Smart spaces e tecnologia: ridisegnare le esperienze di lavoro per andare incontro alle nuove esigenze delle persone

L’esperienza di Remote Working forzato dell’ultimo anno e mezzo ha inevitabilmente cambiato il nostro approccio al lavoro. È stata l’occasione, da una parte, per sdoganare definitivamente la consapevolezza che si può lavorare bene ed essere produttivi anche se non si è in ufficio, dall’altra, ha fatto emergere alcuni elementi di attenzione che è necessario prendere in considerazione quando si pensa alla nuova organizzazione del lavoro. Stiamo, infatti, andando verso il cosiddetto Hybrid Work, un modello che prevede un mix tra lavoro a distanza e in presenza, non un semplice compromesso tra vecchio e nuovo, ma una modalità che punta a sintetizzare il meglio delle due esperienze rispondendo alle mutate esigenze dei lavoratori.

Saranno due in particolare gli elementi che aiuteranno a definire questo nuovo modello, gli spazi e la tecnologia, che sono stati al centro dell’evento “Future of Work: tra Clicks&Bricks” organizzato da Microsoft.

Il nuovo ruolo degli spazi di lavoro: luoghi che favoriscono socializzazione, brainstorming e senso di appartenenza

Come ha sottolineato Mariano Corso, Responsabile Scientifico dell’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano, «uno degli aspetti fondamentali del cambiamento è proprio l’impatto che avrà sugli spazi di lavoro. Con la pandemia siamo stati costretti non solo a uscire dalla nostra area di comfort ma anche a scoprire una nuova dimensione. Abbiamo capito non solo che esiste un modo di lavorare diverso, ma anche che la maggior parte delle attività si possono svolgere al di fuori dell’ufficio, mentre alcune invece richiedono la presenza in sede».

L’esperienza prolungata di forzato distanziamento ha, infatti, portato a sconfessare tutta una serie di abitudini e consuetudini: «Avendo una visione distaccata ci siamo resi conto dell’insostenibilità e dell’inefficacia di alcuni nostri comportamenti, pensiamo al caso dei viaggi di un giorno intrapresi solo per fare una riunione fisica di due ore». In parallelo sono state messe in luce anche alcune azioni migliorative su elementi di cui le persone erano insoddisfatte prima della pandemia. Come ha rilevato Doxa in un sondaggio condotto per l’Osservatorio Smart Working, il lavoro in sede presentava delle caratteristiche poco sostenibili soprattutto per quanto riguardava l’interazione con i clienti, le attività creative e di brainstrorming, le attività individuali di concentrazione e il recupero di energie. Esiste però l’altro lato della medaglia: il lavoro a distanza sicuramente non favorisce la socializzazione e gli scambi informali, non giova al senso di appartenenza, penalizza la creatività e la capacità di innovare, oltre a generare in molte persone una certa ansia da isolamento.

«Tutte queste considerazioni stanno portando a ridefinire il ruolo che dovranno avere gli spazi e l’ufficio del futuro – ha ribadito Corso -. Stiamo andando verso una dimensione del lavoro più fluida, ci avviciniamo a un modello di vero Smart Working, che, ricordiamolo, non vuol dire lavorare a distanza, ma poter scegliere dove lavorare in funzione dei nostri obiettivi e delle nostre esigenze, dando spazio da un lato alla dimensione business e dall’altro a quella personale. L’ufficio sarà importante, ma avrà primariamente il ruolo di favorire la socializzazione, la comunicazione dell’identità agli stakeholder e favorire la condivisione di valori e di competenze tra le persone dell’organizzazione: è un concetto completamente diverso rispetto a quello tradizionale a cui eravamo abituati, non esisteranno più le praterie di scrivanie con postazioni singole assegnate, e si frequenterà saltuariamente e su base volontaria».

Secondo la survey dell’Osservatorio Smart Working tra le attività che si prevede saranno svolte in sede la socializzazione con i colleghi è al primo posto (68%), seguita da incontri con persone esterne all’organizzazione, recruiting, inserimento, induction nuovi assunti, meeting del management. In quest’ottica, l’89% delle imprese dichiara che dovrà rivedere i propri spazi perché li ritiene inadeguati a fronteggiare le nuove esigenze: in alcuni casi si tratterà di ristrutturare il layout, in altri di rilocalizzare gli uffici o semplicemente di cambiare le regole e le modalità con cui gli uffici saranno utilizzati. «Bisognerà puntare su ambienti differenziati ma anche riconfigurabili, puntando nel progettarli sul supporto delle persone che li dovranno poi di fatto utilizzare».

