Spesso per semplificare si tende a confondere o peggio a sostituire il concetto di telelavoro con quello di Smart Working, traducibile in italiano con l’espressione “lavoro agile”. In realtà i due approcci – sebbene resi possibili da strumenti informatici simili – differiscono molto l’uno dall’altro. Non solo sul piano teorico, ma anche nelle prassi e specialmente nella normativa che regola i rapporti tra le aziende e i dipendenti che in pianta stabile lavorano da casa.
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Che cos’è e come funziona il telelavoro
Cerchiamo di dipanare i dubbi e vediamo da vicino cos’è e come funziona il telelavoro, cominciando col delinearne brevemente lo sviluppo. Se sono state negli ultimi vent’anni le tecnologie digitali e soprattutto la connettività Internet a permetterne concretamente la diffusione, l’idea di far lavorare i dipendenti da casa è nata negli Anni ’70, con l’arrivo sul mercato dei primi PC che, pur non disponendo di accesso ad alcuna rete, facevano già ipotizzare ad alcuni sociologi la possibilità di svolgere molte mansioni senza doversi recare in ufficio. L’austerity causata dalla crisi petrolifera del 1973 indusse – come ricorda il ricercatore Patrizio di Nicola – il governo degli Stati Uniti a valutare il concetto di “telecommuting”: spostare i dati anziché far spostare le persone. E qualcuno ci provò, per lo meno nell’ambito delle Tlc: il progetto “Alternative Work Arrangement” di Bell puntava a sfruttare le tecnologie di connettività proprietarie per permettere, in via sperimentale, ad alcuni dipendenti di lavorare da casa o in specifici hub. AT&T addirittura prevedeva che nel 2000 il telelavoro avrebbe coinvolto l’intera popolazione americana, ridimensionando poi la stima al 40% degli occupati. Invece, alla fine degli anni ’90, negli Stati Uniti i telelavoratori erano circa 16 milioni, mentre in Europa, grazie anche alla spinta della Commissione e delle Pubbliche amministrazioni (risalgono per esempio al 2000 l’accordo quadro nazionale italiano e al 2004 l’accordo interconfederale per il contesto europeo), le persone che lavoravano da remoto erano in quegli anni circa nove milioni. Oggi è molto più difficile definire confini precisi alla diffusione della pratica, proprio per l’ibridazione concettuale con lo Smart Working. Vediamo dunque cosa differenzia un approccio dall’altro.
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Che cosa non è telelavoro
A differenza del telelavoro, lo Smart Working, per definizione, presuppone flessibilità e adattamento delle risorse umane in funzione degli strumenti che si hanno a disposizione. L’assonanza con la parola smartphone è, d’altra parte, evidente. È la mobilità l’elemento che contraddistingue questa forma lavorativa da remoto, la possibilità di svolgere i propri compiti virtualmente in qualsiasi luogo. Anche all’interno dell’azienda, perché no, in ambienti appositamente pensati per il co-working o, sempre più spesso, nelle cosiddette huddle room, spazi dedicati a brevi riunioni improvvisate. Il telelavoro è invece basato sull’idea che il dipendente abbia una postazione fissa, ma dislocata in un luogo diverso dalla sede aziendale. Per l’appunto, tipicamente a casa del lavoratore.
«Il telelavoro tradizionale vincola il lavoratore a lavorare da casa e l’azienda trasferisce le medesime responsabilità del posto di lavoro nella casa del dipendente – sottolinea Emanuele Madini, Associate Partner di P4I-Partners4Innovation. Lo Smart Working invece prevede che l’azienda e il dipendente ridefiniscano in modo flessibile le modalità di lavoro in termini di luogo e di orario. Smart working vuol dire rivedere anche la funzione dell’ufficio che diventa un luogo dove si collabora e si incontrano i clienti, che sia più efficace a seconda delle esigenze dei dipendenti».
Telelavoro e lavoro agile: differenze e uguaglianze in sintesi
Le differenze tra telelavoro e lavoro agile possono dunque essere riassunte in pochi punti:
- il telelavoro prevede una sede fissa stabile (solitamente il domicilio del lavoratore), il lavoro agile non ha vincoli di spazio;
- il telelavoro si esegue in orari rigidi prestabiliti, il lavoro agile non ha vincoli di tempo o comunque consente una gestione del tempo più flessibile;
- il telelavoro è misurato a tempo, il lavoro agile ad obiettivi.
