Un mondo che vive profondi e veloci cambiamenti: è questo il contesto in cui opera da circa vent’anni Fastweb. Una situazione questa che l’ha portata a cercare da sempre nuove strade per evolversi continuamente, con l’obiettivo di cogliere prima degli altri le nuove opportunità e continuare a essere leader nell’innovazione grazie al digitale. Si spiega così come, fin dalle sua fondazione nel 1999, Fastweb ricopre un ruolo di primo piano nella digitalizzazione del Paese.
E per rimanere al passo con i cambiamenti, a un certo punto il management si è reso conto che era necessario portare l’innovazione anche all’interno della struttura: è stato così avviato un lungo processo di trasformazione puntando sull’agilità, agendo sulla cultura aziendale, sui comportamenti, sugli stili di leadership, sul modo di lavorare e sui principi organizzativi. Il tutto con il supporto delle nuove tecnologie.
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Primo passo: introdurre lo Smart Working per “sdoganare” il luogo dove si lavora
È così che nel 2014, con la volontà di rispondere ai due quesiti “Che cosa vuol dire lavorare oggi nel mondo digitale?” e “Come possiamo diventare una digital organization?”, Fastweb ha deciso di intraprendere un percorso per individuare una nuova modalità di lavoro che consentisse all’organizzazione di diventare ‘smart’. Il passo successivo è stato quasi inevitabile: «Abbiamo introdotto lo Smart Working nel 2015, con un primo progetto pilota, per poi estenderlo nel 2017 a tutta la popolazione eleggibile che per ruolo e funzione poteva lavorare con la nuova modalità smart – ha raccontato Roberto Chieppa, Chief Marketing e Customer Experience Officer di Fastweb -. Oggi i dipendenti hanno la possibilità di scegliere un giorno a settimana per lavorare da casa grazie alla dotazione tecnologica di cui dispongono, ovvero pc portatili integrati con Skype for Business, Vpn per collegarsi alla rete aziendale anche in mobilità e naturalmente gli smartphone. Il nostro obiettivo era “sdoganare” il luogo dove si lavora, rendendolo poco rilevante, per permetterci di lavorare meglio di prima».
Dopo aver introdotto lo Smart Working, il passaggio successivo è stato progettare la nuova sede che fosse davvero rappresentativa del nuovo modo di lavorare, che «nella nuova vision di Fastweb doveva diventare un’opportunità per adeguarsi anche ai possibili scenari futuri dei prossimi vent’anni», ha sottolineato Chieppa.
Quando la filosofia working smart prende forma
È nata quindi la nuova sede dell’Headquarter di Fastweb, situata in piazza Olivetti a Milano. «Abbiamo selezionato l’area industriale dove c’è Fondazione Prada: si tratta di una zona strategica destinata a diventare un nuovo business district di Milano. L’obiettivo era far conoscere anche questa parte della città e dare risalto al lavoro di riedificazione e integrazione urbana che è stato portato avanti anche con il nostro supporto. Ma non solo, la nostra scelta di costruire nasce anche dalla volontà di creare un piccolo ecosistema, che speriamo cresca anche grazie al nostro contributo – ha raccontato Chieppa -. Il primo passo è stato attivare un progetto di Open Innovation per aprirci al mondo delle startup, insieme a Cariplo Factory nell’ambito della Digital Academy, …non a caso vicino alla nostra sede c’è anche Talent Garden. La nuova sede, così come la immaginavamo noi, è anche un luogo d’incontro e deve essere aperta verso l’esterno, ospitando ad esempio alcuni eventi all’interno del nostro auditorium».
Coinvolgere e informare: così Fastweb porta avanti una prospettiva people based
La nuova sede di Fastweb rispecchia un cambiamento del punto di vista che oggi punta a lavorare in maniera smart e responsabile e aumentare il livello di condivisione e coinvolgimento, confrontandosi, dando opinioni, proponendo idee e suggerimenti, «questo vuol dire passare da una visione molto orientata al solo team di appartenenza a una più ampia e collaborativa».
