Dal primo settembre cambiano le regole che hanno disciplinato lo Smart Working dall’inizio della pandemia con un regime semplificato. Salvo eventuali proroghe, infatti, tecnicamente il 31 agosto decade la possibilità per le imprese private di decidere arbitrariamente come organizzare il lavoro agile e torna obbligatorio l’accordo azienda-dipendente.
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Smart Working a settembre: le principali novità per le imprese
Il grande cambiamento nell’ambito dello Smart Working a settembre riguarda proprio l’obbligo di sottoscrivere un accordo individuale tra datore e lavoratore, che torna a essere valido come previsto dalla Legge n. 81 del 22 maggio 2017 sul lavoro agile. Tuttavia, in questi ultimi anni, la disciplina ha dovuto fare i conti con realtà molto mutate e si è ritenuto necessario adattarla alle nuove esigenze. Il 7 dicembre 2021 è stato così firmato il Protocollo nazionale sul lavoro in modalità agile, documento che fissa il quadro aggiornato di riferimento dello svolgimento del lavoro agile all’interno del settore privato.
Nel rispetto della disciplina di cui alla Legge n. 81/2017 e degli accordi collettivi in essere, il Protocollo ha individuato in 16 articoli i principi generali del lavoro agile e le regole principali alle quali doversi adeguare.
Per quanto riguarda l’accordo individuale tra le parti, che come detto tornerà ad essere necessario a partire dal 1° di settembre per proseguire o avviare la modalità del lavoro agile in azienda, il Protocollo esige che esso preveda: la durata dell’accordo, se a termine o a tempo indeterminato; l’alternanza tra i periodi di lavoro dentro e fuori i locali aziendali; i luoghi in cui svolgere l’attività di lavoro in modalità agile; i termini dello Smart Working, tra diritti e doveri dei lavoratori; gli strumenti di lavoro; i tempi di riposo e “diritto alla disconnessione”; forme e modalità di controllo, per garantire il diritto alla privacy; l’attività formativa; diritti sindacali.
In generale, per quanto riguarda la flessibilità del tempo il Protocollo prevede che, ferme restando le previsioni di legge e di contratto collettivo, la giornata lavorativa svolta in modalità agile si caratterizza per l’assenza di un preciso orario di lavoro e per l’autonomia nello svolgimento della prestazione nell’ambito degli obiettivi prefissati, nonché nel rispetto dell’organizzazione delle attività assegnate dal responsabile a garanzia dell’operatività dell’azienda e dell’interconnessione tra le varie funzioni aziendali. Così come per quanto riguarda il luogo di lavoro il lavoratore è libero di individuare il luogo ove svolgere la prestazione in modalità agile purché lo stesso abbia caratteristiche tali da consentire la regolare esecuzione della prestazione, in condizioni di sicurezza e riservatezza. E fatti salvi diversi accordi, il datore di lavoro, di norma, fornisce la strumentazione tecnologica e informatica necessaria allo svolgimento della prestazione lavorativa in modalità agile.
Si torna alle vecchie regole, ma con alcune semplificazioni
Secondo quanto sancito dal decreto del Ministero del Lavoro pubblicato in Gazzetta ufficiale lo scorso 19 agosto, sarà possibile seguire una procedura più snella che consente alle direzioni HR di trasmettere solo i riferimenti dei lavoratori impegnati nella modalità agile, con i relativi periodi, anche in forma massiva, senza l’obbligo di inviare singolarmente ogni accordo sottoscritto.
Questa disposizione “rende strutturale la semplificazione del lavoro agile”, si sottolinea in una nota. ”Con la modifica si prevede la riformulazione della rubrica dell’articolo 23 della legge 22 maggio 2017 e del primo comma della medesima disposizione”, continua il ministero nella nota. “Il precedente obbligo di comunicazione dell’accordo individuale sarà sostituito quindi, con decorrenza dal primo settembre, da una mera comunicazione dei nominativi dei lavoratori e della data di inizio e di cessazione delle prestazioni di lavoro in modalità agile, da trasmettersi in via telematica al Ministero del lavoro e delle politiche sociali”. Quindi, non è necessario allegare gli accordi stipulati, rimane però l’obbligo di stipulare ugualmente gli accordi.
Sul portale “servizi lavoro“,le aziende potranno compilare il modulo per la comunicazione relativa al singolo a partire da giovedì. Mente per gli invii massivi ci sarà un servizio che è in fase di messa a punto, ecco perché è stata posticipata al 1° novembre 2022 la data ultima per inserire la comunicazione.
