Non vi è dubbio che la diffusione del Covid-19 e le azioni messe in campo per contrastarne la sua diffusione abbiano dato una forte accelerazione all’applicazione del modello di lavoro da remoto, o come più comunemente viene definito nel nostro Paese “Smart Working”, sino a quel momento relegato a progetti pilota o a modalità assolutamente occasionali e limitate nel numero di persone coinvolte.
Numeri alla mano: secondo l’Osservatorio Smart Working della School of Management del Politecnico di Milano, sono stati oltre 6 milioni e mezzo i lavoratori italiani che hanno affrontato il passaggio al lavoro da remoto durante il primo anno di pandemia. Ed è sempre l’Osservatorio, nella sua ultima rilevazione, a dimostrare come lo Smart Working sia qui per restare. Con 4,07 milioni di lavoratori connessi da remoto a settembre 2021, il graduale rientro in ufficio non ha segnato il declino di questo paradigma del lavoro che arriverà a coinvolgere ben 4,38 milioni di lavoratori, che opereranno almeno in parte da remoto, in una formula definita per questo ibrida.
Il passaggio a un nuovo modello non solo comporta un riassetto delle regole e degli approcci verso i dipendenti – ora al centro delle strategie di sviluppo a lungo termine – ma sta anche spingendo a ripensare il modo di progettare gli spazi di lavoro, che diventano ora modulabili e funzionali alle nuove esigenze. A ciò si aggiunge anche la dotazione di strumenti atti ad abilitare l’interazione in questa dimensione inedita, a metà tra il fisico e il digitale. Strumenti tecnologici senza i quali questo cambiamento non avrebbe potuto prender forma.
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L’UCC come abilitatore del lavoro a distanza
Ciò che ha reso possibile il salto verso il modern workplace è stata senza dubbio la rapidissima evoluzione della Unified Communication and Collaboration (UCC), ovvero quell’insieme di tecnologie che “mirano principalmente a migliorare la produttività degli utenti e a migliorare i processi aziendali relativi alle comunicazioni e alla collaborazione”, come spiega Gartner.
Sono molteplici le soluzioni UCC che possono essere implementate dalle aziende: si passa dai singoli strumenti di videoconferenza o per la programmazione delle attività alle piattaforme integrate.
Chi sulle più innovative soluzioni per UCC e Smart Working ha costruito la sua professionalità trentennale è l’azienda Impianti. Con una doppia sede a Roma e Carate Brianza, è l’ICT/Audio e Video System Integrator che affianca Pubbliche Amministrazioni e grandi imprese private nell’individuare e progettare la configurazione tecnologica ottimale per abilitare in maniera efficace il lavoro ibrido.
A raccontarci come sta cambiando il modo di comunicare e collaborare con il lavoro ibrido e quali sono gli strumenti più innovativi a supporto è Simone Lo Russo, fondatore e amministratore unico di Impianti: «Dopo due anni di home working, con l’allentarsi delle misure di distanziamento obbligato dovute alla pandemia il ritorno alla normalità, c’è una forte esigenza di consolidare le soluzioni messe in campo nell’immediatezza per lavorare da remoto durante il momento emergenziale. L’esigenza attuale è, da un lato, ridefinire gli spazi, dall’altro consolidare le tecnologie adottate sia in termini di piattaforme sia in termini di dispositivi. Ci sono poi delle esigenze laterali come la gestione della prenotazione degli spazi – intesi non solo come singole postazioni o meeting room, ma anche parcheggi o posti in mensa – e la loro insonorizzazione, ideale per far fronte al rinnovato aumento di luoghi comuni in azienda”.
Dal Byod al Byom: l’esperienza del lavoro si evolve
Lo Russo continua: «Oggi la tendenza è quella di avere una postazione dinamica e strumenti che siano in grado di seguire i lavoratori sia rispetto a un unico ufficio, sia in presenza di uffici multi-sede. In questa logica è fondamentale, pensare e ingegnerizzare quella che il Ministro Renato Brunetta ha definito idonea dotazione, ovvero quella dotazione tecnologica che segue il lavoratore, dipendente, collaboratore, in tutti gli ambiti, sia da remoto sia negli uffici, in una logica ibrida estremamente flessibile. «Si tratta», continua il founder di Impianti, «di ciò che ci permette di lavorare fuori dai due ambiti più classici – l’azienda e il domicilio – oltre ai quali esiste una pletora di possibilità di lavorare in modalità appunto nomadica, o come si dice anche from anywhere».
