Cloud computing, formazione e pianificazione strategica: sono questi in estrema sintesi gli elementi strutturali dello Smart Working di Nexumstp. La società di consulenza ha introdotto questo nuovo modello di lavoro non come un evento congiunturale ma come un fenomeno “strutturale” (così lo definisce l’azienda), sul quale ha deciso di ridisegnare l’organizzazione e i processi di lavoro, investendo in tecnologia digitale e fornendo alle persone la formazione e il supporto necessario per affrontare consapevolmente il cambiamento.
Nella vision di Nexumstp, lo Smart Working richiede un’approfondita attività di ripensamento dell’organizzazione delle funzioni aziendali e delle risorse umane. La trasformazione all’interno della società, che offre consulenza aziendale multidisciplinare a oltre 10mila realtà, tra PMI e organizzazioni profit e non profit, dalla fase di startup alla costituzione legale e alla gestione quotidiana con un occhio di rigurado anche verso la parte ICT, è partita con lo sviluppo di piani aziendali e la conseguente adozione della tecnologia che permetta a dipendenti e collaboratori di disporre di strumenti efficaci per il lavoro agile. A guidare i vari passaggi un obiettivo: mantenere la produttività aziendale preservando il benessere e la tutela della salute dei lavoratori e delle lavoratrici, senza vincoli di localizzazione della prestazione lavorativa.
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Il cloud al centro dello Smart Working strutturale
Nel progetto di riorganizzazione verso uno Smart Working strutturale hanno giocato un ruolo centrale le persone e le funzioni con competenze specifiche nell’organizzazione del lavoro, anche dal punto di vista giuslavoristico, ICT e formazione. Il progetto ha coinvolto, in prima battuta, un gruppo di 38 dipendenti a tempo indeterminato e determinato, anche part-time, operativi nelle quattro sedi di Roma (la società è presente oltre nel Lazio anche in Lombardia, Veneto, Emilia Romagna, Campania, Umbria, Piemonte e Sardegna). Il progetto si è sviluppato in quattro fasi il cui pilastro sono state le tecnologie, a partire dalla migrazione dei file server in cloud, fino ad arrivare all’adozione di Microsoft Dynamics 365.
Prima fase della trasformazione: l’analisi
Nexumstp è partita da una rilevazione interna che ha portato alla luce che nella precedente situazione lavorativa:
- le lavoratrici e i lavoratori dell’azienda impiegavano in media 90 minuti al giorno (arrivando in alcuni casi fino a 180 minuti) per gli spostamenti casa-lavoro, per un totale di circa 7 ore e 30 minuti medi settimanali;
- le lavoratrici e i lavoratori di Nexumstp trascorrevano fuori casa – per attività lavorativa – in media 10,5 ore (1,5 ore medie di spostamento + 8 ore di lavoro + 1 ora pausa pranzo);
- nell’azienda 10 lavoratori/lavoratrici avavano figli di età inferiore agli 11 anni, per un numero complessivo di 13 bambini;
- nell’azienda solo il 20% dei dipendenti svolgeva regolarmente attività fisica.
L’individuazione delle azioni da intraprendere
L’azienda aveva già dotato il personale con Partita IVA, quello più a diretto contatto con i clienti, di telefoni aziendali e notebook, mentre il resto del personale operativo, di segreteria e di amministrazione era dotato di desktop fissi. Tutti utilizzavano sistemi gestionali ai quali è possibile accedere anche quando si lavora fuori sede. Il protrarsi dell’emergenza epidemiologica ha accentuato l’esigenza di accelerare il processo di adozione del lavoro agile già in corso, estendendo l’uso di infrastrutture e supporti tecnologici per il lavoro da remoto sostanzialmente a tutte le risorse.
A quel punto sono state tracciate delle nuove linee guida che hanno previsto in mabito HR:
- introduzione della flessibilità della prestazione lavorativa rispetto al luogo di lavoro, con la possibilità di svolgere l’attività al di fuori dei locali aziendali 4 volte al mese nei primi 12 mesi del progetto, 3 volte a settimana a partire dal 13° mese del progetto;
- formazione al personale interno, con un corso di 16 ore, per 4 edizioni con aule di 9/10 persone circa, per un totale di 64 ore;
- introduzione di voucher/rimborsi per l’acquisto di servizi di baby-sitting, asilo nido, ludoteche, scuole materne pari a 500,00 Euro per anno;
- permessi extra per i padri per visite mediche dei figli: 16 ore per anno.
La riorganizzazione tecnologica: i file server in cloud
Il nuovo sistema organizzativo ha reso necessaria inoltre una nuova organizzazione tecnologica, che ha previsto in prima battuta la migrazione dei file server in cloud per permettere l’accesso ai dati in modo sicuro da remoto e la sostituzione dei pc fissi con notebook. Tutti i dipendenti e collaboratori delle sedi romane di Nexumstp sono stati dotati dei dispositivi elettronici necessari: 172 cellulari e computer portatili. Inoltre, sono stati adottati sistemi di web call e web conference tra cui Microsoft Teams, che è diventato lo strumento standard per i collegamenti di tutto il Gruppo, e Zoom, con 4 virtual room utilizzate per web conference, formazione, webinar, ecc.
Le azioni che proiettano Nexumstp nel futuro
Per attuare una trasformazione digitale pensata per funzionare oltre l’emergenza, Nexumstp ha deciso di realizzare un processo di Digital Desk, che si basa sull’accentramento dei processi documentali e di comunicazione, in grado di gestire sia i documenti scambiati con il cliente sia i protocolli, ovvero le richieste fatte dal cliente. Per gestire questa prima fase, è prevista la creazione di team cross-funzionali e auto-organizzati dove sono centrali la comunicazione e la relazione tra i diversi attori interessati. Il beneficio complessivo finale sarà quello di trasformare i processi in area customer care (vendita, supporto, contact, operation) in ottica digitale, attraverso l’accentramento delle informazioni, tutte di semplice accesso grazie alla piattaforma multicanale (Microsoft Dynamics 365). Questa trasformazione porterà un vantaggio qualitativo di standardizzazione e razionalizzazione dei processi, con un incremento di produttività stimata da Nexumstp tra il 25% e il 35%, a parità di volume di business in termini di effort verso clienti, da reimpiegare in qualità e accuratezza del processo verso i clienti stessi ed in ulteriori iniziative di servizi/business.
Infine, per semplificare i processi di prenotazione degli uffici e delle sale riunioni sarà adottato Infinity Zworkspace di Zucchetti. Appositi monitor posizionati negli spazi aziendali consentiranno di verificare se una sala o una postazione sia libera o occupata, dando al contempo utili indicazioni per orientare le persone all’interno di un edificio. Le prenotazioni potranno essere gestite tramite App mobile, con funzioni di check-in e check-out, tramite calendario, QR code e Tag NFC, oppure tramite antenne BLE posizionate nelle postazioni di lavoro.
