In questa fase di emergenza Coronavirus lo Smart Working, anche nella PA, torna prepotentemente alla ribalta come necessità per proteggere la salute dei dipendenti. Tuttavia lo Smart Working, o Lavoro Agile, non è un provvedimento straordinario, ma una rivoluzione organizzativa e culturale che valorizza le prestazioni e il raggiungimento degli obiettivi e aumenta la soddisfazione del lavoratore aiutandolo nella work/life balance.
Secondo l’Osservatorio Smart Working 2019 del Politecnico di Milano, lavorare in modalità smart portava anche un maggior benessere organizzativo e aumenta la produttività e la qualità del lavoro.
Tuttavia, rilevava ancora l’Osservatorio, solo il 16% delle PA ha avviato progetti strutturati di Smart Working, ben 4 amministrazioni su 10 non hanno attivato alcuna iniziativa, il 31% è incerto e il 7% addirittura disinteressato. Appena il 12% dei lavoratori pubblici è coinvolto in queste iniziative. Il Lavoro Agile rischiava di essere un’occasione mancata per i dipendenti pubblici, i loro utenti (i cittadini) e il paese. Adesso con l’emergenza Coronavirus ovviamente gli scenari sono cambiati.
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Che cosa è lo Smart Working per la PA
Il Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali definisce lo Smart Working “una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato caratterizzato dall’assenza di vincoli orari o spaziali e un’organizzazione per fasi, cicli e obiettivi, stabilita mediante accordo tra dipendente e datore di lavoro; una modalità che aiuta il lavoratore a conciliare i tempi di vita e lavoro e, al contempo, favorire la crescita della sua produttività”. In pratica, le persone guadagnano flessibilità e autonomia nella scelta degli spazi, degli orari e degli strumenti da utilizzare ma vengono rese protagoniste dei loro risultati. Anche la meritocrazia ne guadagna.
La Legge 7 agosto 2015 n. 124 stabilisce che le amministrazioni adottino misure tali da permettere, entro tre anni, ad almeno il 10% delle lavoratrici e dei lavoratori pubblici che lo richiedano di avvalersi delle nuove modalità di Lavoro Agile, mantenendo in ogni caso inalterate le opportunità di crescita e di carriera per questi lavoratori.
La Legge 22 maggio 2017 n. 81 ha poi disciplinato il Lavoro Agile inserendolo in una cornice normativa e fornendo le basi legali per la sua applicazione anche nel settore pubblico.
Con la Direttiva n. 3 del 2017 in materia di lavoro agile a firma del Presidente del Consiglio dei Ministri e della Ministra Marianna Madia si è avviata ufficialmente la stagione del Lavoro Agile nelle Pubbliche Amministrazioni.
Non è telelavoro
Lo Smart Working è un salto di paradigma rispetto al telelavoro (normato con la legge n. 191 del 1998). Il telelavoro prevede lo spostamento (in tutto o in parte) della sede di lavoro dai locali aziendali ad altra sede (di solito l’abitazione del lavoratore), ma il dipendente è vincolato a lavorare da una postazione fissa e prestabilita, con gli stessi limiti di orario che avrebbe in ufficio.
Al contrario, il Lavoro Agile prevede che la prestazione lavorativa venga eseguita in parte all’interno di locali aziendali e in parte all’esterno, ma senza stabilire una postazione fissa. Non si timbra un cartellino, non si fanno pause in orari predefiniti. Non ci sono vincoli di spazio e di tempo, solo i limiti di durata massima dell’orario di lavoro giornaliero e settimanale, derivanti dalla legge e dalla contrattazione collettiva. Ci si focalizza sulla persona e sul raggiungimento dei risultati.
I vantaggi per le PA
Per i lavoratori il primo vantaggio è un migliore equilibrio tra vita privata e professionale, una valorizzazione delle competenze e una responsabilizzazione che si traduce in maggiore gratificazione. Ma ci sono altri benefici di cui godono anche le amministrazioni. Tra questi: la razionalizzazione nell’uso delle risorse e l’aumento della produttività, con conseguente risparmio sui costi e miglioramento dei servizi offerti; la promozione dell’uso delle tecnologie digitali più innovative; la riduzione di alcune forme di “assenteismo fisiologico”; l’attrazione di talenti; la valorizzazione delle persone e della fiducia tra lavoratori e amministrazione; l’utilizzo dello Smart Working come leva per una più ampia trasformazione digitale della PA.
