Negli ultimi mesi il mondo del lavoro ha vissuto una profonda trasformazione, che ha portato le aziende a dotarsi di nuove tecnologie e ad agire su competenze, cultura, e stili di leadership. Guardando in prospettiva si sta delineando uno scenario in cui si lavorerà in modo ibrido: si stima infatti che si trascorreranno almeno i due terzi dell’orario lavorativo fuori dall’ufficio. In taluni casi si prospettano addirittura scenari full digital. Tutto questo sta portando alla nascita di nuove dinamiche: il focus si sposterà sempre più sulle persone, sull’engagement, sul coinvolgimento, e non da ultimo sul wellbeing.
«Consolidata la consapevolezza che il digitale sia un enabler fondamentale dello Smart Working – spiega Luba Manolova, Director Business Group Lead di Microsoft Italia – adesso l’attenzione si sta spostando sulla componente umana. Anche in Microsoft stiamo lavorando in tale ottica, per aiutare le aziende in questo delicato passaggio, che spinge a porre sempre più attenzione al benessere, il cosiddetto ‘wellbeing delle persone’».
Indice degli argomenti
Smart Working: una realtà per le aziende italiane
Negli ultimi mesi il numero delle organizzazioni italiane che hanno adottato modelli flessibili di lavoro è cresciuto in modo esponenziale: se prima della pandemia appena il 15% delle aziende aveva introdotto iniziative di lavoro flessibile, adesso siamo intorno al 77%. E il trend è in crescita, come mostra lo studio commissionato da Microsoft a Boston Consulting Group e KRC Research, che ad agosto 2020 ha coinvolto oltre 9mila manager e dipendenti europei. «Oltre a emergere un entusiasmo diffuso delle persone riguardo al Remote Working (il 76% dei dipendenti si aspetta di continuare a lavorare da remoto almeno un giorno a settimana), i leader aziendali hanno riconosciuto che la digitalizzazione massiva ha portato benefici sia a livello di produttività sia in termini di efficienza: l’87% ha riscontrato una produttività pari o superiore a prima del lockdown e il 71% è convinto che le nuove modalità ibride saranno quelle che caratterizzano il lavoro nei prossimi anni», racconta Manolova.
In effetti, il fenomeno che si è verificato negli scorsi mesi ha avuto una portata trasversale: ha toccato tutte le aziende, grandi e piccole, private e pubbliche. Queste ultime, per esempio, hanno vissuto un percorso di evoluzione repentino, che le ha portate ad adottare molto velocemente le logiche dello Smart Working in maniera estensiva per mettere le persone nelle condizioni di lavorare anche da remoto. Lo stesso trend ha interessato anche le piccole e medie imprese, che rispetto alle grandi erano più indietro nell’adozione di policy e strumenti a supporto del lavoro da remoto. Non solo, come ha sottolineato la Manager «non si è trattato solo di garantire la continuità del business, ma hanno saputo reinventarsi in chiave digitale, arrivando così a trovare nuovi modi di soddisfare i clienti, raggiungere nuovi audience e ripensare a nuovi modelli di business».
Dal canto suo, Microsoft ha supportato il sistema Paese con le sue soluzioni tecnologiche, fornite in alcuni casi anche in forma gratuita, e garantendo l’expertise di un nutrito network di partner sul territorio (si parla di oltre 10mila realtà). «Siamo intervenuti per garantire la continuità delle attività di business, ma abbiamo anche aiutato le aziende italiane a comprendere come utilizzare al meglio il potenziale che offre oggi la tecnologia. Tutto questo ha permesso alle realtà del nostro Paese di gestire in modo reattivo le sfide che via via, dal primo lockdown a oggi, si sono trovate ad affrontare, facendolo spesso anche in maniera propositiva e con successo».
E per continuare a sostenere il progresso delle aziende in questa delicata fase, a maggio Microsoft ha lanciato il programma #DigitalRestart Ambizione Italia, che a fronte di un investimento di un miliardo e mezzo di euro per i prossimi 5 anni, vuole contribuire alla trasformazione digitale del Paese, investendo in skilling, upskilling e reskilling e costruendo anche partnership strategiche per portare avanti iniziative di ecosistema per la diffusione della cultura digitale.
