L’azienda resta unita anche nello Smart Working “imposto” dall’emergenza coronavirus. Questo il messaggio al centro della campagna “Anche a distanza… #NoiRestiAmoSiav!” realizzata da Siav, che si presenta come principale fruitore dei suoi servizi e delle soluzioni software collaborative per la gestione digitale di documenti e processi. L’azienda infatti, in soli tre giorni, ha portato in Smart Working il 90% del personale, proprio grazie alle agevolazioni derivanti dall’essere una specialista nello sviluppo di strumenti tecnologici che supportano il lavoro cosiddetto “agile”. Le soluzioni digitali tuttavia non bastano, ma serve una precisa strategia di gestione delle risorse umane guidata dal vertice aziendale, con iniziative mirate che aiutino i dipendenti a sentirsi sereni e vicini tra loro anche nell’emergenza.
Alla domanda su come Siav abbia affrontato la sfida del coronavirus, il Presidente Alfieri Voltan non ha dovuto riflettere molto: «Siav si è mossa subito in questa direzione – ha dichiarato – abbiamo attivato il progetto di condivisione digitale ‘Anche a distanza… #NoiRestiAmoSiav!’ che ha lo scopo di abilitare lo scambio di informazioni utili, creare momenti di confronto e partecipazione e anche occasioni di svago. Alcune iniziative sono già attive, altre partiranno a breve. Cerchiamo di accorciare le distanze che ci separano, ma siamo anche pronti a ripartire col lavoro in sede: io auspico che il governo spinga sulla ripresa e contribuisca a rimettere in moto l’economia».
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In Smart Working Siav dà voce ai dipendenti
Le iniziative già partite includono un approccio social tramite LinkedIn, con il gruppo Siav Voice, riservato ai dipendenti, che possono condividere post, essere informati sulle novità aziendali ma soprattutto esprimere il loro parere grazie a like e sponsorizzare le iniziative più gradite, commentando e dando suggerimenti partecipando attivamente.
Siav ha anche creato uno spazio virtuale per il “caffè con i colleghi”, fruibile liberamente per scambiare quattro chiacchiere, come se i collaboratori fossero in ufficio davanti alla classica macchina del caffè ma con la possibilità di farlo anche da smartphone, in comodità dal giardino di casa o da un terrazzo.
Vademecum sullo Smart Working: pianificazione e skill
Il dipartimento HR di Siav ha inoltre condiviso con i dipendenti un piccolo vademecum per migliorare l’esperienza di lavoro a distanza. «Sono le 5P dello Smart Working: Pianificazione, Progettazione, Programmazione, Postura e Pause», spiega Voltan. «Occorre organizzare in modo puntuale le attività per favorire il regolare avanzamento dei progetti e l’analisi dei risultati; progettare lo spazio migliore della casa in cui lavorare cercando il più possibile di non creare sovrapposizioni con la vita privata; programmare gli orari; ma anche stare attenti alla postura corretta e ricordarsi di fare pause. Sulla postura abbiamo anche realizzato un corso online dedicato».
Un altro aspetto dello Smart Working riguarda le skill che vanno messe in campo o sviluppate. Per questo Siav ha organizzato una Tavola Rotonda condotta dal Business Coach Andrea Morici. Il webinar ha rappresentato un momento volto a generare riflessioni positive e concrete su come reagire alla situazione di incertezza. «Non possiamo controllare la pandemia e tutto ciò che porterà con sé, ma possiamo controllare chi siamo», sottolinea Voltan. «Anziché farci paralizzare dalle paure, possiamo diventare proattivi e affinare competenze come il problem solving, il pensiero strategico, la vision. La tavola rotonda di coaching è iniziata con la riflessione e individuazione delle competenze più strategiche per la ripartenza ed è proseguita con il confronto tra i gruppi di partecipanti».
Tra le iniziative del progetto #RestiAmoSiav, c’è anche la SiavRainbowBattle per i figli dei dipendenti, cui è stato chiesto di realizzare un disegno che includesse un arcobaleno. Un’altra iniziativa dedicata ai bambini dei collaboratori è il #SiavCookingLab, un momento durante il quale genitori e figli potranno cucinare insieme guidati da una chef-educatrice.
Produttività, efficienza, sostenibilità economica e ambientale e work-life balance: «Lo Smart Working è un’opportunità per l’azienda»
Siav è però già organizzata per la riapertura, sottolinea il presidente: l’azienda ha proceduto alla sanificazione degli ambienti e all’acquisto di guanti, mascherine, termoscanner e gel disinfettanti per tutti. «Speriamo di poter riaprire presto la sede fisica, ma il rientro sarà ovviamente scaglionato, alterneremo personale in sede con personale che proseguirà lo Smart Working per garantire il distanziamento», afferma Voltan.
Siav continua a lavorare anche da remoto per i clienti attuali e potenziali con i suoi prodotti per la dematerializzazione, la conservazione digitale e la firma elettronica. In particolare, il prodotto di Siav Archiflow «è una vera risposta alle esigenze dello Smart Working», evidenzia Voltan, «consentendo di avviare processi, disporre di tutta la documentazione, firmare contratti in sicurezza, rapportarsi con i gruppi di lavoro, condurre reportistica sullo stato di avanzamento dei progetti e l’efficienza del lavoro e garantire la compliance normativa, tutto da remoto».
Oggi lo Smart Working può apparire alle aziende come una criticità ma, secondo il presidente di Siav, si trasformerà presto in opportunità: «Con strumenti digitali e interventi strategici su processi, organizzazione e mentalità lo Smart Working resterà come complemento al lavoro in sede, con grandi vantaggi non solo per la produttività e l’efficienza, ma anche per la sostenibilità economica e ambientale dell’impresa (si pensi al tempo e costi risparmiati per i trasferimenti, oltre alla diminuzione dell’inquinamento) e il work-life balance dei collaboratori».
