Affrontare un argomento come lo Smart Working nel 2025, presuppone una doverosa premessa. Nel 2020 con lo scoppio della pandemia si è ricorso al telelavoro, una condizione che è perdurata per tutto il 2021. A partire dal 2022, molte aziende hanno cominciato a “richiamare” i dipendenti in ufficio, seppur non con l’obbligo di cinque giorni di presenza. Nel 2024 la tendenza ad abbandonare o perlomeno a ridurre fortemente il lavoro a distanza per tornare a una presenza più continuativa in sede si è diffusa in tutti i settori. E anche per il 2025 si prospetta una situazione di questo tipo.
Nel frattempo, si è sperimentato un diverso modo di lavorare “caratterizzato – come afferma il Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali – dall’assenza di vincoli orari o spaziali e da un’organizzazione per fasi, cicli e obiettivi”, che aiuta il lavoratore a conciliare i tempi di vita e lavoro e, al contempo, favorisce la crescita della sua produttività.
«Abbandonare full Smart Working o Smart Working ibrido è spesso una scelta conservatrice piuttosto che il riflesso di criticità effettive – osserva Giulia Vitetta, Chief People Organization & Procurement Officer di Mashfrog –. E mi viene in mente la dichiarazione di Katarina Berg, CHRO di Spotify: “Non si può spendere molto tempo per assumere adulti e poi trattarli come bambini”. L’affermazione è brutale, ma l’esperienza dice che se si punta sul controllo spesso si ottengono dimissioni. Le persone, in particolare i giovani ma anche i lavoratori più esperti, hanno ormai abbracciato questa modalità di lavoro flessibile e non sono propensi a tornare al tradizionale modello di lavoro in ufficio per cinque giorni alla settimana».
Who's Who
Giulia Vitetta
Chief People Organization & Procurement Officer di Mashfrog
Indice degli argomenti
Perché scegliere lo Smart Working nel 2025 e come farlo funzionare
La formula che Mashfrog ha individuato per far funzionare efficacemente lo Smart Working nel 2025 si innesta sulla consapevolezza relativa ai vantaggi che si prospettano tanto per i dipendenti quanto per l’azienda, ma anche alle criticità associate a un utilizzo inadeguato. «Il principale rischio per l’azienda – spiega Vitetta – non è tanto legato ai dipendenti che lavorano da remoto, quanto alla capacità del management di valutare le loro performance a distanza».
Per questo, Mashfrog ha definito delle regole di ingaggio e degli indicatori chiave di performance (KPI) che permettono di monitorare e misurare l’efficacia del lavoro dei dipendenti: quello che è emerso dalle rilevazioni fatte è che non ci sono differenze significative nella produttività, gli obiettivi sono raggiunti con successo ovunque essi lavorino, in ufficio o altrove.
«In questo modo, i manager hanno costantemente una vista sullo stato di avanzamento dei lavori e le persone si sentono responsabilizzate nel portare a termine i loro compiti – prosegue Vitetta -. Un aspetto cruciale affinché questo modello funzioni è il supporto che proprio i manager devono dare ai loro team anche quando lavorano da remoto, mantenendo un contatto regolare, idealmente giornaliero, per risolvere rapidamente eventuali problemi e garantire che il lavoro prosegua senza interruzioni».
Lavoro agile, il ruolo cruciale della cultura aziendale e della tecnologia
La scelta di proseguire con lo Smart Working nel 2025, per Mashfrog, coincide con l’adozione di un modello di lavoro ibrido che prevede un regime misto tra presenza in ufficio e Remote Working, ed è figlia di un solido rapporto di fiducia con i collaboratori. Alla base c’è una cultura aziendale che permette di esercitare la propria professione ovunque, a condizione che si rispettino le scadenze e gli impegni. Parallelamente, per remotizzare il lavoro e i processi, è essenziale saper utilizzare il digitale e acquisire nuove competenze, sia per chi ricopre ruoli manageriali sia per chi svolge mansioni operative.
