Office automation: cosa sono e come funzionano i software di produttività personale

Le tecnologie di office automation rappresentano il principale alleato della produttività in azienda. La digitalizzazione dei documenti, la loro gestione in sicurezza, condivisione e conservazione a norma, sono infatti requisiti indispensabili per garantire flussi di lavoro più fluidi ed efficaci.

Cos’è l’office automation

I software di produttività personale sono applicazioni progettate per automatizzare e velocizzare attività e procedure d’ufficio, migliorando la gestione aziendale e integrando al meglio tutti i processi di front e backoffice. Permettono all’utente di comporre, inviare e ricevere e-mail, scrivere testi, eseguire calcoli più o meno complessi, creare grafici e presentazioni, archiviare e richiamare le informazioni. Solitamente, i tool di office automation non sono disponibili separatamente ma raccolti all’interno di un unico pacchetto (in inglese, suite) che include anche il sistema operativo, ovvero il software che include comandi e servizi utili per sfruttare al meglio le risorse della piattaforma su cui sono installati.

Breve storia dell’office automation

I programmi di produttività d’ufficio si diffondono negli anni Ottanta, inizialmente come software stand alone, ovvero pacchetti singoli per il word processing oppure la gestione dei fogli di calcolo. Le aziende a quell’epoca erano quindi costrette ad acquistare separatamente le diverse applicazioni necessarie per garantire l’operatività quotidiana dei propri dipendenti. Nel corso degli anni Novanta, alcune software house hanno iniziato a proporre suite integrate di office automation acquistabili con un contratto di licenza d’uso (solitamente più conveniente della somma dei costi previsti per le singole applicazioni). Il vantaggio principale di questi pacchetti integrati, diffusi ancora oggi, non è solo la convenienza ma anche, e soprattutto, l’interfaccia unificata: un ambiente uniforme sotto il profilo della grafica, dei principali comandi e funzionalità, che migliora sensibilmente l’esperienza dell’utente.

Negli ultimi anni, poi, queste suite sono evolute in vere e proprie piattaforme di produttività individuale, soluzioni ricchissime dal punto di vista delle funzionalità supportate, erogate in modalità Software As A Service. Il SaaS indica la distribuzione di un’applicazione attraverso una semplice connessione Internet: il software è eseguito all’interno di un ambiente centralizzato in cloud, cui ciascun utente accede attraverso un’interfaccia di tipo web. Questa formula offre indiscutibili vantaggi economici. I costi iniziali per l’acquisizione delle licenze sono infatti sostituiti dal pagamento di un canone periodico per la fruizione del servizio applicativo. Un servizio che comprende solitamente anche la manutenzione, l’aggiornamento e la gestione in sicurezza della piattaforma, allontanando il rischio di obsolescenza tecnologica dei software utilizzati.

Come funziona l’automazione dell’ufficio

L’office automation si realizza attraverso una combinazione di hardware (PC desktop, notebook, server, scanner, apparati di rete, storage), infrastruttura (cloud e connettività) e software (solitamente sotto forma di una suite di applicazioni di produttività individuale). L’obiettivo dell’automazione dell’ufficio è sostituire processi tradizionali in prevalenza manuali – compilazione schede, aggiornamento schedari, archiviazione fisica dei documenti – con attività e procedure digitalizzate perfettamente integrate.

Che vantaggi offrono i software di office automation

L’office automation permette di ottimizzare tutto il workflow garantendo una piena integrazione dei processi di back office e front office, con vantaggi evidenti:

• Consumi ridotti: le soluzioni informatiche per l’automazione d’ufficio danno concretezza ai modelli che un tempo venivano definiti di paperless office, contribuendo a ridurre i consumi di energia elettrica, carta e materiali di consumo. Ma anche lo spazio-ufficio dedicato agli archivi cartacei di tipo tradizionale.
• Accesso ubiquo e sicuro alle informazioni: gli strumenti di produttività personale, specie quelli in cloud, assicurano l’accesso in ogni momento, anche da remoto, a file e documenti aziendali in tutta sicurezza.
• Maggior produttività dei dipendenti: le funzionalità di collaborazione in tempo reale tipiche dei moderni strumenti di office automation permettono al dipendente di risparmiare il tempo dedicato ad attività ripetitive e a basso valore aggiunto (data entry, riconciliazione…). Risorse che potranno essere convogliate verso attività più strategiche per l’azienda.
• Efficienza dei processi: l’office automation si traduce in flussi di lavoro più fluidi e processi operativi più efficienti, specie quelli che prevedono l’accesso simultaneo a una pluralità di documenti diversi.
• Qualità del lavoro: l’automazione dell’ufficio migliora la qualità del lavoro, grazie a una condivisione più efficace delle informazioni all’interno dell’organizzazione e con i collaboratori.
• Processi di approvazione e autorizzazione più snelli: la possibilità di operare simultaneamente sullo stesso file, anziché su un documento cartaceo, riduce l’iter e i tempi dei processi di approvazione e autorizzazione.
• Decision making più efficace: le applicazioni di produttività personale, specie nella componente di real time collaboration, offrono la garanzia di operare tempestivamente su dati sempre aggiornati. A guadagnare è l’accuratezza dei processi decisionali.

