di “deumanizzazione” della relazione tra capo e collaboratore o tra colleghi, ma possono svolgere un ruolo complementare che non sostituisce il rapporto tra le presone, anzi lo stimola e lo rende più agile e più frequente nonostante una maggiore distanza fisica.
Inoltre, questi tool consentono alla Direzione HR di avere uno strumento di “intelligence culturale” che permette di fare emergere alcune dinamiche di relazione capo-collaboratore che sono spesso difficili da intercettare, e di individuare i casi su cui poter fornire un supporto al Manager o al collaboratore per migliorare particolari situazioni.
Per questo motivo, nella Practice “People & Innovation” di P4I ci è capitato spesso di lavorare sulla cultura del feedback come naturale conseguenza di un progetto di Smart Working e abbiamo deciso ormai quasi 2 anni fa di creare Feedback4you.
Si tratta di un’app innovativa, che consente di integrare il tradizionale processo di valutazione delle performance con un approccio di feedback continuativo che consente di migliorare l’engagement delle persone e l’allineamento con gli obiettivi individuali e le priorità a livello di team. In particolare, la nuova soluzione consente ai Responsabili di inviare in qualsiasi momento feedback sia positivi che di miglioramento alle proprie persone rispetto a Priorità, Competenze o Valori aziendali e allo stesso tempo permette alle persone di richiedere feedback o anche un touch point di approfondimento ai propri Responsabili ricoprendo quindi un ruolo propositivo per sostenere una vera cultura del feedback.
Lo strumento supporta anche il processo di valutazione annuale (final review) delle performance delle persone fornendo ai Manager alcune Dashboard avanzate di Analytics che offrono una fotografia di sintesi dell’andamento della performance del dipendente durante tutto l’anno e aiutano il Responsabile a dare un giudizio finale oggettivo e maggiormente rispondente alle attività svolte durante l’anno.
Grazie a Feedback4You, ogni team può disporre di una piattaforma che consente di potenziare la cultura del feedback coerentemente con un modello di Smart Working, enfatizzando la responsabilizzazione delle persone su obiettivi e comportamenti e stimolando il miglioramento continuo.