Come saranno gli uffici del futuro?

«Il workplace oggi viene disegnato a partire dall’esperienza delle persone e degli stakeholder – ha sottolineato Barbara Cominelli CEO di JLL Italia, azienda che opera nell’ambito del real estate e segue investitori e grandi aziende su tutto il ciclo di vita dell’immobiliare -. Il modello del workplace ibrido deve essere pensato per integrare l’ufficio e la casa, ma anche gli altri spazi distribuiti sul territorio, dove le persone desiderano recarsi per lavorare. L’ufficio sarà un nuovo club di interazione, socializzazione, di apprendimento e di scambio di informazioni».

Se si guarda alla differenza della distribuzione degli spazi pre e post Covid quello che JLL sta osservando è che se prima il 60-70% era dedicato al lavoro individuale, adesso il 50-70% sarà destinato alla collaborazione e alla socializzazione, e le persone avranno la possibilità di accedere ai diversi spazi in maniera libera in base alle esigenze. «Le persone vogliono lavorare dove si sentono più produttive, a loro agio e sicure, avendo la libertà di scegliere se lavorare da casa o da qualsiasi altro luogo in base all’attività che devono svolgere. Si passa quindi dal concetto di efficienza a quello di esperienza, un concetto legato alla natura stessa della singola organizzazione e della tipologia di collaboratori. Questo vuol dire che nel disegnare le nuove sedi si dovrà mappare le attività e definire quali saranno gestite e come in ufficio. Che siano i meeting con i clienti o quelli strategici, gli incontri di team building, il knowledge sharing, il one-to-one, l’ufficio dovrà agevolare queste interazioni con salotti, cucine, spazi di incontro. Dovrà essere molto più accogliente e adatto alle interazioni informali».

Tutto questo porta alla nascita di un vero e proprio ecosistema, come ha sottolineato Philippe Sourdois, CEO di Tétris Italia, società controllata da JLL specializzata in design che va dalla progettazione alla realizzazione di spazi di lavoro. «Il lavoro di domani sarà svolto da molteplici luoghi, la casa rimarrà per molti uno spazio di concentrazione e lavoro personale, mentre stiamo appurando che per molte aziende sta prendendo piede il modello di ufficio Hubs&Clubs, che prevede la presenza di un headquarter centrale, dedicato al rapporto con i clienti, che funge da vetrina del brand e della cultura aziendale, e di sedi delocalizzate, flessibili e iperconnesse dove i dipendenti potranno recarsi per momenti di scambio, socializzazione e lavoro individuale».

Ma qual è il paradigma alla base dell’ideazione degli spazi, oggi? «Non solo è stato accantonato il concetto di metri quadri, ma l’attenzione ora è spostata su quello che la gente vede, sente, sull’esperienza che vive anche in ottica di sostenibilità ambientale. Tutto questo ci ha portato a individuare 8 trend che oggi guidano la progettazione degli spazi» – ha sottolineato Sourdois -:

1. Office social club: «Il primo trend è una diretta conseguenza dei mesi di lavoro remoto forzato e rende l’ufficio il luogo principale per collaborare, per cui adesso l’attenzione è spostata sulla progettazione degli spazi comuni che si devono creare per favorire l’interazione. C’è anche un altro aspetto da tenere in considerazione: questi spazi sono pensati per rafforzare anche la brand identity dell’azienda e favorire la coesione».
2. House comforts: «Gli spazi di lavoro devono fornire un livello di comfort, pulizia, salubrità e sicurezza simile a quello che si percepisce a casa, dove ci si sente perfettamente a proprio agio».
3. Flexible and Flexible: «Deve essere possibile riconfigurare gli spazi velocemente, e si devono poter adattare a diversi eventi e attività».
4. Advanced meeting rooms: «Con la riduzione delle trasferte, le video conferenze hanno preso sicuramente piede, e ormai è prevedibile che questa diventerà un’abitudine. Ecco perché è importante progettare gli spazi in quest’ottica: serve pensare a luoghi dedicati a qualsiasi tipo di comunicazione online, a prescindere dal numero di partecipanti e dalla loro geolocalizzazione. Si dovranno quindi concepire acustica e schermi in modo adeguato».
5. Home office promotion: «La casa è parte integrante del nuovo ecosistema e quindi non si può ignorare che anche in questo ambiente ci sono delle accortezze da avere per lavorare bene: la sedia, la scrivania e la luce, in primis».
6. Acoustic revolution: «Quella dell’acustica è una delle sfide più importanti da vincere sia a casa sia in ufficio, soprattutto quando è importante ritagliarsi dei momenti di concentrazione».
7. “Biophilic design”: «Oggi più che mai è fondamentale creare spazi di lavoro sostenibili, con impatto positivo sull’ambiente e sul benessere delle persone».