Futuro del lavoro: le nuove sfide
Quello che ci aspetta quindi è un periodo di grande fermento, in cui sarà necessario inquadrare le direzioni principali su cui le aziende dovranno lavorare. Nel 2021 le Direzioni HR dovranno affrontare una serie di sfide verso una nuova normalità.
«La produttività, l’equilibrio e la resilienza hanno assunto nuovi significati – ribadisce la Manager di Microsoft -. Le organizzazioni devono quindi capire come gestire la giornata lavorativa che si allunga e che si inserisce sempre più nella “quotidianità di casa”: se si vuole mettere le persone nelle condizioni di dare il loro meglio, è fondamentale garantire loro un engagement produttivo e una qualità elevata del tempo lavorativo. Oggi più che mai la nostra missione è aiutare le aziende a inquadrare il loro potenziale. Mettendo la persona al centro, il nostro obiettivo è disegnare esperienze in digitale, sia a livello individuale sia a livello collettivo, che si muovono su tre direzioni: produttività, apprendimento e wellbeing».
Produttività: automatizzare i flussi di lavoro per lasciare spazio al pensiero critico
Ripensare in chiave digitale la produttività, per Microsoft vuol dire potenziare costantemente gli strumenti per la collaborazione, puntando su semplicità, efficacia e sicurezza, senza dimenticarsi di favorire la condivisione e l’engagement dei dipendenti.
Come ricorda Manolova, dal punto di vista tecnologico nel ridisegnare le sue soluzioni di collaboration, prima fra tutte Teams, Microsoft sta puntando sull’integrazione dell’Intelligenza Artificiale, che consente di automatizzare processi e flussi di lavoro di routine «per lasciare tempo al pensiero critico, alla condivisione di idee e dare così un boost all’innovazione, colmando il gap che si è creato tra esperienza fisica ed esperienza da remoto».
Il digitale, in generale, ha poi anche un’altra peculiarità: «Permette di includere tutti nell’ambiente di lavoro, garantendo accessibilità (basti pensare al caso delle persone con disabilità), affidabilità, sicurezza e conformità delle interazioni».
Apprendimento: è tempo di cambiare mindset
Pensando invece alla seconda direttrice, oggi siamo nell’era del ‘growth mindset’, ovvero della cultura dell’apprendimento continuo. Conoscenze e skill diventano velocemente obsolete, soprattutto quando si lavora in un contesto ad elevato contenuto tecnologico: ecco perché è fondamentale aiutare le persone ad aggiornarsi, reinventarsi, crescere, per rimanere al passo con il cambiamento. Anche in questo caso la tecnologia ha un ruolo importante: può aiutare infatti a rendere il patrimonio di conoscenze di un’organizzazione facilmente ricercabile e accessibile a tutte le persone che ne fanno parte.
Dall’App per la mindfulness al supporto dei virtual assistant: così la tecnologia diventa un valido alleato per il wellbeing
Secondo la survey di BCG, più del 60% del campione considera la flessibilità sul lavoro un modo per trattenere i collaboratori migliori. Questo dato sottolinea il valore che ha oggi per i dipendenti lavorare in una realtà che tutela il bilanciamento tra vita professionale e privata, a prescindere dal fatto che il contesto di lavoro sia full digital o phygital (fisica e digitale, ndr). «Per molte persone questa attenzione si traduce in un beneficio tangibile anche in termini di wellbeing – ribadisce Manolova -. La survey ha messo in luce come in Italia le persone in questi ultimi mesi abbiano avvertito un impatto sul loro benessere: ad esempio, hanno avuto la possibilità di vestirsi in modo più casual (77%), di lavorare in un contesto che possono personalizzare (40%), di dedicare più tempo ai figli o ai loro hobby».
Tuttavia, quando si pensa al lavoro da remoto è necessario che le aziende non trascurino alcuni effetti negativi che potrebbero sorgere. Dal rischio di isolamento alla mancanza di occasioni che incoraggiano la condivisione delle idee, dalla difficoltà di promuovere a distanza lo spirito di squadra fino ad arrivare al burnout: sono diverse le insidie. Ecco perché le organizzazioni devono prepararsi per evitare di incorrere in queste situazioni. Come? Adottando delle soluzioni che permettono di prendersi cura delle persone.