«Nel dibattito ci si concentra molto sugli aggettivi “smart”, “full” e “hybrid”, ma poco sulla sostanza: “work”. Non sta semplicemente cambiando la forma del lavoro, ma il lavoro stesso e la modalità ne consegue – afferma Vitetta -. Cosa significa il lavoro? Perché vale la pena? Sono domande di senso e scopo che (fortunatamente) emergono sempre di più e chiedono un nuovo approccio al lavoro, differente da quello pre-pandemia, un cambiamento profondo, organizzativo e culturale. Per questo, abbiamo stabilito nuove regole che toccano la cultura aziendale, la tecnologia, gli strumenti, i processi e le modalità operative, rendendo lo Smart Working un’entità a sé stante».
Quali sono i rischi dello Smart Working nel 2025
Lavorare spesso da remoto presenta anche delle sfide, soprattutto per l’azienda, come il rischio che possa indebolirsi il senso di appartenenza. C’è il pericolo di isolarsi, concentrandosi solo sui risultati e sui compiti, il che si ripercuote sulla mancata capacità di collaborazione e sulla perdita di vista dei valori e della cultura aziendale.
«Per evitare che ciò accada – precisa Vitetta – è essenziale una cultura aziendale adeguata promossa dall’alto, dal management, che privilegi la collaborazione al controllo. Inoltre, è importante sviluppare le soft skills dei dipendenti, come la capacità di essere proattivi e lavorare autonomamente, senza però dimenticarsi dell’importanza che ha il saper interagire e collaborare in team. Questo spirito imprenditoriale deve essere stimolato senza compromettere l’efficienza, la valorizzazione delle competenze e i risultati individuali. L’obiettivo finale resta il successo del gruppo e dell’azienda nel suo complesso».
I pilastri del modello di lavoro ibrido
La politica di Mashfrog è orientata verso un modello di Smart Working ibrido che prevede una flessibilità di luogo e orario per adattarlo facilmente alle proprie esigenze. «Sebbene non ci sia alcun obbligo fisso settimanale, promuoviamo la presenza almeno per un paio di giorni per meeting di progetto, allineamenti interni, presentazioni con i clienti, o per un saluto ai colleghi», sottolinea Vitetta.
Alcuni ruoli specifici prevedono poi, per contratto, la possibilità di lavorare interamente a distanza. Questo vale soprattutto per profili che si occupano di mansioni particolari, come gli sviluppatori.
«Manterremo questa modalità per tutto il 2025 – puntualizza Vitetta – ed è stato una degli elementi che ci ha portato a venir confermati per la terza volta consecutiva come azienda Top Employer in Italia. È fondamentale per noi garantire una buona collaborazione e comunicazione tra i membri del gruppo. Favoriamo la rotazione delle presenze in ufficio, così da rispettare le esigenze personali dei collaboratori e assicurare un equilibrio, evitando che siano sempre le stesse persone a recarvisi».
Per supportare i dipendenti, l’azienda ha creato un’applicazione che facilita la prenotazione delle sale riunioni quando ci si reca in ufficio, semplificando così l’organizzazione dei meeting. Inoltre, ha ampliato le opportunità di formazione continua online con una varietà di corsi focalizzati sia sulle competenze tecniche sia sui valori e sulla cultura dell’azienda.
Smart Working nel 2025 e il compito affidato al middle management
«”Un buon capo può far sentire gigante un uomo normale, ma un capo cattivo può trasformare un gigante in un nano”. È una frase di Michele Ferrero che ispira, guida e giudica molto del mio lavoro e del management delle aziende. La considero l’incipit del manifesto ideale di una buona leadership, forse ancora di più nell’era dello Smart Working», dice Vitetta. Che individua nel middle management un ruolo chiave per garantire il corretto funzionamento del lavoro agile. Se i collaboratori riscontrano difficoltà o problemi di performance, è compito del manager intervenire, assicurandosi che abbiano accesso agli strumenti tecnologici e al supporto pratico, in modo che non si sentano mai abbandonati».
Mashfrog ha investito significativamente nella formazione del middle management, che funge da ponte tra gli impiegati e i dirigenti, andando a lavorare anche sulle competenze trasversali, per garantire che sia equipaggiato nel sostenere le performance dei team.