Quali software aiutano con l’office automation

Le suite di office automation comprendono diversi strumenti software, ciascuno progettato per facilitare un particolare compito attraverso procedure guidate e template, ovvero modelli predefiniti rapidamente personalizzabili. Le principali applicazioni che si trovano abitualmente in una suite di produttività d’ufficio sono le seguenti:

• Videoscrittura
  Le applicazioni di elaborazione dei testi, dette anche word processor, sono utilizzate per creare file di testo digitali facilmente personalizzabili, aggiornabili, stampabili e condivisibili. I word processor sono usati per scrivere lettere commerciali, fatture e altri documenti utilizzati quotidianamente in ufficio.
• Foglio elettronico
  Questi software, detti anche spreadsheet, permettono all’utente di compiere calcoli complessi su moli più o meno ampie di dati, sfruttando formule matematiche preintegrate. I fogli elettronici sono usati in svariati ambiti, dalla gestione delle giacenze alla contabilità.
• Presentazioni
  Si tratta di software che permettono di creare slide multimediali, integrando anche effetti audio e video più o meno sofisticati. Queste applicazioni sono utilizzate per scopi commerciali, di comunicazione e marketing, per esporre prodotti, progetti e ricerche a un pubblico più o meno ampio.
• Posta elettronica
  Questi programmi di produttività personale permettono all’utente di comporre, inviare e ricevere messaggi di posta elettronica attraverso un e-mail server. Solitamente integrano anche funzionalità di calendario e agenda appuntamenti.
• Note digitali: nell’ambito delle suite di office automation, questi software consentono all’utente di prendere appunti in forma digitale, condividerli e integrarli con quelli dei colleghi, per collaborare in modo più efficace.
• Gestione database: queste applicazioni di office automation permettono di progettare, creare e gestire archivi elettronici di dati. Informazioni e record che potranno anche essere elaborati, rielaborati e memorizzati, quindi conservati per garantirne l’accessibilità anche in futuro.
• Collaborazione in tempo reale: questi strumenti di instant messaging, comunicazione unificata e condivisione file in tempo reale sono diventati indispensabili per supportare le esigenze di una produttività sempre più distribuita, all’insegna dello Smart Working e dell’home working.

Trasversale, rispetto alle applicazioni c’è, poi, l’aspetto della sicurezza. Solo alcune suite integrano by bundle un livello di protezione comune ai diversi software della piattaforma di produttività d’ufficio. La disponibilità di questo layer permette di ottimizzare la gestione della security garantendo flussi di lavoro automatizzati per le principali attività di monitoraggio delle minacce e mitigazione dei rischi.

Intelligenza Artificiale e automazione: il futuro del lavoro d’ufficio

L’integrazione dell’Intelligenza Artificiale (AI) e, in particolare, dell’AI generativa, nei sistemi di automazione d’ufficio sta trasformando radicalmente le dinamiche di gestione di compiti e flussi di lavoro, sbloccando nuovi livelli di efficienza e produttività. Questa sinergia tra IA e automazione più tradizionale va oltre la semplice esecuzione di compiti ripetitivi. Introduce, infatti, capacità di apprendimento e adattamento iterative che consentono di migliorare i processi aziendali in modo dinamico.

Tecnologie come l’elaborazione del linguaggio naturale (NLP), computer vision e Robotic Process Automation permettono di comprendere e processare dati strutturati e non, automatizzando attività che prima richiedevano obbligatoriamente l’intervento umano. Attività come la classificazione e la gestione dei documenti, l’estrapolazione di informazioni chiave da testi, report e messaggi di posta elettronica o, ancora, come la pianificazione ottimale delle riunioni. Questa evoluzione non solo accelera la chiusura dei task, ma riduce anche significativamente errori e costi operativi. Senza contare il miglioramento tangibile che si registra nella qualità dei processi decisionali, grazie alla capacità di analisi e interpretazione in tempo reale di grandi volumi di dati che solo l’AI può garantire.

L’office automation potenziata dall’AI sta ridefinendo i ruoli all’interno delle organizzazioni, liberando il personale da compiti monotoni e ripetitivi e permettendo agli operatori di concentrarsi su attività a maggior valore aggiunto che richiedono creatività, empatia e pensiero strategico.

Software office automation: i tool per la produttività personale

Oggi è possibile scegliere tra una vasta gamma di software office automation, fruibili in modalità a licenza o As-a-Service (SaaS). Volendo categorizzare, si distinguono soluzioni di:

• Produttività personale: pacchetti come Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint…) e software analoghi in versione Open Source, come LibreOffice, per l’elaborazione testi, la gestione di fogli di calcolo, presentazioni e posta elettronica.
• Comunicazione e collaborazione in team: soluzioni come Microsoft Teams, Zoom o Salesforce Slack per la collaborazione in tempo reale e la comunicazione rapida.
• Gestione contenuti: rientrano in questa categoria i CMS (Content Management System) come WordPress, Joomla o il software Open Source Drupal per la creazione e la gestione di contenuti digitali.
• Controllo degli accessi: tool come iAccess, Axis Communication, TeamSystem HR o Zucchetti Accessi per monitorare gli ingressi di dipendenti, visitatori e mezzi all’interno perimetro fisico dell’azienda, o di specifiche aree, attraverso tornelli, sbarre, porte o cancelli.
• Task Management Software e Project Management Software: soluzioni come Monday, Write e Jira, pensate per tenere traccia dei diversi processi e progetti, monitorare la gestione dei compiti assegnati ai diversi membri di un team e lo stato di avanzamento lavori.
• Business Process Management: piattaforme di gestione, ottimizzazione e controllo dei flussi di lavoro come Asana, Appian, IBM Blueworks, Oracle BPM e KissFlow.

L’analista The Business Research Company stima che il mercato dei software di office automation crescerà a un tasso medio annuo composito (CAGR) del 9,3% nel quinquennio 2024-2028, passando da un giro d’affari di 103,62 miliardi a 147,73 miliardi di dollari per effetto soprattutto delle nuove abitudini di lavoro ma anche dell’evoluzione tecnologica in atto.