Ciò che invece accomuna telelavoro e lavoro agile è:
- telelavoro e lavoro agile si basano sull’utilizzo di strumenti tecnologici per la collaborazione e la comunicazione;
- telelavoro e lavoro agile necessitano di una connessione internet efficiente.
Gli strumenti per il telelavoro: come allestire una postazione per il lavoro a distanza
Trascorrendo solitamente tante ore (quanto quelle che avrebbe trascorso in ufficio) al computer, il telelavoratore dovrà avere cura di organizzare per sé una postazione che gli consenta di svolgere l’attività senza incidere sul suo benessere fisico. Questo significa che sarà opportuno dotarsi di: una scrivania comoda delle misure adeguate alla propria altezza, all’attività e alle abitudini lavorative; una buona sedia da ufficio con base a rotelle; una lampada da ufficio con braccio flessibile per orientare al meglio la luce. Per quanto riguarda invece gli strumenti tecnologici in dotazione, in una postazione base per il telelavoro è indispensabile che ci sia un desktop con una tastiera ergonomica ed un monitor dotato di buona risoluzione, o un laptop con schermo non inferiore ai 16 pollici per non affaticare la vista. Inoltre accessori quali cuffie wireless dotate di sistema ANC (Active Noise Cancelling) per agevolare la concentrazione e isolarsi dai rumori presenti nell’ambiente, e webcam con una definizione di qualità consentono una migliore esperienza di lavoro.
Cosa ci guadagnano le aziende: i vantaggi del telelavoro per il business
Per le aziende, del settore privato come di quello pubblico, la formula del telelavoro è estremamente conveniente: a partire dai consumi elettrici legati all’utilizzo di postazioni informatiche, illuminazione degli uffici e climatizzazione, permettere ai propri dipendenti di lavorare da casa o anche solo di gestire gli straordinari in telelavoro significa risparmiare sensibilmente sulla spesa corrente e sulla manutenzione delle strutture. Cambia in meglio anche il modo in cui l’organizzazione si interfaccia con le risorse umane, a patto naturalmente di sviluppare i giusti strumenti per la gestione dei team virtuali e ottimizzando i canali digitali. Gli sportelli fisici dell’ufficio HR possono essere sostituiti da contact center e piattaforme di social business network che, se opportunamente implementate su soluzioni di intelligenza artificiale, diventano sempre più efficienti grazie all’introduzione degli assistenti virtuali.
I vantaggi per il dipendente e i benefici per la produttività
Il dipendente che lavora da casa ha d’altra parte la possibilità di gestire meglio il proprio work-life balance, focalizzandosi al tempo stesso sulle attività prioritarie godendo del silenzio e della concentrazione dell’ambiente domestico. Il tempo solitamente impiegato per gli spostamenti casa-ufficio può essere valorizzato, devolvendolo sia per gli impegni lavorativi che per quelli personali, abbattendo inoltre i costi (e, va detto, lo stress) legati al pendolarismo. A beneficiarne sarà prima di ogni altra cosa l’umore, e quindi anche la produttività.
I vantaggi ambientali
Un’adozione di massa della pratica del telelavoro genererebbe pure indubbi benefici per l’ambiente. Basti pensare alla riduzione delle emissioni di CO2 e di polveri sottili causate dalla congestione del traffico, dall’utilizzo dei veicoli necessari a raggiungere il posto di lavoro e, di nuovo, dagli impianti di climatizzazione degli uffici.
Normative del telelavoro: regolamentazione nel privato e nella PA
A stabilire quali sono le prerogative delle aziende – pubbliche e private – e dei dipendenti rispetto alle varie forme contrattuali di telelavoro c’è un corpus normativo piuttosto consistente. A parte i già citati accordi quadro italiano ed europeo, il lavoro da remoto nella Pubblica Amministrazione è espressamente consentito dall’articolo 4 della legge 191 del 1998 che, applicabile anche al settore privato, fornisce delle linee guida su uso della postazione, modalità di connessione e di autenticazione ai sistemi, comunicazioni tra uffici e, dove previsto, utilizzo della firma digitale. Da ricordare anche la circolare Inps n. 52 del 27 febbraio 2015, che provvede alle istruzioni operative per l’attuazione dell’Accordo Nazionale sul progetto di telelavoro domiciliare.
Telelavoro: 7 consigli per i manager per gestire il lavoro da casa in tempi di emergenza, come il Coronavirus
Ai tempi dell’emergenza Coronavirus in poche settimane, l’organizzazione del lavoro in Europa è stata capovolta.
