Twitter ha deciso che permetterà ad alcuni dei suoi dipendenti di continuare con il lavoro da remoto in via permanente, dopo aver riscontrato che questa modalità ha funzionato molto bene durante il periodo del lockdown. La notizia è arrivata dopo le dichiarazioni di altri due colossi della new economy, Facebook e Google, che a loro volta daranno ai loro dipendenti la possibilità di lavorare in modalità remote working per tutto il resto del 2020.
Tutto questo non fa altro che sottolineare che il modo di lavorare è destinato a cambiare profondamente.
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Che cosa è il lavoro da remoto
Facciamo un passo indietro e cerchiamo di capire di cosa si parla quando si fa riferimento al lavoro da remoto. Si tratta di una modalità di lavoro (nota anche come ‘remote working’ o ‘home working’) che prevede lo svolgimento delle attività a casa, con l’ausilio di device e strumenti digitali adeguati (come PC, smartphone, cuffie, ecc.).
Quando si parla di lavoro da remoto è importante non confonderlo con lo Smart Working e con il telelavoro: mentre il primo, infatti, per definizione, presuppone flessibilità e adattamento delle risorse umane in funzione degli strumenti che si hanno a disposizione, il secondo presuppone alcuni vincoli stabiliti con il datore di lavoro, come lavorare da casa e il trasferimento da parte dell’azienda delle medesime responsabilità che vigono sul posto di lavoro a casa del dipendente.
Lavoro da remoto: serve un cambio di mentalità e maggiore flessibilità
Come si diceva in apertura, ormai è palese che qualcosa stia cambiando nel modo di affrontare il modo in cui si lavora. Nel periodo di lockdown da Coronavirus, il 55% delle aziende ha adottato la modalità remote working, come sottoliena il sondaggio lanciato da Capterra che ha coinvolto 3.108 dipendenti di piccole e medie imprese che hanno lavorato in remoto e a tempo pieno durante la quarantena, in Spagna, Francia, Germania, Italia, Paesi Bassi e Regno Unito. I partecipanti provengono da svariati settori commerciali e rappresentano diversi livelli di anzianità.
Il seguente grafico riporta i tre principali insight legati alla percezione del lavoro da remoto da parte dei dipendenti delle aziende europee. Il riscontro sembra essere molto positivo e rafforza un trend già in atto: già a fine 2019, Gartner aveva predetto che entro il 2030 sarebbe aumentata di almeno il 30% la domanda di remote working a livello globale, in quanto modalità di lavoro preferita dalla Generazione Z. Adesso, complice il lokdown, sta cominciando una nuova fase che richiederà un cambio di mentalità e una maggiore flessibilità tanto a livello europeo quanto a livello italiano.
Le linee guida per il lavoro da remoto
Gli analisti di Capterra hanno chiesto alle aziende coinvolte nel sondaggio quali linee guide hanno inviato ai dipendenti per organizzare al meglio il remote working. Sono emersi i seguenti dati:
- il 36% ha dato direttive sui meeting che avrebbero dovuto tenere a distanza;
- il 35% ha dato specifiche informazioni su come gestire le ore lavorative. Infatti, lavorando da casa aumenta il rischio di non organizzare al meglio il tempo o di fare delle ore in più;
- il 34% ha dato delle linee guida generali su come gestire la comunicazione da remoto, ma come vedremo ci sono state diverse lacune e difficoltà, sottolineate dai dipendenti;
- il 30% si è concentrato sul regolare l’utilizzo di device personali per questioni lavorative.
Rispetto al terzo punto, in particolare, è emerso che fra i tool più utilizzati a livello europeo ci sono Skype, Zoom, Teamviewer, la G Suite e Teams. Questo risultato non sorprende, infatti tutti questi software che vengono utilizzati per migliorare la comunicazione intra-team, la collaborazione, la gestione ed il passaggio dei documenti. In Italia spiaccano Skype, Zoom, Teamviewer e la G Suite. In generale, i dipendenti europei non hanno riscontrato particolari criticità nell’iniziare a usare nuovi strumenti.
Per quanto riguarda l’ultimo punto, in Italia solamente il 24% dei dipendenti ha potuto utilizzare un computer aziendale per lavorare da casa, con rilevanti problemi riguardanti la sicurezza informatica dei dispositivi e dei dati aziendali. Quando si iniziano a utilizzare nuovi software e/o dispositivi che non hanno misure di sicurezza adeguate, il rischio di cyber attacchi aumenta esponenzialmente, sottolineano gli analisti di Capterra.
