Firma elettronica e firma digitale (una tipologia specifica di firma elettronica qualificata) fanno ormai parte del kit di strumenti strategici delle organizzazioni che puntano a rimanere competitive perché consentono una gestione più efficiente e sicura dei documenti. A questo aspetto si accompagnano anche un’evoluzione normativa e un’accettazione sempre più diffusa di tali pratiche da parte delle istituzioni che stanno contribuendo a consolidarne l’uso a livello globale.
Se la firma è utilizzata in molteplici contesti aziendali, certamente però esistono alcune divisioni aziendali che, per il maggior flusso di documenti da sottoscrivere, traggono un maggiore vantaggio dal passaggio dalla firma analogica alla firma elettronica e firma digitale. È questo il caso delle Risorse Umane, e lo è ancora di più adesso nell’era dello Smart Working dove nuovi modelli di lavoro hanno fatto della distanza non più un’eccezione, ma una prassi. Uno Smart Working che cresce e che si stima coinvolgerà 3,65 milioni di lavori in Italia nel 2024 sino a spingersi a nuove forme di flessibilità, sperimentando anche formule come il “temporary distant working”, che dà la possibilità di lavorare completamente da remoto per alcune settimane o anche per più mesi, come rilevato dall’Osservatorio Smart Working della School of Management del Politecnico di Milano.
Che la gestione dello Smart Working sia una delle grandi sfide HR l’ha confermato anche l’ultima edizione dell’Osservatorio HR Innovation Practice del Politecnico di Milano, come ha ricordato Adriano Martucci, Business Consultant di Intesa (a Kyndryl company), nel corso del webinar Firma elettronica per il mondo HR: come snellire i processi e garantire la sicurezza: «Stiamo andando verso l’adozione di nuovi modelli di lavoro più agili in termini di team interfunzionali e team innovativi che possono portare delle strategie competitive all’interno del mercato. Bisognerà dunque staccarsi da certi paradigmi rigidi e strutturati per essere sicuramente più smart». E conclude: «Un contesto in continua evoluzione ha portato con sé delle sfide molto importati che le Risorse Umane dovranno affrontare. Gli investimenti in digitale potranno aiutare l’HR a superare queste sfide attraverso l’adozione di specifiche soluzioni».
Indice degli argomenti
6 Casi d’uso della firma elettronica e firma digitale in ambito HR
Le soluzioni di Digital Transaction Management (DTM) − così si chiamano le piattaforme che permettono di preparare, firmare, gestire e archiviare documenti e contratti – sono di notevole supporto in molteplici attività HR. Ecco di seguito alcuni casi:
1. Assunzione e digital onboarding
Le firme elettroniche e digitali migliorano l’efficienza dei processi di assunzione e onboarding e contribuiscono a offrire un’esperienza migliore ai nuovi dipendenti. La firma elettronica rende più fluido il completamento di documenti, come accordi di riservatezza e contratti, consentendone la sottoscrizione anche a distanza. Al contempo, le aziende che adottano questi sistemi hanno la possibilità di creare agevolmente team diffusi.
2. Gestione dei contratti
Dopo la fase di assunzione, le firme elettroniche e digitali semplificano la gestione dei documenti durante tutto il ciclo di vita del lavoratore sino alla sua cessazione, consentendo di apportare modifiche come aumenti salariali, promozioni o estensioni, dimissioni e accordi di risoluzione anche per dipendenti che lavorano da remoto.
3. Gestione ordinaria dei documenti
La firma elettronica consente di automatizzare il processo di accettazione della busta paga, la richiesta di ferie e permessi, e anche dei congedi di paternità; insomma, agevola la gestione di tutti i documenti che quotidianamente transitano dalla divisione HR.
4. Gestione dei piani di welfare
La firma elettronica può essere utilizzata per confermare l’adesione ai benefit aziendali, ai piani assicurativi e ai piani pensionistici.