Infine, per facilitare l’adozione di un modello “ibrido” si dovrà avere anche un’altra accortezza: nel progettare gli spazi bisognerà fare in modo che chi lavora da casa non si senta escluso e questo sarà possibile sia grazie alla tecnologia e alle piattaforme di collaboration, sia pensando a luoghi fisici che permettano di organizzare meeting anche con colleghi collegati da remoto, progettandoli con l’obiettivo di fornire un’esperienza più interattiva e di qualità.

Dai business district alla città policentrica

Rispetto al tema del luogo di lavoro c’è poi però ancora un altro elemento che non bisogna trascurare, come ha ribadito Corso, «sta nascendo una nuova economia e un nuovo modello di sviluppo anche del territorio: dagli spazi urbani, come bar, hotel e biblioteche che si stanno attrezzando, ai coworking, alle sedi aziendali diffuse e agli hub condivisi sempre più prenderanno piede dei modelli di lavoro di prossimità, collaborazione e open innovation».

«La pandemia sta cambiando il volto delle città – ha fatto eco Barbara Cominelli -. Sta diventando, infatti, policentrica e più integrata. È un modello di città molto diverso da quello del passato: non ci sarà più il classico business district centrale verso cui le persone si muovono la mattina presto, ma ci saranno tanti distretti, diversi e integrati. Questo layout si sposa bene con il modello della “città a 15 minuti”, in cui gli spazi di lavoro sono raggiungibili in questo arco di tempo, con tanti distretti che integrano servizi privati e pubblici, che sfrutta la tecnologia urbana, anche in ottica Smart Building. A Parigi questo è già il modello di riferimento e ora anche Milano lo sta adottando, con tangibili benefici sulla qualità della vita delle persone. Nel momento in cui le aziende si immaginano gli uffici del futuro è importante che prendano in considerazione queste evoluzioni, perché molto spesso le città sono motori di innovazione». Sempre più aziende si stanno, infatti, ponendo al centro dei progetti di rigenerazione urbana con un concetto di ufficio e spazio di lavoro aperto, verso un modello sempre più assimilabile al concetto di piazza, in quanto spazio di incontro, integrato con fornitori, startup, università, centri di ricerca.

E la tecnologia? Permette alle persone di esprimere il loro potenziale, aiutandole a crescere attraverso nuove esperienze

Come abbiamo detto l’altro elemento centrale che abilita un nuovo modo di lavorare è la tecnologia, che, come ha raccontato Luba Manolova, Director Business Group Lead Microsoft 365 & CyberSecurity, «deve evolvere in questo nuovo contesto per abbracciarlo appieno e soprattutto per permettere alle persone di esprimere il proprio potenziale al meglio. Se quindi ormai è appurato che stiamo andando verso un mondo phygital – siamo partiti dai processi di lavoro e adesso siamo arrivati nella fase di digitalizzazione degli spazi – oggi è necessario che i nuovi modelli di organizzazione e di leaderhip aiutino a costruire e alimentare una cultura in questo nuovo contesto che garantisca una sostenibilità nel tempo ma anche un antifragilità delle persone».

L’Hybrid work sicuramente sarà la nuova frontiera del lavoro in Italia. Secondo il Microsoft Work Trend Index 2021, circa l’80% delle aziende del nostro Paese ha adottato modelli flessibili, il 66% dei leader ritiene che i collaboratori continueranno a lavorare secondo un modello phygital, l’87% degli italiani pensa che il nuovo modo di lavorare consente di essere più produttivi o avere lo stesso livello di produttività.

