Si chiama “One Booking AON” il progetto che rende ancora più smart la condivisione degli spazi di lavoro del gruppo che in Italia e nel mondo si occupa di consulenza su rischi e risorse umane, nell’intermediazione assicurativa e riassicurativa.
Nel nuovo smart building di AON – situato in via Calindri a Milano e ideato con il concept di spazio di lavoro condiviso e di luogo esperienziale – è possibile prenotare le sale riunioni, le scrivanie e i parcheggi in modo semplice e veloce, in ottica user-centered design, focalizzata sulle necessità specifiche di diverse tipologie utente: dipendenti, consulenti ed ospiti occasionali.
La mission del progetto – che è anche uno dei finalisti ai Digital360 Awards 2020 per la categoria Smart Working e Collaboration – è “mettere al centro” la persona: tutti gli scenari di collaborazione sono stati disegnati partendo dal punto di vista dell’utente, analizzando le sue esigenze e progettando uno spazio che nasce per soddisfare e superare le sue aspettative.
Per farlo, Digiwhile, la Digital Factory di Durante Spa, ha sviluppato un progetto integrato tra design, tecnologia e soluzioni proprietarie. In particolare in AON sono state introdotte due soluzioni: Space Booking e Easy Visit. La prima permette di gestire le prenotazioni di risorse condivise come le sale riunioni e personali come le postazioni di lavoro attraverso touch panel e desk label interattive, la seconda invece è rivolta al processo di accoglienza dei visitatori.
Space Booking ha anche un’altra funzione: la navigazione indoor, che consente all’utente di trovare, prenotare ed essere guidato verso la sala/desk attraverso un vero e proprio navigatore integrato nell’app. Inoltre, l’app per smartphone di Space Booking, una volta dentro alla sala riunioni, ne consente il controllo degli scenari audio/video, del condizionamento e dell’illuminazione eliminando così le complessità e il disordine dei molti telecomandi e sistemi di controllo.
Come funziona “One Boking” di AON
Con One Booking l’utente AON può effettuare la prenotazione via web app o con app iOS e Android. Fatta la sua scelta può invitare colleghi e ospiti. Il giorno del meeting gli ospiti invitati sono accolti al desk, accreditati attraverso un flusso digitalizzato e GDPR compliant, dotati di credenziali Wi-Fi guest. Nel frattempo la persona che li ha invitati viene avvisata automaticamente dal sistema non appena l’ospite viene accreditato, lo raggiunge e lo conduce nella sala prenotata, dove si fa il check-in. Una volta entrati i sistemi di videoconferenza si attivano con un click, inoltre se la riunione si protrae è possibile estenderne eventualmente la durata con la funzione dedicata ed effettuare il check-out una volta terminata. In questo processo tutte le informazioni sono acquisite e aggregate nella dashboard dedicata: questo serve a AON per capire come, quanto e da chi vengono utilizzate le risorse, ricevendo dei report divisi per centro di costo.
La soluzione comunque non consente unicamente di gestire in modo intelligente gli spazi, ma rende anche semplice l’uso della tecnologia di sala, consente di gestire lo stato di impiego degli spazi per evitare overbooking e il relativo tracciamento tra prenotazione ed effettivo utilizzo; fornisce delle dashboard statistiche e report sui fruitori degli spazi, gestisce le gerarchie di accesso alle sale, consente la prenotazione di spazi non standard come sale mensa e palestra.
Inoltre One Booking ha ulteriori funzioni per esempio: prenotazione singoli desk di lavoro e di risorse “POOL”, che permette di prenotare posti generici a riempimento in ambienti con una capienza definita (incluse palestra e mensa); creazione “Time Slot”, per uniformare gli orari di prenotazione ed eliminare gli sprechi di tempo; eliminazione di tutto l’hardware di digital-signage, rendendo accessibili tutte le informazioni tramite app eccetera.
Si tratta, in pratica, di un sistema di prenotazione capace di ottimizzare l’utilizzo delle risorse disponibili. Quindi l’effetto è quello di aumentare la disponibilità di risorse senza effettivamente doverne aumentare il numero e lo spazio dedicato. Questo anche grazie all’introduzione di Beacon Bluetooth BLEne negli ambienti, in prossimità dei quali viene rilevata la presenza dell’utente e visualizzate sull’app le opzioni di interazione con la risorsa in prossimità (come la visualizzazione delle risorse fruibili nell’area di lavoro; la consultazione dell’agenda di ogni singola risorsa, l’accesso diretto alle funzionalità di prenotazione; l’esecuzione di instant-booking del posto auto direttamente al varco della sbarra d’ingresso all’area parcheggio).