Inoltre, è bene ricordare che l’adempimento della comunicazione che scatta dal 1° settembre riguarda solo i nuovi accordi di lavoro agile o le modifiche di precedenti accordi (comprese eventuali proroghe). Nei periodi successivi, invece, la comunicazione dell’inizio del lavoro agile dovrà avvenire entro cinque giorni di tempo.
I potenziali effetti delle nuove regole per lo Smart Working a settembre
L’auspicio, per chi crede nelle potenzialità di sostenibilità economica, sociale e ambientale del lavoro da remoto è che, con l’abbandono della procedura semplificato per lo Smart Working, a settembre non si registri un nuovo dirompente calo della sua diffusione. Stando infatti ai dati rilevati da Randstad Research, mentre perlopiù in Europa tutti i Paesi stanno registrando una crescita continua della diffusione del lavoro agile, in Italia dal 2019 al 2020 la percentuale degli occupati che lavorano almeno la metà delle ore da casa è salita dal 3,6% al 12,2%, per scendere poi all’8,3% nel 2021. Questa tendenza negativa ha portato il Belpaese in fondo alla classifica europea per adozione dello Smart Working. Ad oggi, infatti, solo un terzo dei lavoratori che potrebbero essere abilitati al lavoro a distanza sfruttano questa modalità: 2,9 milioni lavoratori utilizzano lo Smart Working in Italia almeno un giorno a settimana, su un potenziale di 8 milioni.
Protocollo salute e sicurezza e Smart Working
A oggi, ed è bene precisarlo poiché l’argomento è in piena evoluzione, l’ultimo atto pubblico che ha toccato il tema del lavoro agile è stato l’accordo siglato il 30 giugno 2022 tra Ministero del Lavoro, Ministero della Salute, MISE, INAIL e le Parti sociali: il Protocollo condiviso di aggiornamento delle misure per il contrasto e il contenimento della diffusione del virus SARS-COV-2/COVID-19 negli ambienti di lavoro.
Ciò che appare evidente già dal titolo del documento è la contestualizzazione del lavoro agile all’interno delle misure emergenziali. Questa non è dunque un’ulteriore evoluzione dello Smart Working. Il Protocollo salute e sicurezza sul posto di lavoro prodotto nel mese di giugno, che naturalmente tiene conto della crescita della curva dei contagi registratasi nelle ultime settimane, ha l’obiettivo di “fornire indicazioni operative aggiornate, finalizzate a garantire negli ambienti di lavoro non sanitari l’efficacia delle misure precauzionali di contenimento adottate per contrastare l’epidemia di Covid-19”. Sono 13 gli articoli presenti nel documento, i numeri 11 e 12 competono lo Smart Working.
Articolo 11: lavoro agile
L’articolo 11, titolato “Lavoro agile”, contempla il lavoro agile quale strumento utile per contrastare la diffusione del contagio da Covid-19, soprattutto con riferimento ai lavoratori fragili; le Parti sociali auspicano che venga prorogata ulteriormente la possibilità di ricorrere allo strumento del lavoro agile emergenziale. Questo significa che ad oggi, come dicevamo sopra, se non dovessero essere effettuate proroghe, è confermato il 31 agosto 2022 quale ultimo limite per adottare lo Smart Working all’interno delle aziende private con la procedura “semplificata”, ovvero senza la necessità di sottoscrivere accordi individuali tra lavoratore e azienda, che saranno invece indispensabili a partire dal primo settembre 2022.
Articolo 12: lavoratori fragili
Sempre un occhio di riguardo in più per i soggetti fragili più esposti alle complicanze legate al virus. Per quanto riguarda i lavoratori fragili del settore privato, che dallo scorso 30 giugno non hanno più diritto allo Smart Working, il Protocollo all’articolo 12 prevede che “Il datore di lavoro stabilisce, sentito il medico competente, specifiche misure prevenzionali e organizzative per i lavoratori fragili”. Le Parti sociali chiedono altresì che vi sia una proroga al 31 dicembre 2022 della disciplina a protezione dei lavoratori fragili.