Lo Smart Working impatta anche sui temi della sostenibilità, permettendo risparmi nei consumi elettrici all’interno degli uffici e una riduzione nelle emissioni di CO2 grazie alla diminuzione del traffico legato agli spostamenti per raggiungere il posto di lavoro. Infine, permette una valorizzazione del patrimonio immobiliare delle PA, grazie al fatto che vengono reinventati gli spazi, ad esempio attraverso postazioni di coworking.
Le iniziative del governo a favore dello Smart Working nella PA
Per supportare le Pubbliche Amministrazioni nell’affrontare le sfide e nel cogliere le opportunità che si prefigurano con il lavoro agile, il Governo ha attuato una serie di iniziative:
Smart Working e Coronavirus: la Direttiva Dadone
Nella situazione d’emergenza creata dall’epidemia del Coronavirus, il governo ha emanato durante il lockdown il decreto legge n.6 del 23 febbraio 2020 che incentiva e agevola l’accesso allo Smart Working nella PA. La cosiddetta Direttiva Dadone dal nome della ministra della Funzione pubblica stabilisce che il Lavoro Agile “è applicabile in via automatica ad ogni rapporto di lavoro subordinato nell’ambito di aree considerate a rischio nelle situazioni di emergenza nazionale o locale nel rispetto dei principi dettati dalle menzionate disposizioni e anche in assenza degli accordi individuali ivi previsti”.
Il decreto prevede una spinta sul Lavoro Agile in favore del personale complessivamente inteso e sul lavoro flessibile con un occhio di riguardo per i dipendenti delle PA affetti da patologie pregresse, che usano i trasporti pubblici o che hanno carichi familiari ulteriori connessi alle eventuali chiusure di asili e scuole dell’infanzia. “Stiamo mettendo in atto tutte le misure che servono a bilanciare l’imprescindibile esigenza di proteggere la salute e garantire la sicurezza nei luoghi di lavoro con la necessità di mandare avanti la complessa macchina dello Stato e di assicurare i servizi essenziali”, ha detto la ministra della Funzione Pubblica, Fabiana Dadone.
La direttiva ha introdotto una preferenza per riunioni, convegni e momenti formativi svolti con modalità telematiche che possono sostituire anche gran parte delle missioni nazionali e internazionali, escluse quelle strettamente indispensabili. Sono previste anche misure organizzative ad hoc per le prove concorsuali e il rafforzamento della pulizia e dell’aerazione dei locali di lavoro, nonché una maggiore dotazione di presidi di igiene. Il provvedimento potrà essere integrato o modificato in ragione dell’evoluzione dell’emergenza sanitaria.
Adesso con il nuovo aumento dei casi di contagio da Coronavirus, la Ministra Dadone ha firmato un nuovo decreto che definisce concretamente l’attuazione del lavoro agile nella PA.
“Dobbiamo evitare un nuovo lockdown generalizzato. I cittadini e le imprese non possono scegliere se rivolgersi o meno alle PA e per questo è importante coniugare le esigenze di salute e sicurezza di tutta la nostra comunità con la necessità di garantire servizi sempre accessibili e di qualità”, ha sottolineato Dadone.
In particolare, il nuovo decreto del 20 ottobre prevede che i dirigenti assicurino il lavoro agile almeno al 50% del personale che svolge attività compatibili con il lavoro a distanza, su base giornaliera, settimanale o plurisettimanale e con modalità semplificate ancora fino al 31 dicembre 2020. A loro volta, per tutelare la salute e la sicurezza le amministrazioni devono ricorrere al lavoro agile nella misura più ampia concessa dalla loro capacità organizzativa e tecnologica, garantendo comunque l’accesso, la qualità e l’effettività dei servizi ai cittadini e alle imprese.
Per garantire la massima flessibilità del lavoro, le PA potranno ricorrere a turnazioni e alternanza di giornate lavorate in presenza e da remoto, prevedendo anche fasce di flessibilità oraria in entrata e in uscita, e metteranno a disposizione i dispositivi informatici e digitali ritenuti necessari, ma rimane consentito l’utilizzo di strumentazione di proprietà del dipendente.
Ai lavoratori saranno comunque garantiti tempi di riposo e diritto alla disconnessione. Chi è in quarantena o fragile potrà comunque svolgere il lavoro agile, che sarà concesso prioritariamente a chi ha nel nucleo familiare componenti con condizioni di salute critiche e figli minori di 14 anni, e chi vive distante dalla sede di lavoro.
Infine, il deecreto prevede l’adeguamento dei sistemi di misurazione e valutazione della performance alle specificità del lavoro agile per verificare l’impatto sui servizi e le attività e si monitorano le prestazioni rese in smart working anche in base alle segnalazioni di utenti e imprese.
