Viviamo nell’era dell’home e Smart Working ma la pandemia in realtà ha semplicemente accelerato una tendenza che si stava affermando ben prima di un anno fa. I tempi sono maturi, dunque, per la definitiva consacrazione dei workplace digitali come hub, centro nevralgico di una produttività blended che non distingue tra la presenza in ufficio e il lavoro da casa. Ci sono tecnologie di collaborazione di nuova generazione, che assicurano una user experience di qualità, interattiva e coinvolgente. Ma c’è anche una connettività domestica e aziendale sempre più performante. E, non da ultimo, ci sono stili di vita improntati alla ricerca del miglior equilibrio tra privato e lavoro, quel worklife balance cui aspirano non solo i lavoratori più giovani – Millennials e Generazione Z – ma anche i loro colleghi più grandi – Baby Boomers e Generazione X.
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I nuovi produttivi nello scenario post pandemico
Secondo l’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano, gli home worker hanno superato quota 6,5 milioni durante il lockdown di marzo e aprile e si stabilizzeranno intorno ai 5,35 milioni nello scenario post pandemia. Uno scenario che sarà caratterizzato, ormai è certo, da abitudini nuove, che contemplano l’alternanza di giorni di lavoro in ufficio con giorni di Smart Working e home working, all’insegna del miglior equilibrio tra vita privata e vita professionale. Il concetto di produttività, dunque, si amplia e supera definitivamente i confini fisici dell’azienda per arrivare a comprendere le scrivanie virtuali e i luoghi di lavoro digitali. E proprio i workplace digitali rappresentano il fulcro di quei servizi collaboration, comunicazione e produttività individuale estesa che rappresentano un supporto indispensabile per i lavoratori remoti.
Cos’è un workplace digitale e perché piace tanto alle aziende agili
Il digital workplace rappresenta il compendio di diverse tecnologie – di comunicazione, condivisione e aggiornamento dei contenuti, ospitate in un’infrastruttura agile e sicura – che permettono di gestire in modo automatizzato e circolare i flussi di lavoro in azienda, promuovendo una produttività senza confini. Un approccio tecnologico che sottende un’esigenza ormai diffusa tra dipendenti e manager. Nel suo “Future Ready Report 2020”, Vodafone Business evidenzia chiaramente come le aziende meglio preparate per il futuro stiano progressivamente cambiando il modo in cui assumono e coltivano i talenti: flessibilità, formazione e tecnologia diventano sempre più importanti, con l’88% delle realtà intervistate che pone l’accento sull’importanza di garantire flessibilità nell’orario di lavoro e dotare il collaboratore delle più recenti tecnologie di produttività.
A cambiare è il concetto stesso di ufficio, che diventa un ambiente digitale completamente personalizzabile e personalizzato e, soprattutto, fluido, letteralmente plasmato sulle esigenze anche momentanee del lavoratore. Il workplace digitale mette il dipendente e le sue esigenze al centro di nuovi percorsi di produttività individuale e di team. Percorsi digitali, che svincolano la produttività dalla logica della scrivania per come l’abbiamo sempre intesa e agganciano la valutazione del collaboratore al raggiungimento degli obiettivi assegnati e non più al numero di ore passate in ufficio. Un elemento centrale dei nuovi approcci di Smart Working e home working è la virtualizzazione degli strumenti di lavoro, che offre al dipendente la possibilità di decidere di volta in volta dove essere produttivi e quali tool utilizzare per collaborare e comunicare, scegliendo tra i molti disponibili quelli più adatti allo scopo. Ma ci sono diversi vantaggi anche per l’azienda:
- Talent attraction, employer branding, talent retention
L’azienda che riesce a offrire ai propri collaboratori strumenti di produttività ubiqua attrae i nuovi talenti e li fidelizza in modo più efficace. - Riduzione dei costi operativi
L’uso dei workplace digitali garantisce una gestione più efficiente gli asset aziendali e una riduzione dei costi operativi – spazi attrezzati, utenze, contratti di leasing, canoni di affitto, spese di trasferta – azzerando gli sprechi. - Accelerazione dei processi innovativi
La possibilità di utilizzare strumenti di collaborazione in tempo reale permette di creare team trasversali geograficamente distribuiti e micro-community che promuovono la creatività, il problem solving e lo scambio di idee. Il risultato sono cicli di innovazione ridotti e un go-to-market accelerato. - Maggior produttività e valorizzazione dei talenti: i workplace digitali permettono a dipendenti e manager di reperire rapidamente informazioni e dati, aggiornarle e condividere in tempo reale. La produttività senza confini assicura la possibilità di creare team d’eccellenza accedendo alle risorse più qualificate per ogni task o progetto, a prescindere dal fatto che operino in sede, in un ufficio decentrato o in Smart Working da casa.