Con riferimento ai lavoratori fragili del settore pubblico, il Dipartimento della Funzione pubblica ha precisato sempre lo scorso 30 giugno 2022 che la flessibilità nell’utilizzo del lavoro agile per il pubblico sarebbe proseguita anche oltre tale data al fine di soddisfare prioritariamente le esigenze di tutela della salute dei lavoratori più esposti al rischio di contagio da Covid-19. Nell’ambito dell’organizzazione di ciascuna amministrazione sarà il dirigente responsabile a individuare le misure organizzative che si rendono necessarie, anche derogando, ancorché temporaneamente, al criterio della prevalenza dello svolgimento della prestazione lavorativa in presenza, si legge nella nota.
Smart Working settembre: proroga per fragili e genitori di under 14 confermata
Le novità in tema di Smart Working non esitano ad arrivare e, giorno dopo giorno, si deliano le regole (permanenti e temporanee) di un nuovo modo di organizzare il lavoro. Come riportato sull’agenzia Ansa a inizio settembre il ministro del Lavoro Orlandola aveva presentato a Palazzo Chigi la proposta di emendamento che prevedeva la proroga fino al 31 dicembre 2022 lo Smart Working per i lavoratori fragili e per i genitori dei figli under 14. Ricordiamo infatti che, oltre allo stop della disciplina a protezione dei lavoratori fragili avvenuto in giugno, come citato sopra, il 31 luglio scorso ha segnato il termine ultimo per la fruizione dello Smart Working da parte dei genitori lavoratori dipendenti del settore privato con almeno un figlio minore di anni 14, a condizione che nel nucleo familiare non vi sia altro genitore beneficiario di strumenti di sostegno al reddito in caso di sospensione o cessazione dell’attività lavorativa o che non vi sia genitore non lavoratore.
Ora la proposta è diventata realtà e ufficialmente lo Smart Working è stato prorogato per fragili e genitori con figli sotto i 14 anni sino al 31 dicembre di quest’anno. A comunicarlo è lo stesso ministro Orlando sul suo profilo Twitter che scrive: “Prorogato fino al 31 dicembre lo #smartworking per i lavoratori fragili e per i genitori di figli con meno di 14 anni. In diverse occasioni, negli scorsi mesi, avevo proposto la proroga e mi ero impegnato affinché fosse approvata: promessa mantenuta”. La misura, inserita nel DL Aiuti-bis in conversione al Senato, spiega il ministro come riporta Ansa, “rappresenta un intervento fondamentale per tutelare le persone più fragili, i genitori con figli piccoli e continuare a garantire migliore conciliazione del tempo vita-lavoro grazie alla modalità agile”. Per questa proroga, cui costo stimato è di circa 18,6 milioni di euro, le risorse arriveranno dal Fondo sociale per l’occupazione del ministero del Lavoro.
Se dunque da un lato con il giungere della conferma di tale proroga si evidenzia la volontà di venire incontro alle esigenze di alcune categorie di lavoratori più deboli, dall’altro però il rischio in cui si incorre è quello di identificare nuovamente lo Smart Working quale misura emergenziale e individuale e non come un modello atto a rivoluzionare il mondo del lavoro nel segno del benessere organizzativo e della produttività.
Attendendo una nuova legge sul lavoro agile
E mentre gli aggiornamenti dello scorso mese di maggio sul tema del lavoro agile raccontavano dell’approvazione di un disegno di legge a firma dell’onorevole M5S Maria Pallini, che avrebbe visto la conversione in una nuova legge possibilmente allo scadere dello Smart Working semplificato, un altro Paese europeo ha battuto gli altri sul tempo. Come riportato dal Wall Street Journal, qualche giorno fa la Camera bassa olandese ha approvato la proposta di legge che trasforma il lavoro da casa in un diritto legale. Ora tocca al Senato esprimersi, e se anche lì il voto fosse favorevole l’Olanda sarebbe una delle prime nazioni a garantire per legge la flessibilità del lavoro da remoto. La legge in sintesi dovrebbe obbligare i datori di lavoro a considerare le richieste dei dipendenti di lavorare da casa purché le loro professioni lo consentano. Qualora dovessero rifiutare tale possibilità al dipendente dovranno fornirne adeguate ragioni. Un cambiamento davvero notevole se si considera che, attualmente, i datori di lavoro nei Paesi Bassi possono negare qualsiasi richiesta da parte dei lavoratori di lavorare da casa senza fornire alcuna motivazione.
*Pezzo originariamente pubblicato a inizio agosto 2022 e soggetto a successivi aggiornamenti