5 vantaggi e 5 sfide per il remote working a livello europeo
I paesi che hanno amato di più lavorare da casa sono stati la Spagna (80%) e l’Italia (75%), mentre la percentuale è più bassa in paesi come la Gran Bretagna (68%) e l’Olanda (62%). Questa differenza molto probabilmente è dovuta al fatto che nei paesi del mediterraneo il lavoro da remoto finora era ancora poco diffuso, quindi i vantaggi portati dalla quarantena forzata sicuramente si sono fatti sentire di più.
Nell seguente grafico è possibile consultare gli insight sui 5 vantaggi principali:
- assenza di spostamenti per recarsi in ufficio;
- flessibilità oraria per far coincidere meglio lavoro e vita privata;
- abbigliamento informale;
- maggiore produttività;
- possibilità di prendersi cura dei propri cari.
Le principali 5 sfide indicate sono invece:
Consigli per la produttività e la comunicazione
Sulla base dei dati analizzati, si evince quindi che per le PMI italiane ottenere un buon livello di comunicazione e mantenere la concentrazione e il giusto livello di produttività sono due priorità a cui dare seguito, soprattutto se il lavoro da remoto verrà sempre più non solo utilizzato ma anche richiesto. Ecco alcuni dei consigli forniti da Brian Kropp (Vice-President di Gartner dell’area di ricerca) per aiutare i dipendenti a migliorare la produttività e la comunicazione per il remote working:
1. Fornire gli strumenti giusti ai dipendenti
I dipendenti delle PMI devono poter utilizzare la tecnologia di cui hanno bisogno per fare al meglio il proprio lavoro. Da una precedente analisi di Capterra Italia sul livello di digitalizzazione delle imprese pre-Covid, era già emerso che il 75% dei dipendenti riscontrava un reale beneficio nel proprio lavoro dall’utilizzo dei software. Vista l’evoluzione portata dalla pandemia questo numero probabilmente potrebbe salire ulteriormente.
2. Focalizzarsi sui risultati piuttosto che sui processi
Una maggiore flessibilità e l’introduzione del lavoro da casa in modo più strutturato porterà a dover cambiare mentalità: bisogna lasciarsi alle spalle la vecchia logica del controllo legata fortemente al fatto di vedere fisicamente i dipendenti mentre lavorano. Il datore di lavoro e responsabili devono iniziare a focalizzarsi sui risultati effettivi del dipendente, definendo obiettivi precisi per avere una visione chiara delle responsabilità e monitorare meglio gli effettivi livelli di produttività. È necessario quindi focalizzarsi sul lavoro portato a termine, non sulle ore lavorate in una giornata.
3. Comunicare bidirezionalmente
Oltre a facilitare la comunicazione fra i dipendenti e fra datore di lavoro/manager ed i dipendenti c’è un’altra grande sfida da affrontare: instaurare un dialogo reciproco fra manager e dipendenti. Da un lato, i dipendenti devono comprendere le decisioni e i bisogni aziendali e dall’altro il management deve comprendere le sfide, i desideri e le preoccupazioni dei dipendenti.
Infine, per migliorare la comunicazione con il proprio team, soprattutto se si lavora da remoto, è consigliato:
1. Programmare riunioni di aggiornamento
I meeting possono avere cadenza giornaliera o settimanale, a seconda delle esigenze del singolo gruppo di lavoro. Tanto da remoto quanto in ufficio, organizzare meeting di aggiornamento aiuta a tenere informati tutti i dipendenti sullo stato di avanzamento dei lavori, sui cambiamenti che ci saranno ecc…
2. Programmare sessioni di brainstorming
In tempi di grandi cambiamenti le nuove idee possono fare la differenza nel successo di un business. I dipendenti si sentiranno più coinvolti se potranno esserne parte attiva e se potranno condividere le loro idee, quindi è ideale pianificare sessioni fisse (una o due volte al mese) di brainstorming per confrontarsi con i propri dipendenti.
3. Scegliere lo strumento adeguato
Per ogni tipo di comunicazione serve la modalità adeguata, si deve quindi comprendere cosa si deve comunicare per decidere con quale strumento comunicarla (telefono, chat aziendale, email ecc…). In alcuni casi, se si vuol adottare un approccio integrato e strutturale serve acquistare un software adeguato e per farlo bisogna stare bene attenti a quale esigenza bisogna risolvere e cosa potrebbe risolverla. Per poterne sapere di più su quest’ultimo punto potete ascoltare il webinar tenuto da Capterra per Rinascita Digitale su come acquistare un software.