Il Piano Organizzativo del Lavoro Agile (POLA)
Una delle principali innovazioni della disciplina normativa in materia di lavoro agile della PA riguarda l’introduzione del “Piano organizzativo del lavoro agile” (POLA), fortemente promosso dalla Ministra Dadone. Il POLA definisce le modalità attuative del lavoro agile “prevedendo, per le attività che possono essere svolte da remoto, che almeno il 60 per cento dei dipendenti possa avvalersene, garantendo che gli stessi non subiscano penalizzazioni ai fini del riconoscimento di professionalità e della progressione di carriera”. Le PA che non adottano il POLA devono comunque garantire il lavoro agile almeno al 30% dei lavoratori.
L’Osservatorio nazionale del lavoro agile nella PA
L’Osservatorio nazionale del lavoro agile nelle amministrazioni pubbliche è stato istituito presso il Dipartimento della funzione pubblica nel 2020. L’obiettivo dell’Osservatorio è “elaborare proposte e definire gli indirizzi tecnico-metodologici in materia di lavoro agile in una prospettiva sistemica e multidisciplinare, considerando dife le dimensioni dell’innovazione amministrativa, organizzativa e tecnologica, della gestione e dello sviluppo delle risorse umane, del benessere organizzativo e della conciliazione vita – lavoro dei singoli lavoratori, dello sviluppo delle competenze individuali dei dipendenti e delle capacità manageriali della dirigenza nella pubblica amministrazione, della misurazione e valutazione della performance organizzativa e individuale”.
Inoltre all’Osservatorio spettano anche altri compiti: elaborare proposte tecnico-normative per la disciplina del lavoro agile; svolgere attività di consultazione, studio e analisi per promuovere l’elaborazione di nuove proposte per l’attuazione del lavoro agile nelle amministrazioni; valutare l’implementazione dei POLA, e validarne i risultati; analizzare gli effetti del lavoro agile sull’organizzazione delle amministrazioni e sulle loro attività.
I componenti dell’Osservatorio e della relativa commissione tecnica sono stati nominati il 20 gennaio 2021. Fanno parte del gruppo di esperti Mariano Corso, professore ordinario di Leadership and innovation, cofondatore e membro del comitato scientifico degli osservatori innovazione digitale della School of Management del Politecnico di Milano; Domenico De Masi, professore emerito di Sociologia del lavoro dell’Università degli Studi di Roma “La Sapienza”; Laura Di Raimondo, direttore generale di Asstel – Assotelecomunicazioni; Anna Maria Ponzellini, esperta in attività di consulenza, formazione e ricerca per aziende ed enti pubblici nell’area della innovazione tecnica e organizzativa e della gestione delle risorse umane, nella valutazione delle politiche, nella ricerca socio-economica; Giovanni Lo Storto, direttore generale dell’Università degli Studi Luiss Guido Carli di Roma; Antonio Naddeo, Presidente dell’Agenzia per la rappresentanza negoziale delle pubbliche amministrazioni; Luca Giuseppe Rigoni, direttore di Assinter Italia – Associazione società regionali per l’innovazione tecnologica nelle regioni; Francesco Verbaro, general advisor dell’Adepp – Associazione Casse di Previdenza professionisti italiani, Presidente di Formatemp – Ente bilaterale della formazione lavoratori somministrati; Pompeo Savarino, segretario generale di Comune.
Il Progetto VeLa
Proprio per diffondere nella PA italiana la cultura dello Smart Working e sostenere il cambiamento strutturale del funzionamento della Pubblica Amministrazione è nato il Progetto VeLa. Nato grazie a un bando sul PON Governance e capacità istituzionale 2014-2020” e condotto fra maggio 2018 e giugno 2019 coinvolgendo nove amministrazioni con l’Emilia Romagna capofila, VeLa ha spinto sulla diffusione di modalità di Lavoro Agile attraverso la costruzione della buona pratica che nasce dal confronto tra esperienze esistenti e tra amministrazioni. Il progetto ha prodotto un kit di riuso da rendere disponibile ad altre amministrazioni interessate a introdurre lo Smart Working.
VeLa – come si legge sul sito del progetto – è un approccio di implementazione “Veloce, Leggero, Agile”: veloce per accessibilità e attuazione, leggero per implementazione e investimento organizzativo, agile per flessibilità e sostenibilità. Una grande opportunità di innovazione, a portata di tutti, per portare un cambiamento culturale, manageriale e organizzativo.
