Organizzare un ambiente di lavoro smart, digitale, connesso e collaborativo, con la conoscenza che nasce dai dati per migliorare le prestazioni e il benessere delle persone, è una delle grandi sfide del remote working e una grande opportunità per realizzare un approccio aziendale “People Centric”. La pandemia ha infatti accelerato la trasformazione digitale e il ricorso a piattaforme digitali per favorire il lavoro da remoto in sicurezza, la comunicazione con manager e colleghi e l’accesso rapido ai documenti e ai sistemi aziendali. Si stima che in un anno si sia raggiunto quello che, in tempi normali, tra progetti pilota e passaggi successivi si sarebbe realizzato in cinque anni. Un’accelerazione nell’adozione delle tecnologie che ha generato inevitabilmente anche un gap culturale e organizzativo che le aziende oggi si trovano a dover colmare per mantenere un equilibrio tra l’organizzazione interna, la competition e il mercato. L’accessibilità alle nuove tecnologie e a tool sempre più avanzati in grado di favorire connessione e collaborazione negli ambienti di lavoro è stata di contro determinante per favorire la riduzione dei tempi e delle distanze.
Per evolvere verso il paradigma del “Modern Workplace” con la conoscenza sempre a portata di click (cioè un utilizzo intelligente e funzionale dei dati e delle informazioni raccolte sulla piattaforma), bisogna quindi considerare anche i tempi tecnici del cambiamento organizzativo e la diffusione di un nuovo mindset, oggi sempre più digital. «Accedere ai documenti aziendali da remoto non vuol dire aver già cambiato il proprio modo di lavorare. Per andare verso un concetto di ambiente di lavoro che sia davvero smart, cioè intelligente, con le informazioni sempre a portata di mano e con estrazioni di dati che offrano “viste” precise per migliorare le attività ordinarie e non solo quelle, è consigliabile apportare cambiamenti all’organizzazione delle informazioni, arrivando ad attuare la digitalizzazione dei processi aziendali», spiega Massimo Maggiora, fondatore e CTO di IWG – Information Workers Group.
La società di Information Technology, Gold Partner Microsoft e parte di Altea Federation, accompagna da 16 anni le imprese italiane, nei mercati delle PMI e delle aziende Enterprise, verso il lavoro smart nel back-office, utilizzando sia la piattaforma Microsoft 365, sia sviluppando soluzioni calibrate sul mercato italiano e sulle esigenze dei singoli clienti. Soluzioni tutte italiane sono per esempio l’integrazione ai sistemi aziendali delle email certificate (PEC), la gestione del protocollo e la classificazione dei documenti, la conservazione digitale dei documenti, la fatturazione elettronica e l’integrazione dei sistemi ERP con i documenti relativi alle registrazioni, all’interno di un’unica piattaforma. Un unico repository connesso e dinamico dove convergono tutti i flussi di lavoro da fonti dati diverse.
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Cosa serve per creare un ambiente di lavoro smart
Il primo passo per orientarsi verso il Modern Workplace è analizzare la struttura organizzativa, tenendo conto dei cambiamenti di mercato e di business in corso e modellando le tecnologie sull’organizzazione. «In questa fase è fondamentale il commitment dei C-level e del management da un lato e il coinvolgimento dei responsabili dei dipartimenti dall’altro, ossia di coloro che poi dovranno attivare azioni di employee engagement sul personale di cui conoscono bene le attività giornaliere e le criticità, per invogliarli a lavorare in modo nuovo e con nuovi strumenti. Più è ampio il consenso e la partecipazione alla definizione dell’architettura organizzativa e dell’adozione delle nuove tecnologie a supporto dell’operatività e maggiore sarà l’accettazione del nuovo modo di lavorare», commenta Maggiora.
Il secondo passo consiste nella digitalizzazione delle attività d’ufficio in modo da disporre di un flusso continuo di documenti digitali confrontabili e interoperabili tra loro, che possano interagire anche con fonti dati diverse e afferenti a vari uffici.
Il terzo passo è, inevitabilmente, l’integrazione dei dati: ogni pratica e ogni progetto devono essere raccolti in un proprio fascicolo digitale, accessibile al team di lavoro e aggiornabile e condivisibile nelle fasi di avanzamento, ma anche fruibile trasversalmente dalle diverse funzioni HR, amministrazione e business unit.