«Quello che abbiamo capito, lavorando a stretto contatto con i nostri clienti – racconta Manolova -, è che ora più che mai è necessario cambiare l’approccio rispetto alle persone e, di conseguenza, lavorare sulla cultura organizzativa, per facilitare l’individuazione di spazi per ricaricarsi, di occasioni per interagire in modo informale con gli altri e di nuove opportunità per esprimere il proprio potenziale. In questa nuova visione di Microsoft, le nuove tecnologie hanno il compito di mitigare le problematiche che sfociano quando mancano dei confini netti di demarcazione tra vita privata e vita lavorativa».
Se da un lato può servire favorire la nascita di momenti di socializzazione virtuale, come i pranzi tra colleghi, o il partecipare insieme a corsi online (ad esempio di cucina, di fotografia o di pilates), dall’altro è opportuno anche considerare il supporto che le tecnologie, in primis le piattaforme di produttività e collaborazione in Cloud, possono dare alla qualità della vita delle persone che lavorano.
In quest’ottica, Microsoft ha cominciato a sviluppare nuove funzionalità di Teams rivolte proprio al benessere. Il ‘virtual commute’ permette, ad esempio, di fissare in agenda un momento prima dell’inizio della giornata di lavoro e subito dopo la sua conclusione per avere degli orari più “regolamentati”. C’è poi l’App per la mindfulness, creata in collaborazione con Headspace, che consente di programmare lungo la giornata delle pause di meditazione, e ancora le nuove features che permettono di gestire meglio la propria agenda. «Ad esempio Cortana, il virtual assistant di Microsoft, la mattina manda un estratto basato sugli appuntamenti a calendario per indicare quali sono i momenti importanti della giornata, quali sono i meeting per cui ci si dovrebbe preparare, proponendo anche degli slot per farlo e il materiale necessario – racconta Manolova -. C’è anche la funzione ‘focus time’ che, sempre con il supporto di Cortana, rileva se nel corso della settimana si hanno troppe riunioni e programma in automatico dei momenti da dedicare al pensiero critico. Cortana, inoltre, segnala ai manager che gestiscono i team quando è passato troppo tempo dall’ultimo one-two-one: questo perché nell’ottica di preservare il benessere della persona è importante creare dei momenti di confronto e coaching, in cui condividere gli obiettivi, le attività e le priorità».
Per entrare in sintonia ed empatia con gli altri, Microsoft ha pensato a diverse funzionalità: ‘check-in emotivo’ comprende qual è lo stato d’animo delle persone che si approcciano a un meeting, ‘vista dinamica’ permette di selezionare e inquadrare una persona che partecipa a un meeting così da coglierne anche le mimiche facciali, ‘reflect messaging’ consente ai manager di testare lo stato d’animo del gruppo, e ‘together mode’ personalizza l’ambiente di lavoro digitale, rendendolo unico in modo da far vivere in contemporanea la stessa esperienza a tutti i partecipanti.
Inoltre, per individuare i comportamenti virtuosi e quelli che invece devono essere indirizzati o sfumati per ridurre il rischio di burnout e le inefficienze organizzative, Cortana Analytics mette a disposizione utilissimi report basati sull’analisi anonimizzata delle interazioni – dalle chat alle e-mail ricevute e inviate – che fanno capire in modo chiaro come i singoli individui e i team si comportano nella loro quotidianità lavorativa.
Infine, «quando si parla di wellbeing non bisogna dimenticare che esiste una connessione molto stretta tra il benessere e l’engagement delle persone. Una persona è ingaggiata e coinvolta positivamente quando si identifica con il purpose dell’azienda, e ha gli strumenti per esprimere al meglio il proprio potenziale e skill sempre aggiornate che ne aumentano l’employability: tutto questo si trasforma in soddisfazione e in una sensazione diffusa di benessere, che le aziende non devono tralasciare», conclude Manolova.
