Ripensare gli uffici e gli spazi di lavoro è il punto di partenza per creare benessere e aumentare la produttività, che sono ormai legati a doppio filo, anche grazie alla legge sul welfare. È un passo necessario: rispetto al recente passato, ora i modelli organizzativi sono più fluidi e collaborativi, con gruppi di lavoro agili e autonomi, grazie anche alle tecnologie digitali che abilitano e facilitano i nuovi modi di lavorare. Ma come creare un posto di lavoro (workplace) confortevole, accogliente, funzionale agli obiettivi, al benessere e alla produttività? Ogni progetto di Workplace di successo deve essere semplice, funzionale, flessibile, tecnologico, ma soprattutto dev’essere disegnato per le persone.
Indice degli argomenti
Uno spazio di lavoro smart e funzionale alle diverse attività
La tecnologia è importante. «Ma introdurre strumenti evoluti di Unified Communication & Collaboration in spazi di lavoro vecchi, angusti, pensati a silos – spiega Alessandro Adamo, partner di Lombardini 22 e direttore di Degw, società che da oltre 30 anni si occupa di progettazione del Workplace, che ha recentemente firmato i nuovi uffici della Microsoft House, di EY e di Prysmian Group a Milano – può non avere l’efficacia che avrebbe in spazi che evolvono insieme con le tecnologie e con il cambiamento di mentalità richiesto alle persone. Oggi servono spazi social e lavorativi funzionali alle diverse attività della giornata. Il concetto stesso di openspace è superato da tempo, oggi si parla di mix di aree differenti (social, private, agile, formal), modulabili all’interno di uno stesso ambiente. Per esempio, lo spazio-ufficio che accoglie i gruppi di lavoro cross-funzionali che si formano e si sciolgono a seconda del progetto innovativo e/o strategico che sono chiamati a sviluppare, avrà bisogno di momenti di condivisione con un tavolo di lavoro attrezzato, dotato anche di sistemi di ricarica delle batterie dei telefoni e di una sensoristica per la regolazione dell’aria e delle luci, ma anche di aree individuali per momenti di elaborazione autonoma.»
Fatta questa premessa, ecco in sintesi i 5 passi fondamentali per creare un luogo di lavoro Smart, frutto delle evidenze dell’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano, arricchite delle esperienze pratiche di progetti di grandi e medie dimensioni gestite da Degw a livello nazionale e internazionale.
1. Creare spazi differenziati
Servono spazi diversi per dimensione, arredi e tecnologia a seconda delle diverse esigenze professionali. Progettare ambienti con setting differenti a seconda che si lavori in gruppo o individualmente, e a seconda del tipo di team work. Aree project con desk comune dotato di monitor visibile a tutti e dotato delle attrezzature tecnologiche per favorire la collaborazione e la condivisione. Aree riservate per telefonare e fare riunioni, facilitate da arredi pensati per la protezione acustica, quindi anche all’interno di spazi più ampi multifunzionali. Aree social, aree relax e aree verdi dove favorire l’incontro e lo scambio tra le persone in forma destrutturata, proprio per aiutare la contaminazione culturale e la collaborazione tra colleghi. Lo stesso ristorante aziendale – evoluzione con la logica a isole della vecchia mensa da una decina di anni – oggi compie una ulteriore evoluzione come area social accessibile tutto il giorno, con servizio bar e divanetti comodi dove fare riunioni e incontri tra colleghi, clienti e fornitori
2. Alzare il livello di comfort dell’ambiente
Questo vale si da un punto di vista estetico, ergonomico e funzionale perché le persone lavorino meglio. Non sempre si può rifare tutto da capo, ma senz’altro si può svecchiare l’ufficio, rinfrescandolo con la scelta dei colori, delle luci, degli arredi e con un più facile accesso a strumenti e documenti. La sensoristica oggi disponibile (Internet of Things – IoT) può regolare in modo puntuale luci, ricambio d’aria e temperatura. E le neuroscienze offrono prove scientifiche sull’effetto dei colori, delle forme, dei suoni e dell’aria sul livello di concentrazione e benessere durante lo svolgimento di un compito, anche sotto stress.