Come adeguarsi? Come rendere partecipe e attivo un team? Come lavorare a distanza senza perdere in produttività? Un articolo pubblicato da Sifted, un sito di Financial Times, raccoglie i suggerimenti di alcune aziende e startup internazionali che da tempo sono abituate a lavorare con team distribuiti. Inoltre Randstad Professionals, la divisione specializzata in ricerca e selezione di middle, senior e top management di Randstad, ha formulato un elenco di suggerimenti per far funzionare lo smart working. Ecco una sintesi delle due ricerche.
Per i “principianti” del lavoro da casa
Per molte aziende e manager l’emergenza Covid19 segna il battesimo (obbligato) del lavoro da casa. Chi non ha mai gestito prima una squadra in remoto deve sapere che imporre semplicemente il protocollo standard dell’ufficio alle persone non è fattivo. Al contrario, tutti possono imparare gli uni dagli altri. Allo stesso modo, se le persone hanno difficoltà con qualcosa devono avere la possibilità di condividerlo al più presto e beneficiare del sostegno di manager e colleghi. Anche gli executive, insomma, devono essere aperti al dialogo e al confronto sull’organizzazione del lavoro.
Chiarire le regole
Se ben programmato e gestito, il telelavoro genera benefici per lavoratori e aziende. La modalità può innescare per esempio una maggiore responsabilizzazione e soddisfazione del lavoratore e di conseguenza anche un aumento della produttività. Serve soprattutto un cambio di mentalità che porti le imprese e i manger a dare fiducia a ogni membro del team e a valutarlo non più per la quantità di tempo passato a lavorare ma per gli obiettivi e i risultati raggiunti. Il primo passo, per il manager, è definire come organizzare il lavoro dei suoi collaboratori. Un piano strutturato che fornisca ai lavoratori le linee guida.
Pensare alla formazione e agli strumenti
La formazione per trasmettere cosa significhi lavorare in casa, quali strumenti siano necessari, a chi rivolgersi per problemi tecnico-informatici o di accesso a dati e documenti, come mantenersi in comunicazione con colleghi, superiori, clienti e fornitori, quali siano gli orari di lavoro e la reperibilità, è uno degli ingredienti fondamentali per rendere funzionale il telelavoro. Questo, ovviamente, dopo aver messo a disposizione dei lavoratori gli strumenti adeguati per la condivisione dei documenti, i meeting e la condivisione del lavoro.
Definire gli obiettivi e i risultati
Il singolo lavoratore diventa responsabile del suo operato, per essere valutato non sulla base del tempo trascorso alla scrivania ma sui risultati raggiunti in base agli obiettivi. Condizione necessaria per supportare chi lavora da casa è dunque che i manager definiscano correttamente questi obiettivi, per poterli poi valutare.
Mantenere il contatto con i clienti e fornitori
Lavorare da casa non deve distogliere l’attenzione dal mercato: anche in tempi difficili come l’emergenza Covid 19 è molto importante mantenere un canale di comunicazione costante con clienti e fornitori, utilizzando gli stessi strumenti digitali che consentono collaborare con i propri colleghi e il proprio team.
Tenere unita la squadra
Può essere una sensazione insolita essere improvvisamente privi della presenza fisica del proprio team, quindi è importante connettersi in modo costante per mantenere alti morale e motivazione. Mantenere, dunque, costante e viva la comunicazione con le persone. Per informazioni routinarie, e-mail e instant messaging sono la via di comunicazione ottimale ma per sessioni di brainstorming o condivisione di informazioni personali è fondamentale avere un rapporto umano attraverso il contatto telefonico o la video conference. Un esempio? Si possono organizzare dei check-in virtuali uno o più giorni a settimana con l’intera azienda o con l’intero team grazie a strumenti come Zoom per condividere gli aggiornamenti e quante più notizie positive possibili, tra cui suggerimenti reciproci su come ottenere il meglio da una giornata di lavoro a casa. Ci si può anche trovare per la pausa pranzo a pranzare insieme via video chat.
Utilizzare strumenti per il lavoro condiviso
La fiducia nella squadra è fondamentale e strumenti di lavoro condiviso come Slack sono veri toccasana. Ma il consiglio fondamentale è pianificare un recap di 15 minuti mezz’ora al giorno con tutto il team grazie a piattaforme come Zoom, Google Hangout, Skype for business e altre per condividere dubbi, risultati e piani per il giorno successivo.