Il Co-design è alla base della progettazione della nuova sede di Milano, che ha visto in prima linea il team real estate e technology per gli aspetti legati all’innovazione del workplace e degli strumenti tecnologici così come della comunicazione interna, con il coinvolgimento anche della direzione human capital e marketing. La nuova sede è stata disegnata con un approccio partecipativo: «L’obiettivo era rendere il progetto un successo per tutti quelli che lavorano in Fastweb, ecco perché la prospettiva è sempre stata people based e perché abbiamo voluto coinvolgere i dipendenti nel decidere come e dove dar vita al nuovo building. Condivisione e co-design sono stati quindi i driver che ci hanno permesso di fare un passaggio logico da smart consumers a smart organization», ha ricordato Chieppa. «I nostri dipendenti sono diventati promotori della sede, hanno generato 350 commenti spontanei sulla intranet con 1700 like, pubblicato post e foto su Instagram e LinkedIn mostrando di essere orgogliosi dei nuovi uffici: co-creando la loro nuova sede si sono sentiti partecipi del progetto sin dall’inizio».
Il processo di ideazione del nuovo building ha previsto la programmazione di 6 workshop dedicati al co-design, 24 interviste con i team leader, 6 incontri con gli architetti, 4 survey online su tutta la popolazione per comprendere esigenze e aspettative, svariati esperimenti per testare sul campo ma anche per far abituare le persone al cambiamento, una comunicazione ad hoc che ha previsto la pubblicazione 29 notizie dedicate alla nuova sede sulla intranet per accompagnare passo passo le persone, una preview per 450 persone che hanno visitato il cantiere per capire con loro se la strada intrapresa era quella giusta.
Durante la fase progettuale sono stati individuati quattro pilastri: costruire il meno possibile, spazi multifunzionali, posti non assegnati e uffici paperless. A questi si sono aggiunti dei trend tecnologici: green building, che prevede che lo stabile soddisfi tutte le certificazioni di impatto ambientale; mobile first, per cui è possibile organizzare con lo smartphone la vita lavorativa all’interno del building con un’App, che si chiama AgorApp, che permette di prenotare le sale riunioni, le scrivanie, controllare dove si trovano i colleghi, ecc; nonché l’utilizzo di Skype for Business integrato nei pc per le videoconferenze anche a distanza.
Si è arrivati così alla creazione di uno smart workplace, che per Fastweb voleva dire creare un work setting che favorisse lo svolgimento smart di attività diverse: ad alta focalizzazione individuale, creative e collaborative. Per questo sono state previste diverse tipologie di spazi: open space con le scrivanie condivise, focus room per concentrarsi, phone booth per chiamare, ampi spazi per favorire l’interazione e la collaborazione, le aree break per gli incontri informali, numerose sale riunioni di dimensioni diverse.
Il cambiamento è anche una questione di cultura
Per far comprendere alle persone come utilizzare al meglio la nuova sede è stata creata in collaborazione con la comunicazione interna una newtiquette, «che racconta anche come il luogo fisico è oggi un abilitatore di quello che Fastweb voleva essere e quali sono le logiche con cui abbiamo semplificato il lavoro. Un esempio è quello delle riunioni che sono a loro volta diventate più smart: oggi non superano i cinquanta minuti, sono organizzate solo in determinati orari e devono avere un obiettivo preciso. Dopo i primi mesi presso la nuova sede ci siamo accorti come si sia velocemente evoluta l’interazione e sia aumentata la collaborazione tra le persone, che stanno scoprendo nuovi modi di lavorare più aperti, meno formali, che rompono gli schemi e le barriere. Questo aiuta moltissimo a essere più veloci e agili, e lavorare con efficacia», ha ribadito Roberto Chieppa.
Le persone stanno quindi apprezzando la filosofia del “Working Smart”, che significa raggiungere gli obiettivi, prendendosi la responsabilità di individuare di volta in volta le attività da svolgere – focalizzate o creative, individuali o collaborative -, gli spazi e i worksetting appropriati per il tipo di attività e per i tempi di svolgimento (dentro l’azienda e da remoto, da casa, ma non solo), gli strumenti tecnologici e i processi per svolgerle in maniera efficace ed efficiente.
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