3. Dotarsi di strumenti per collaborare a distanza
Gli strumenti servono sia all’interno dello stesso building o di più building, sia da fuori ufficio (Smart Working). Serve la corrente elettrica, la rete Wifi, la piattaforma Cloud per la condivisione documentale e per collaborare e apprendere (es. community professionali e programmi di distance learning interattivi, sincroni e asincroni), l’archiviazione elettronica dei documenti (es. fatturazione); l’instant messaging con costruzione di documenti condivisi in tempo reale, la web conference, la voice mail, con interfaccia visiva e condivisione di desktop; il lancio di stampa in cloud con la possibilità di stampare nell’area stampa condivisa più vicina in quel momento (individuabile grazie alla connessione del proprio notebook alla rete aziendale).
Come racconta Emanuele Madini, Smart Working & Workspace Innovation Practice Leader di P4I-Partners4Innovation, «quando si pensa allo Smart Working spesso l’aspetto tecnologico viene sottovalutato, tuttavia è proprio la tecnologia il vero motore di questi progetti, perché abilita nuovi comportamenti lavorativi e accelera i percorsi di Digital Transformation. Per promuovere il lavoro agile in azienda non basta dotare le persone di laptop e smartphone, ma bisogna porre attenzione ai principi di usabilità, accessibilità e sicurezza dei sistemi IT per creare degli spazi di lavoro virtuali coerenti con i principi di flessibilità di un modello di Smart Working».
4. Liberare le persone dalla necessità-obbligo della postazione fissa
Utilizzate notebook e smartphone collegati in rete e al server aziendale con i documenti accessibili ovunque e grazie ad app aziendali sviluppate per i device mobili, dalla nota spese al Performance Development, dal Job Posting interno al Distance Learning, con un livello minimo garantito di sicurezza informatica da parte dell’azienda (Cybersecurity). Avere l’ufficio portatile consente di attraversare con naturalezza ed efficacia i diversi momenti – aree delle attività quotidiane, rendendo superflua la scrivania personale come già avviene nelle organizzazioni più avanzate. In questo modo si allenano le persone a uscire dalla zona di comfort, a guardare le situazioni da più punti di vista, a lavorare con gli altri e ad allargare i propri confini, perché l’apprendimento avviene al di fuori della comfort zone.
5. Dotarsi di sistemi per la riduzione del disturbo acustico
Senza un progetto acustico, la privacy può essere involontariamente violata anche attraverso una porta chiusa e pareti sottili. Oggi la progettazione ha fatto passi da gigante e consente di realizzare stanze a guscio insonorizzate, pur essendo aperte sull’esterno; poltrone avvolgenti e divani con alzate alte, così da creare barriere acustiche e modellare sale riunioni senza pareti, all’interno di ambienti più grandi. Questa nuova disposizione degli spazi, rimodulabile nel tempo per adeguarsi alle esigenze organizzative senza peraltro intervenire sugli impianti, da un lato va incontro alla logica di collaborazione e flessibilità del lavoro ai tempi del digitale, dall’altro lato è conveniente per l’azienda perché può ripensare in modo flessibile il mix di spazi senza intervenire su struttura e impiantisca, che avrebbe costi molto alti.
Ovviamente non è pensabile che per dimensioni, esigenze e budget tutte le aziende si muovano nello stesso modo e alla stessa velocità nel ripensamento integrato degli spazi: «Ciò che conta è avere un progetto coerente con la strategia aziendale, che non trascuri la relazione intercorrente tra organizzazione, business e ambiente di lavoro, digitalizzazione, benessere e produttività. Fare uno studio di fattibilità che analizzi le esigenze e i costi – benefici di interventi sugli spazi di lavoro per accelerare il business, definendo una strategia complessiva e poi procedere per gradi, per passi successivi coerenti, è oggi fondamentale», precisa Adamo.