Le tecnologie alla base del workplace digitale
Reti Internet e, sempre più spesso, reti SD-Wan, e poi cloud, piattaforme UCC (Unified Communications and Collaboration), connettività mobile, social collaboration e soluzioni di content management… le tecnologie alla base dei workplace digitali sono diverse, ma idealmente riconducibili a tre ambiti principali.
- Piattaforme: soluzioni di desktop virtualization, servizi cloud, connettività fissa e mobile.
- Strumenti di collaboration: software on premise o in cloud che abilitano l’interazione in real time tra colleghi, clienti e partner. Tra i principali, le soluzioni di social collaboration, le piattaforme di comunicazione voce e videoconferenza, l’instant messaging… Un tempo strumenti ad hoc oggi invece spesso racchiusi all’interno di piattaforme UCC complete.
- Tool di gestione delle informazioni: strumenti di file sharing, sincronizzazione file e analytics che permettono l’accesso in tempo reale, e da qualunque luogo, ai dati aziendali.
All’interno del workplace digitale si fondono tecnologie diverse, dalla mobility alla connettività intesa in senso esteso per arrivare fino al BPM, la gestione integrata dei processi di business. Tutte queste tecnologie hanno un collante nell’infrastruttura cloud e software defined, che permette un accesso ubiquo e sicuro a risorse, applicazioni e dati aziendali.
I trend che ridisegnano i workplace digitali nel New Normal
La necessità di potenziare la resilienza della forza lavoro durante e dopo la pandemia da Covid-19 ha accelerato la diffusione delle scrivanie di lavoro digitali evidenziando, però, i limiti di approcci tecnologici e organizzativi piuttosto tradizionali. Diversi trend impattano sui nuovi concetti di produttività ed è Gartner nel suo “Hype Cycle for the Digital Workplace, 2020” a evidenziare quelli da monitorare nel prossimo futuro:
#1: la produttività in un “nucleo”
Il nuovo nucleo di lavoro, secondo gli esperti di Gartner, è rappresentato dall’insieme degli strumenti di produttività personale, di tool di comunicazione e collaborazione combinati all’interno di un’unica piattaforma in cloud, con un’unica interfaccia d’accesso e una user experience uniforme, facilitata anche dall’uso intensivo di strumenti di Artificial Intelligence e Machine Learning. Gli algoritmi matematici permettono di automatizzare molti compiti e adattare la user experience al comportamento e alle esigenze del lavoratore rilevate in tempo reale. Il nuovo nucleo si candida a diventare la pietra miliare dei workplace digitali nella maggior parte delle organizzazioni, in particolare nell’ambiente di lavoro domestico che caratterizza lo scenario attuale.
#2: il Bring Your Own Thing
Molti di noi hanno iniziato già da qualche tempo a usare dispositivi smart privati anche per lavoro o al lavoro. Questa tendenza, nota come BYOT, ovvero Bring Your Own Thing, coinvolge una vasta gamma di oggetti come fitness tracker, smart watch, assistenti vocali e visori di realtà virtuale e in futuro è molto probabile che includerà anche dispositivi più sofisticati come robot domestici e droni. La tecnologia domestica e la casa stessa diventano sempre più intelligenti e i consumatori acquisiscono maggior dimestichezza con le tecnologie IoT. È quindi probabile che questi device smart verranno utilizzati sempre più di frequente per supportare lo Smart Working – le ricerche vocali condotte attraverso gli assistenti domestici e gli smart speaker, per esempio, sono già una realtà – garantendo maggior produttività. Fondamentale, dunque, contemplarne la gestione dati nell’ambito dei workplace digitali.