Questo dimostra che molte barriere allo Smart Working sono state superate e che c’è spazio per la nascita di nuove opportunità. Ma è altrettanto vero che ci saranno anche delle sfide da superare. «Come ha sottolineato l’Edelman Trust Barometer 2021, i leader delle organizzazioni hanno una grande responsabilità nei confronti delle persone: devono capire come guidarle nel cambiamento e come deve evolvere il modo di lavorare mettendole al centro e cercando di rispondere alle nuove esigenze che stanno nascendo – ha ribadito la Manager di Microsoft -. Le persone sono il motore dell’organizzazione, ecco perché è importante pensare al loro benessere e a metterle nella condizione di lavorare al meglio. Un benessere che poi si diffonde anche sull’organizzazione: non dimentichiamo infatti che le realtà con collaboratori altamente ingaggiati hanno una profittabilità più alta del 21% rispetto alle altre (fonte: Gallup)».

Luba Manolova ha poi parlato delle sei dimensioni su cui agire per disegnare un modello phygital, che integri strumenti tecnologici e spazi fisici:

1. Empowerment: mettere le persone nelle condizioni di svolgere il loro lavoro in maniera efficiente nel minor tempo possibile per raggiungere un determinato risultato.
2. Growth: investire nello sviluppo e nella crescita delle persone.
3. Purpose: aiutare le persone a identificarsi nei valori aziendali e andare verso un obiettivo comune.
4. Focus: permettere ai collaboratori di focalizzarsi sul loro lavoro.
5. Connections: guidare lo sviluppo delle relazioni tra le persone
6. Wellbeing: favorire il bilanciamento delle attività, per favorire il benessere delle persone e il work-life balance.

«Quello che è venuto prepotentemente a galla negli ultimi mesi è che è arrivato il momento di costruire una nuova employee experience. Ci sono infatti tante sfaccettature di cui avere cura quando si pensa alle persone: tenerle costantemente informate su comunicazioni, novità ed eventi che sono poi alla base della cultura dell’organizzazione; consentire loro di accedere in modo veloce e semplice a tutti gli insight e ai dati a disposizione per poter essere sempre più produttive nel lavoro; mettere a loro disposizione il know-how e il patrimonio di informazioni dell’azienda; dare la possibilità di avere accesso a community in cui poter sviluppare i propri interessi. Non finisce qui perché poi ci sono i temi del benessere che può essere fisico, mentale, emozionale, e finanziario e l’investimento nello sviluppo di nuove skill e nel reskilling», ha detto la Manager.

Da qui il lancio della nuova employee experience platform, Viva, che vuole semplificare e rendere user friendly il flusso di lavoro, sfruttando le tecnologie di produttività e collaborazione che già oggi Microsoft ha messo a disposizione delle organizzazioni con Teams.

Proprio con l’intento di rispondere alle rinnovate esigenze delle persone sul lavoro sono stati quindi pensati 4 moduli che lavorano su 4 dimensioni: Viva Connections, pensato per rendere tutti partecipi di quello che succede in azienda e favorire l’engagement di tutta la popolazione aziendale; Viva Insights, che aiuta a essere più produttivi e lavorare sul work-life balance, in modalità data-driven, sulla dimensione individuale, di team e di organizzazione; Viva Topics, che raccoglie e mette a fattor comune tutta la ricchezza di conoscenze e informazioni delle organizzazioni, rendendole facilmente fruibili e accessibili alle persone; Viva Learning, che consente di sviluppare nuove conoscenze e competenze, e quindi anche di investire su se stessi.

«Ma non finisce qui, perché per favorire il team working a distanza Microsoft ha presentato Mesh, la sua piattaforma di realtà mista che crea spazi virtuali in cui interagire e collaborare con altre persone, indipendentemente da dove esse si trovino, coniugando la visione di HoloLens 2 con la potenza di calcolo di Azure. Le persone avranno quindi a portata di mano la possibilità di incontrarsi in uno spazio a metà tra reale e digitale, in maniera semplice ed efficace», ha concluso Manolova.