Leadership collaborativa: la chiave per il lavoro da remoto
In Mashfrog, il modello di leadership ideale è quello collaborativo, che sappia bilanciare le esigenze del mercato con lo sviluppo delle competenze dei collaboratori. Ciò richiede che il leader interagisca costantemente con la propria squadra, ascolti le loro opinioni e utilizzi questo feedback per migliorare. Così può svolgere un ruolo anche nella progettazione delle modalità di lavoro e nella gestione dei percorsi formativi, in collaborazione con la funzione HR, per rispondere efficacemente alle esigenze dell’azienda e dei suoi collaboratori.
«Praticare un ascolto attento serve a identificare problemi e opportunità di sviluppo. Il miglioramento continuo favorisce la crescita dei collaboratori, ma anche l’autoanalisi. L’imprenditorialità a sua volta è altrettanto cruciale. Ogni persona dovrebbe lavorare come se l’azienda fosse la propria, contribuendo con il massimo impegno possibile. Questo approccio è particolarmente rilevante in organizzazioni di medie dimensioni come la nostra, dove l’apporto di ciascun membro può avere un impatto significativo», afferma Vitetta.
Lavoro a distanza e Intelligenza Artificiale: il cambiamento di mentalità
Per creare ambienti di lavoro più flessibili ed efficienti anche a distanza, l’Intelligenza Artificiale sta assumendo un ruolo sempre più rilevante. “L’ultimo numero della Harvard Business Review [gennaio-febbraio 2025 Ndr] è interamente dedicato a “How AI Can Transfrom Your Organization” e tra i tanti spunti offerti ce n’è uno che aiuta ad ampliare lo sguardo, dal prodotto alle persone. L’articolo di H.J. Wilson e P.R. Daugherty, intitolato “The secret to Successfull AI-Driven Process Redesign. Strong leaders put business transformation in the hands of all employees”», dichiara Vitetta.
Per una realtà come Mashfrog che si cimenta quotidianamente con l’Intelligenza Artificiale e ha sviluppato piattaforme proprietarie in questo campo «non si tratta solo di adottare soluzioni di AI, ma di cambiare l’approccio e la mentalità, anche nel contesto della formazione. Ogni cambiamento significativo, che sia tecnologico, operativo o di processo, deve prima avvenire a livello mentale, modificando il modo in cui concepiamo la realtà e vediamo le cose», dichiara Vitetta.
Assicurare che i collaboratori acquisiscano competenze nel campo dell’AI è solo il primo passo. «Devono imparare a lavorare con una nuova mentalità, guardando all’AI come a un ‘collega virtuale’ che possa migliorare certe attività e stimolare nuove competenze e capacità creative», prosegue Vitetta.
Innovazione e sperimentazione per lo Smart Working nel 2025
Con l’affermarsi dello Smart Working, le organizzazioni hanno dovuto adattare i programmi formativi per renderli accessibili da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento. Il passaggio al lavoro da remoto ha richiesto poi l’acquisizione di nuove competenze, come la padronanza degli strumenti digitali e delle piattaforme di collaborazione online.
Dopo il Covid, le modalità e i contenuti della formazione di Mashfrog sono cambiati radicalmente. Vitetta spiega «Abbiamo introdotto programmi di certificazione che garantiscono un aggiornamento continuo alle business unit che lavorano con ERP come Salesforce e SAP. A queste iniziative, si aggiungono approfondimenti verticali su strumenti specifici, come ChatGPT o Midjourney, che richiedono un’immersione profonda. Infine, offriamo percorsi formativi che chiamiamo ‘sperimentali’, e includono academy, workshop e scouting di nuove soluzioni».
Contrariamente alle prime due tipologie di formazione impostate dall’alto, la formazione sperimentale nasce dal basso (bottom-up). Sono le risorse operative che, grazie alla loro esperienza diretta, identificano nuovi strumenti e corsi pertinenti per mantenersi aggiornate sulle ultime evoluzioni. Solo attraverso investimenti mirati in formazione e innovazione e innovazione sfruttare appieno i benefici dello Smart Working nel 2025.
*Articolo in collaborazione con Mashfrog