#3: l’era della Distance Economy
Gli eventi e le riunioni in presenza un tempo erano la norma e le riunioni virtuali l’eccezione, ma il Covid-19 ha completamente ribaltato le proporzioni. La pandemia ha fatto emergere un nuovo scenario, un modello di Distance Economy in cui le attività commerciali, i servizi sanitari, le interazioni con partner e fornitori non si basano più sui rapporti faccia a faccia. Le organizzazioni con modelli operativi che dipendevano in larga misura dagli eventi fisici (fiere, congressi…) sono state costrette a riconvertirli negli omologhi online e virtuali. Allo stesso tempo, mentre i meeting, le interazioni con i clienti, la selezione del personale e varie altre attività aziendali sono diventate virtuali, l’economia a distanza ha dato origine a una nuova generazione di piattaforme evolute, che simulano in modo quasi perfetto l’esperienza di un evento in presenza.
#4: lo smart workspace
La tendenza in atto è quella che mira a riprogettare spazi sempre più smart, che sfruttano la digitalizzazione crescente degli oggetti per offrire nuovi modi di lavorare, migliorando la collaborazione e la produttività del dipendente. Tra le tecnologie più importanti che contribuiranno a ridisegnare gli spazi, i sensori IoT, le App mobile, il digital signage, la realtà virtuale e la realtà aumentata, i sensori di movimento, il riconoscimento facciale. Qualsiasi luogo in cui le persone lavorano anche solo saltuariamente può diventare uno smart workspace, non solo gli uffici, ma anche una semplice scrivania, una sala conferenze e persino uno spazio domestico. Quando potremo tornare liberamente in ufficio, i vantaggi degli smart workspace si renderanno più evidenti e le organizzazioni saranno in grado di trarre vantaggio dagli spazi di lavoro intelligenti per riprogettare in modo più efficace la gestione delle presenze sotto il vincolo del distanziamento sociale.
SD-WAN per i workplace digitali, i vantaggi della produttività agile
Le infrastrutture di comunicazione sono state messe a dura prova durante il lockdown. Con i picchi quotidiani di accessi a dati e applicazioni aziendali, a farne le spese è stata la qualità delle connessioni e, come conseguenza diretta, anche la qualità del lavoro. Oggi, i percorsi di remotizzazione del lavoro premiano non solo i tradizionali “colletti bianchi”, ma anche diverse categorie di utenti che nessuno finora aveva mai contemplato nei piani di Smart Working come operatori del call center e sistemisti. La capacità di supportare con piattaforme di digital workplace all’avanguardia e con un’infrastruttura di comunicazione sicura e performante anche questi operatori rappresenta una sfida per i CIO. A queste necessità Vodafone Business risponde con la sua offerta di reti geografiche definite dal software e, in particolare, con le architetture SD-Wan. Le Wan Software Defined si candidano al ruolo di infrastruttura d’elezione per supportare l’home working che, come appare probabile, rappresenterà la modalità di lavoro prevalente anche nei mesi a venire. Le caratteristiche dell’SD-Wan come la capacità di supportare diversi tipi di connessione di rete – mobile 4G e 5G, MPLS, xDSL –; l’ottimizzazione del traffico mediante compressione e caching; la security by design attraverso le funzionalità di cifratura, gateway e firewall; la selezione dinamica dei percorsi migliori per migliorare il workload e la resilienza del network, lo rendono la scelta ideale per i nuovi contesti di produttività domestica. L’onboarding dell’utente potrà avvenire attraverso la semplice aggiunta di endpoint a casa del cliente in modo da ricostruire la stessa esperienza di utilizzo di una sede aziendale.