Il quarto passo, per estrarre valore dai contenuti documentali, è catalogarli e denominarli con concetti e parole chiave che facilitino le analisi e le ricerche successive. «Più i documenti di lavoro sono organizzati per temi e classificati sulla piattaforma di lavoro, che per noi è Teams e tutta la suite Microsoft 365, e più sarà facilitato, completo e preciso, il lavoro dell’algoritmo che ne intercetterà le correlazioni semantiche e porterà all’attenzione utilizzando una rappresentazione secondo “il grafo della conoscenza”», commenta Maggiora. Oggi, infatti, l’Intelligenza Artificiale e il Machine Learning aiutano tutti i dipartimenti aziendali a creare valore attraverso insight e quindi intuizioni provenienti dal flusso di informazioni raccolte sulla piattaforma di lavoro. L’obiettivo è duplice: facilitare e velocizzare le attività di back office, grazie alla disponibilità immediata di informazioni correlate tra loro, migliorare quindi la qualità stessa del lavoro delle persone che sono al centro e riuscire a prendere decisioni sempre più consapevoli. «Il nuovo Workplace è organizzato come una sorta di gestionale d’ufficio che, come gli ERP in produzione, traduce i dati raccolti in conoscenza a portata degli utenti», prosegue Maggiora.
Come migliora l’employee experience
Un ambiente di lavoro non può essere smart se non mette le persone nella condizione di dare il meglio e sprigionare le loro potenzialità. Oggi il supporto di Intelligenza Artificiale e Machine Learning migliora e potenzia l’esperienza delle persone in ufficio, sia nelle attività quotidiane, sia nel condividere il know-how aziendale, sia nel costruire il proprio sviluppo professionale con una formazione personalizzata. Viva, l’Employee Experience Platform di Microsoft che lavora sulla piattaforma collaborativa Teams, ha una serie di applicazioni che consentono già tutto questo. Viva Topics organizza le informazioni, tratte da Microsoft 365 e da Teams, in modo estremamente utile per gli utenti grazie a Graph, un algoritmo che organizza reticoli di conoscenza a seconda degli obiettivi. In una grande azienda, per esempio, per un nuovo team di lavoro avere accesso in tempo reale ai progetti in corso su tematiche analoghe e potersi confrontare con i colleghi coinvolti significa mettere a fattor comune un know-how altrimenti non facilmente reperibile, disperso tra le diverse geografie e società del Gruppo. Al tempo stesso, per un neoassunto, in fase di inserimento poter lanciare delle ricerche sulle attività della nuova organizzazione consente di entrare più velocemente e compiutamente in contatto con la nuova realtà aziendale e, soprattutto, in autonomia. La stessa capacità di integrazione delle informazioni ed estrapolazione di conoscenza favorisce, indirettamente, la trasmissione della specifica cultura aziendale e dei suoi valori, mantenendo così connesse e unite le persone anche a distanza. A sua volta Viva Insight è il tool che restituisce al singolo il ritmo delle sue attività, la sua effettiva pianificazione e produttività, visibile solo a lui, e in forma aggregata l’andamento del gruppo, mentre Viva Learning, collegata a piattaforme formative esterne, propone un percorso personalizzato in base a tutta una serie di elementi “catturati” dal sistema intelligente. «IWG al fianco di Microsoft e Altea Federation, con il programma Road to be Interactive, sta già investendo su questa nuova piattaforma realizzando business case concreti da mettere a disposizione dei propri clienti e prospect, con la convinzione che il lavoro operativo delle persone non sarà più limitato solo al comparto HR, ma sarà integrato ad ogni aspetto del business al fine di migliorare la resilienza dell’organizzazione stessa» aggiunge Angelo Malaspina CEO di IWG.
Il mindset della condivisione
Se le tecnologie non mancano per facilitare la connessione, la collaborazione e la comunicazione tra colleghi, reparti, capi-collaboratori, team di lavoro, tuttavia devono favorire anche l’intenzionalità e l’adesione delle persone nell’utilizzo dei nuovi strumenti e nel trarne vantaggio ai vari livelli. Oggi la sfida delle organizzazioni è anche riuscire a diffondere questa nuova cultura nel modo di lavorare tra i propri collaboratori. «Senza una predisposizione alla condivisione dei documenti e del proprio lavoro e senza aver compreso l’utilità, sia operativa sia strategica, dell’estrarre valore e conoscenza da flussi di lavoro, le nuove tecnologie potrebbero non essere sfruttate a sufficienza dalle persone per raggiungere una migliore qualità del lavoro, per risultati migliori e un maggior benessere personale», aggiunge Malaspina. Le nuove soluzioni che sfruttano algoritmi per integrare dati, produrre conoscenza e trarre informazioni sono utili a tutte le imprese. «Indipendentemente dalle dimensioni e dalle complessità, tutte le aziende hanno la necessità di essere efficaci e performanti, di rispondere al mercato in modo veloce e di governare al meglio i cambiamenti di scenario», commenta Malaspina. Una PMI, per esempio, può avere la conoscenza aziendale concentrata solo in alcune figure. Se invece le informazioni venissero messe a disposizione di tutti o comunque accessibili in assenza dei singoli referenti, i processi di lavoro verrebbero ottimizzati ed accelerati. «In virtù del fatto che con l’incremento del remote working stiamo andando nella direzione del lavoro “diffuso”, sarà sempre più utile per tutti disporre di ambienti di lavoro condivisi e accessibili, dove recuperare velocemente informazioni complete in modo autonomo», conclude Maggiora.