Oltre alla Regione Emilia-Romagna capofila, la rete delle amministrazioni partner include la Provincia Autonoma di Trento, la Regione Autonoma Friuli Venezia Giulia, la Regione Lazio, la Regione Piemonte, la Regione Veneto, la Città Metropolitana di Bologna, il Comune di Bologna e l’Unione Territoriale delle Valli e delle Dolomiti Friulane – UTI.
La Provincia Autonoma di Trento ha messo a disposizione la buona pratica di riuso del suo modello di Smart Working, ovvero la misura organizzativa TelePAT 2.0 introdotta a Trento nel 2012 per rispondere alle necessità di miglioramento organizzativo dell’amministrazione e di aumento dell’efficienza, al fine di ridurre i costi di gestione, valorizzare la conciliazione famiglia-lavoro, migliorare la diffusione dell’ICT, valorizzare il territorio e l’ambiente e supportare una politica di age management.
Il kit di riuso elaborato dal Progetto VeLa è come una cassetta degli attrezzi con documenti e procedure amministrative da attivare, esempi di piani di comunicazione, linee guida per la riprogettazione degli spazi fisici, roadmap per gli sviluppi tecnologici, e così via. È immediatamente utilizzabile da parte delle Amministrazioni Pubbliche interessate a implementare un progetto di Smart Working. A questo kit VeLa ha unito azioni di comunicazione, accompagnamento e formazione per i dirigenti. Il kit di riuso VeLa è stato realizzato con il supporto del RTI composto da FPA, P4I e Lombardini22.
L’opportunità oltre l’emergenza Coronavirus
Dopo il varo del provvedimento Gianni Dominici, Direttore Generale di FPA, ha sottolineato come la Direttiva Dadone che incoraggia le pubbliche amministrazioni a potenziare il ricorso al lavoro agile sia un provvedimento positivo non soltanto per arginare l’emergenza Coronavirus ma anche perché potrebbe accelerare la diffusione dello smart working e dello smart learning nel settore pubblico. «Ma, per essere davvero una svolta – sottolinea Dominici – non deve restare una misura di emergenza, ma diventare un modello da sperimentare e applicare anche in tempi ordinari e inserirsi in un progetto più ampio di rinnovamento della PA, in cui l’utilizzo delle tecnologie smart è solo un elemento».
Secondo il Direttore Generale, infatti, questo momento di crisi può essere un’occasione per comprendere tutte le potenzialità del lavoro e della formazione agile, ma tutti i benefici si potranno manifestare soltanto se si proseguirà su questa strada anche dopo che l’emergenza sarà passata.
“Capire” il Lavoro Agile per superare la burocrazia
L’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano del 2019 ha evidenziato, pur in un contesto di crescita, le difficoltà delle Pubbliche Amministrazioni a capire e abbracciare il cambiamento portato dal Lavoro Agile. Dal 2018 al 2019 i progetti strutturati di Smart Working nella Pubblica Amministrazione sono passati dall’8% al 16% e il 7% delle PA ha attivato iniziative informali (contro l’1% del 2018), mentre il 6% le avvierà nei prossimi 12 mesi. Le più avanzate sono le PA di grandi dimensioni, che hanno iniziative strutturate nel 42% dei casi. Tuttavia quasi 4 PA su 10 non hanno progetti di Smart Working, il 31% è incerto e il 7% non interessato. Insomma, molte PA si sono attivate ma solo come adempimento normativo.
I dati (aggiornati a luglio 2019) diffusi nell’ambito del progetto “Lavoro agile per il futuro della PA – Pratiche innovative per la conciliazione dei tempi di vita e di lavoro” del PON 2014-2020 parlano di un 28% di amministrazioni già oltre la prima sperimentazione, quindi in una fase di sviluppo dei progetti di Lavoro Agile; un 31% che ha sperimentazioni in corso e un 41% in fase di avvio.
Adesso serve uno sforzo in più per rendere lo Smart Working il modo di pensare e di fare quotidiano dei dipendenti pubblici. Occorre lo snellimento di regole e procedure, l’introduzione di una nuova mentalità nella dirigenza e il collegamento virtuoso tra le diverse amministrazioni e tra mondo pubblico e privato nei territori. Resta centrale la comunicazione, sia interna che esterna.
Solo così lo Smart Working nella PA potrà essere compreso e valorizzato in modo strutturato e a lungo termine. Altrimenti il rischio è che, terminata l’emergenza Coronavirus, si torni alla situazione di partenza, con una Pubblica Amministrazione che procede a singhiozzo o resta indifferente al cambiamento vantaggioso e strategico portato dal Lavoro Agile.