5. Formazione e sviluppo
Nei processi di formazione e sviluppo, la firma elettronica semplifica l’adesione a corsi e webinar. Così come è essenziale per confermare che i dipendenti abbiano ricevuto e compreso le informazioni relative alla sicurezza sul lavoro.
6. Politiche aziendali
La distribuzione e l’accettazione delle politiche aziendali e delle procedure HR possono essere facilitate attraverso la firma elettronica, garantendo che i dipendenti abbiano preso visione e accettato le linee guida aziendali.
I vantaggi della firma elettronica e firma digitale per le Risorse Umane
Le organizzazioni che adottano questa tecnologia dimostrano di avere una visione della Direzione HR più moderna e centrata sulle esigenze delle persone. La firma elettronica, infatti, semplifica la gestione documentale consentendo ai dipartimenti Risorse Umane di digitalizzare completamente la documentazione, che così diventa più facilmente accessibile agli esperti HR e ai dipendenti in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo si trovino, di automatizzare le attività amministrative e migliorare la loro efficienza complessiva.
Ma l’accessibilità ai documenti è solo il primo di molti vantaggi legati all’uso della firma elettronica e firma digitale. L’eliminazione di passaggi tipici del processo analogico, quali la stampa del documento, la firma manuale e la scansione, consente un notevole risparmio di tempo. La tracciabilità della firma fornisce una maggiore visibilità sullo stato dei documenti, abilitando un controllo accurato delle attività in corso.
Oltre dunque a semplificare e accelerare i processi di gestione del personale attraverso la dematerializzazione dei documenti, firma elettronica e firma digitale offrono anche una serie di vantaggi aggiuntivi, tra cui un valore probatorio affidabile, una maggiore convenienza e flessibilità per il personale, una maggiore sicurezza dei dati proteggendo i documenti da accessi non autorizzati e aiutando a mantenerne l’integrità, una riduzione dei costi di archivio e cancelleria e dell’impatto ambientale limitando al massimo l’uso della carta.
Intesa Sign, la soluzione di Digital Transaction Managament per l’HR
Tra le piattaforme Digital Transaction Managament disponibili oggi spicca Intesa Sign, la soluzione avanzata di Intesa per la gestione digitale dei processi di firma e la dematerializzazione dei documenti. Intesa Sign supporta diverse modalità di firma, inclusa la firma elettronica semplice, avanzata e qualificata, nonché la firma digitale remota, rendendola accessibile tramite browser, tablet e smartphone. Come spiega Massimiliano Audisio, CA e DTM Solution Consultant Intesa, nel corso del webinar sopra citato: «Il firmatario del documento ha tre modalità per essere coinvolto nel processo di firma: può ricevere la classica e-mail di ingaggio dove viene invitato alla sottoscrizione; può trovare una finestra di firma all’interno di una applicazione, nel caso di integrazione API di Intesa Sign; oppure apponendo la firma direttamente sull’hardware del soggetto proponente, per esempio nel caso di un agente di commercio».
La soluzione Intesa Sign è in grado di creare workflow di firma, approvazione e presa visione agili e adattabili alle specifiche esigenze: il team HR può stabilire fasi intermedie, ordine dei firmatari, invio di documenti singoli o pacchetti, e gestione di documenti di formati diversi. Inoltre, la soluzione permette la creazione di unità organizzative condivise, dove modelli di documenti, e-mail e regole di firma possono essere condivisi e personalizzati. Importantissimo: il servizio di firma viene erogato in alta affidabilità e in business continuity tra i due data center TIER 4 (il livello più complesso di infrastruttura data center, n.d.r.) entrambi collocati in Italia, garantendo la conformità alle normative italiane ed europee sulla privacy dei dati (GDPR).
In aggiunta, Intesa Sign è disponibile anche in lingua inglese, rispondendo alle esigenze di organizzazioni con una portata internazionale. Ad esempio, può permette a una multinazionale con base in Italia di assumere più facilmente tramite digital onboarding personale residente in altri paesi.
Intesa Sign può quindi rendere più efficienti le procedure di firma e gestione documentale della divisione Risorse Umane, anche all’interno di organizzazioni complesse.