Al centro di questo rivoluzionario cambiamento c’è il passaggio dal desktop al laptop. È infatti il notebook il grande abilitatore del lavoro nomade. «Tutto gira intorno al notebook e una valida disponibilità di equipaggiamenti: le cuffie wireless, leggere e robuste, in alcuni casi anche con l’utilizzo della tecnologia Active Noise Cancelling (ACN) che permettono di isolarsi – riducendo i rumori domestici e ambientali – e che aiutano a raggiungere la concentrazione; i dispositivi audio-voce con sistema di echo-cancellation, ideali per ottimizzare la qualità dell’audio rispetto ai rumori ambientali; una buona webcam, che migliora la qualità di quelle integrate di notebook; in ultimo, la disponibilità di reti wi-fi e coperture radiomobili (4 e 5G ) diffuse su tutto il territorio, che rafforzano il dispositivo personale e nel caso di sala. In questo modo è possibile avviarsi verso un’esperienza di lavoro evoluta», illustra Lo Russo.
È infatti in questo contesto che maturano nuovi approcci volti a trasformare in maniera dirompente il modo di lavorare. Tra questi, particolare interesse stanno registrando il Byod (acronimo di Bring Your Own Device) e il Byom (Bring Your Own Meeting).
«Nell’approccio Byod – spiega Simone Lo Russo − con un notebook e il giusto equipaggiamento video e audio è possibile essere raggiungibili da casa, in ufficio o in modalità remota, oppure è possibile entrare in una sala attrezzata, con device come ad esempio schermo e un dispositivo all in one (la cosiddetta audio-video “bar”), ovvero dotata di una telecamera e un insieme di microfoni e altoparlanti che permettono ai partecipanti di sentire e interloquire con gli interlocutori da remoto. In questo modo, si può partecipare alla riunione semplicemente collegando il proprio notebook ai device a disposizione all’interno della sala. Nell’approccio Byod, dunque, il notebook personale è il cuore della collaborazione e i dispositivi predisposti dall’azienda nella sala sono gli abilitatori rispetto ai remoti che, invece, avranno un’idonea dotazione, come una cuffia e una webcam, o ascolteranno in vivavoce con il proprio dispositivo».
«Nel Byom – continua il founder di Impianti S.p.A – la situazione è leggermente diversa. In questo caso non sarà necessario portare il proprio laptop in sala meeting, poiché la sala è autosostenibile. L’organizzatore del meeting invita l’intera sala, – che ha un proprio “nome” – inviandole un calendar, attraverso il quale sarà poi possibile accedere direttamente al meeting.’ A seconda del device selezionato, il dispositivo, in grado di rilevare le presenze, accende automaticamente monitor e apparecchiature. A questo punto, i collaboratori in presenza dovranno solo sedersi al tavolo e premere Join: la telecamera e il sistema audio si abiliteranno automaticamente, inquadrando tutti i partecipanti. Tutto questo è il Byom».
«Si può dire in sintesi che nell’approccio Byod il notebook è al centro, nel Byom, estremizzando, la sala diventa intelligente», conclude Lo Russo.
Strumenti innovativi per la UCC e lo Smart Working
Andando ora più sull’aspetto strettamente tecnologico, nel vasto panorama delle soluzioni per la UCC e lo Smart Working, il fondatore di Impianti S.p.A., value-added reseller di primari marchi come Jabra, Lenovo, Logitech, Sharp NEC, oltre che azienda esperta nello scouting di prodotti innovativi, ne ha individuati tre particolarmente interessanti e capaci di offrire un’esperienza lavoro coinvolgente e una gestione degli spazi efficace.
Alleo è una soluzione per la videocomunicazione e l’UCC basata sulla tecnologia WebRTC, che consente presenza e collaborazione in totale condivisione e in modo assolutamente spontaneo. «Alleo – spiega Lo Russo − porta l’esperienza di collaborazione a un gradino più alto della whiteboard o della condivisione dei principali player di mercato, quali Google Meet, Microsoft Teams e Zoom».
Segue una soluzione di videocamera avanzata, Kandao Meeting Pro, che permette una visione di 360 gradi di tutte le persone sedute attorno a un tavolo e la possibilità di visualizzare anche le ultime quattro che hanno parlato. Questo sistema regala un’esperienza estremamente naturale e immersiva rispetto a quella offerta dalle classiche audio-video soundbar, tipicamente poste al di sotto del monitor e con una visuale assiale rispetto a quella degli interlocutori. «Questa soluzione – sottolinea Simone Lo Russo – è funzionale sia all’approccio Byod che Byom. Kandao può essere infatti utilizzato come telecamera del proprio notebook e anche come soluzione Byom, poiché ha a bordo un cuore Android grazie al quale può essere configurato come room».
In ultimo Clebex, la soluzione innovativa per la prenotazione degli spazi. Clebex sfrutta le ultime tecnologie Microsoft, pertanto facilmente implementabile all’interno di aziende che hanno già un abbonamento Office 365. Fornisce la sincronizzazione in tempo reale di eventi, calendario, Outlook e azioni di Teams, così come la prenotazione di ogni tipo di spazio – dalla sala riunioni a una scrivania in un’area open space, all’interno dell’edificio o in altre sedi aziendali, fino al parcheggio, al posto mensa e agli eventi aziendali interni. Tutto questo viene abbinato anche a elementi di sensoristica che permettono di rilevare il livello di CO2 all’interno delle stanze.
